ナレッジマネジメント
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多くの企業で利用されるWindowsの基本機能のひとつに、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」があります。ファイルをメールなどで送受信する手間がなく、PCだけで使えるので、自社のIT化を進めるのに活用されています。 一方、存在は知っているものの「共有フォルダの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Windows10と11で共有フォルダを作る手順を画像つきでわかりやすく紹介します。 Windows10/11で共有フォルダを作成する方法を知りたい 共有フォルダの使い方や注意点について理解したい PCで簡単にファイルの管理・共有を行いたい という担当者の方は本記事を参考にすると、Windowsで共有フォルダを作成する方法がわかり、さらに自社に最適な情報共有の手段も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 Windowsの共有フォルダに関するよくある質問1.1 Q1. 共有フォルダとは？1.2 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？1.3 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？1.4 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？2 Windows10で共有フォルダを作成する手順2.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする2.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする3 Windows11で共有フォルダを作成する手順3.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする3.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする4 Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法4.1 共有の準備方法4.2 スマホでのアクセス方法5 Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント6 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点6.1 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い6.2 （2）権限付与の手間がかかる6.3 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない7 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール7.1 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」8 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法9 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順10 クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点11 Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ Windowsの共有フォルダに関するよくある質問 まずは、Windowsの共有フォルダに関する、よくある質問を紹介します。共有フォルダを有効活用すれば効率化が図れるものの、使い方がわからなければ浸透しないので担当者は必見です。 Q1. 共有フォルダとは？ 共有フォルダとは、「インターネットを通じて、PC内にあるファイルを任意のメンバーとやりとりできるフォルダ」を指します。 非IT企業ではUSBやメールを用いたファイルの共有が一般的ですが、いずれの方法でもスピーディなファイル共有ができないうえ、情報漏えいのリスクが高いです。 しかし、共有フォルダを活用すると、情報漏えいのリスクを削減しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで作業できるようになります。 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？ Windowsにおける共有フォルダの場所は、以下の手順で確認できます。 1.「Windowsボタンを右クリック」→「コンピューターの管理」を選択します。 2.「共有フォルダー」を押して開かれた画面にて、表示された（共有された）フォルダが確認できます。共有したファイルも確認したい場合は、各フォルダ名をクリックすると中身を確認できます。 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？ 共有フォルダのおすすめの使い方として、以下のふたつが挙げられます。 任意のメンバーとの共同作業 任意のメンバーを共有フォルダに設定し、共同作業できます。したがって、プロジェクトメンバー間で共有する情報が複数あるケースなどでは、共有フォルダを使うことで、複数人で情報の管理・更新ができるようになるのです。 離れた場所にいるメンバーとの情報共有 インターネットに接続されていれば、距離が離れたメンバーともスムーズに情報共有できます。そのため、外出の多い社員であっても、帰社や電話確認をせずに情報共有ができるのです。 以上のように、共有フォルダを使いこなせれば、効率的に業務を進められます。ただし、「共有フォルダの使い方や設定」が、正しく周知されていなければならない点に注意しましょう。 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？ 共有フォルダにアクセスできない時の対処法2選を紹介します。PCを再起動したり、権限の設定が該当したりしてもアクセスできない場合は以下の方法を試しましょう。 ネットワーク設定の再確認 ネットワーク設定が「プライベートネットワーク」ではなく「パブリックネットワーク」になっていると、共有フォルダにアクセスができません。そのため、「プライベートネットワーク」に設定されているか確認しましょう。 設定画面から、［ネットワークとインターネット］をクリックし、［Wi-Fi］、［（Wi-Fi名）のプロパティ］をクリックすると以下の画面が表示されます。［プライベートネットワーク］のチェックをクリックすれば設定完了です。 ファイル共有の詳細設定の再確認 ファイル共有の詳細設定画面で「ネットワーク検索」と「ファイルとプリンターの共有」の項目がオフになっている場合は、共有フォルダにアクセスできません。そのため、どちらもオンになっているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windows10で共有フォルダを作成する手順 以下では、Windows10で共有フォルダを作成する手順を解説します。主にパソコン側の設定とフォルダ側の設定の2ステップに分かれています。 【注意】Windows10のサポート終了について Windows10は、2025年の10月14日にサポートが終了します。具体的には、Microsoftからの『無料ソフトウェア更新プログラム・セキュリティ修正プログラム・テクニカルサポートの提供』が無くなります。 PCは機能し続けますが、セキュリティを懸念するならWindows11への移行を検討しましょう。 Microsoft公式｜Windows10サポート終了の詳細はこちら ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．まずは、Windowsボタンから設定画面を開いて[ネットワークとインターネット]をクリックします。 2．[ネットワークとインターネット]から[状態]を開いて[プロパティ]をクリックし、ネットワークプロファイルを[プライベート]に変更します。 3．[ネットワークとインターネット]に戻り[Wi-Fi]を開いて[共有の詳細オプションを変更する]をクリックします。 4．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して[すべてのネットワーク]を開きます。 5．以下の画像の2か所を選択し[変更の保存]をクリックすれば完了です。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので、[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 このように、Windows10で共有フォルダを作成するには「パソコン側」と「フォルダ側」の双方で作業に取り組む必要があり、設定が面倒です。そのため、ITに不慣れな方は、手順が分かっていても時間がかかる恐れがあります。 したがって、スムーズにファイルを共有するには、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを導入するべきです。「記事（ノート）」にファイルを添付するだけで、特別な操作は不要で、ストレスなくファイル共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windows11で共有フォルダを作成する手順 社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方を紹介します。Windows10の場合と異なる操作があるので注意しましょう。 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．設定の[ネットワークとインターネット]から[Wi-Fi]をクリックし、[プロパティ]を開きます。 2．画像のように、ネットワークプロファイルの種類を[プライベート]に変更します。 3．デスクトップに戻って[Windowsボタン]をクリックし、[すべてのアプリ]から[Windowsツール]を開きます。 4．[Windowsツール]から[コントロールパネル]をクリックします。 5．[ネットワークとインターネット]をクリックして、[ネットワークと共有センター]を開き[共有の詳細設定の変更]をクリックします。 6．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して、[すべてのネットワーク]を開きます。 そして、［パブリック フォルダーの共有］と［パスワード保護共有］の2か所もオンにします。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする Windows11でも、Windows10と同様に共有設定ができます。 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、［その他のオプションを表示］をクリックすると、下のような画面になります。[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 以上の2ステップで、Windows11にて共有フォルダを作成できます。ただし、Windows11もWindows10と同様に共有フォルダの設定が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきがあると、一部の社員が使いこなせない恐れもあります。 また、共有フォルダではアクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されるリスクがあります。そこで、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを導入すると、セキュリティの心配なく、安全なファイル共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法 ここでは、Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする手順についてご紹介します。スマホでファイルの読み書きができると便利なので、覚えておきましょう。 共有の準備方法 1.［エクスプローラー］を開き、共有したいファイルを右クリックして、［プロパティ］を選択します。 2．共有のタブを選択し、［共有ボタン］をクリックします。 3．共有したい相手の名前を追加するか、矢印をクリックして出てきたなかから、共有したい相手を選びましょう。 4．名前を追加したら、アクセス許可のレベル（読み取りor読み取り/書き込み）を選択して、共有をクリックします。 5．下記のような画面が表示されたら共有完了です。 スマホでのアクセス方法 スマホからファイルにアクセスする場合、端末によって導入方法が異なるので、以下で確認しましょう。 ＜iPhoneの場合＞ アプリApp Store｜Documentsを起動する。 ［コンピュータに接続］をクリックする。 パソコン側で、https://docstransfer.com/を開き、表示される4桁の数字を入力する。 パソコンから、共有したいフォルダをアップロードする。 以上の手順を踏むと、iPhoneから共有フォルダにアクセスできるようになります。 ＜Androidの場合＞ 「ES ファイルエクスプローラー」の「LAN」を起動します。 ［PC］を選択すると共有フォルダにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント Windowsで共有フォルダを作成するときは、以下のポイントを押さえたうえで情報共有しましょう。 アクセス権を制限する 共有フォルダを作るときは、共有相手を設定してアクセス権を制限できます。すべての人に許可を与えた場合、不正アクセスのリスクが高まるため注意しましょう。 共有を常時有効にしない 常に共有していると、誰でも・いつでもアクセスできる状態なので「誰が、いつ、何をしたか」が分からなくなります。共有フォルダの有効、無効は手動で切り替えられるので、必要なときのみ共有を有効にしましょう。 共有ルールを統一する あらかじめルールを設定すれば、運用時に混乱するリスクを減らせます。たとえば、ファイル名の付け方や共有範囲を決めておけば、部署間で情報共有するケースでもスムーズに運用できるのです。 とくに、誤って共有機能をオンにしたままの状態では、情報漏えいのリスクが高まります。共有フォルダを利用した後は、必ず機能をオフにしたかをチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点 以下では、Windowsでファイルを共有する3つの注意点について解説します。普段使い慣れている分、リスクや欠点に気が付きにくいので、ここで押さえて対策しましょう。 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い 1つ目のデメリットは、意図しない相手に情報を共有してしまうリスクがあることです。 Windowsで共有フォルダを作成したときに、アクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されてしまう可能性があります。また、外部からの攻撃により、PC内にウィルスが感染すれば、機密情報が漏れてしまいます。 以上のことから、アクセス権の設定を徹底するだけでなく、「怪しいリンクを開かない」などのルールを定めておく必要があるのです。 （2）権限付与の手間がかかる Windowsでのファイル共有は、権限付与の手間がかかるというデメリットもあります。 Windowsでも共有フォルダのアクセス許可を設定することはできますが、10回以上の手順を踏む必要があり、面倒です。さらに、ユーザーの削除や追加にも手間がかかるため、非効率です。 そのため、効率良く権限設定をしたい方は、3ステップ以内で簡単に権限設定できるファイル共有アプリを導入しましょう。そのとき、メンバーごとの権限設定だけでなく、部署ごとにまとめて設定できる機能が搭載されていると、無駄な手間が生じません。 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない 共有フォルダの最大のデメリットは、必要な情報にすぐにアクセスできない点です。 Windowsでフォルダを分類する場合、フォルダのなかに何層もフォルダを作成します。そのため、共有が活発になってフォルダが増えるほど、必要なファイルへすぐにアクセスできない状態になるのです。 したがって、”フォルダの階層を構成する段階から、手厚いサポートを受けられる情報共有ツール”を導入して、常にアクセスしやすい状態で情報を保管する必要があります。 たとえば、検討中～導入までのサポートで、自社に合わせて「フォルダの階層の作り方」「情報共有形式やルール」を専属の担当者が一緒に考える「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、使い始めてから情報へのアクセスに困ることがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール 以下では、 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツールを紹介します。 Windowsの共有フォルダを利用すると、多階層のフォルダから目的のファイルを探す必要があり、面倒です。そのため、ファイルの共有には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を使いましょう。 検索性に優れていれば、面倒なファイル管理をすることなく、欲しいファイルにすぐにたどり着くことができます。また、機密情報の漏洩を防ぐために、「セキュリティ対策が万全か」も考慮しましょう。 結論、ファイル管理に最適なツールは、社内の情報を安全に管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるうえに、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスすることができます。そのため、面倒なファイル管理をすることなく、安全にファイルを共有できるのです。 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのAI検索機能＞ ナレカンでは、以下のように、生成AIを利用して、”上司に質問するように”欲しい情報を探すことができます。 投稿された質問には、AIが参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。 また、URLをクリックすると、AIが参考にしたナレッジを確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法 以下では、番外編としてMacとWindowsでファイル共有する方法を画像とともに紹介します。 まず、Macの[システム設定]＞[一般]から[共有]を選択します。 次に、[ファイル共有]の[オプション]をクリックします。 [SMBを使用してファイルやフォルダを共有]をオンにして、ファイルを共有するアカウントの横のチェックボックスを選択した後、パスワードを入力します。 [完了]をクリックして、[ネットワーク]を選択します。 アクティブな接続をクリックした後、[詳細]をクリックします。 サイドバーでから[WINS]をクリックして、Windowsで使用されているワークグループ名を入力します。 以上の手順で、MacからWindowsにファイルが共有できます。 参考：WindowsユーザとMacファイルを共有する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順 なかには、クラウドストレージを使って、共有フォルダを作成する方法もあります。以下では「One Drive」での共有フォルダの作成手順を紹介します。 1．OneDriveのWebサイトに移動し、Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントでサインインします。 2．共有したいフォルダを選択し、[共有アイコン]をクリックします。 3．[リンクのコピー]をして、メンバーに送信するか、共有したいメンバーのメールアドレスを入力して、[送信]する2つの方法でフォルダを共有することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点 クラウドストレージでファイル共有するときには、以下2つの点に注意が必要です。 ファイル管理が手間 クラウドストレージ上で共有しているファイルは、都度開かなければ中身を確認できません。そのため、多くのファイルを扱うとき、1度に複数のファイルを開く手段がなく、手間がかかってしまいます。 容量には限度がある たとえば、One Driveを無料で使える容量は5GBまでです。したがって、必要がなくなったファイルは都度削除する必要があるため、長期的な利用の場合、有料のプランが必須です。 このように、クラウドストレージでのファイル共有は、管理が手間であるうえ、いずれは有料化しなければならなくなる点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ これまで、Windowsでの社内向け共有フォルダの作成手順や、注意点を中心に紹介しました。 共有フォルダは無料で作れる反面、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかるうえ、スムーズに情報を共有する機能も不足しています。そのため、ビジネスの場では、共有フォルダのデメリットをカバーした「情報共有ツール」を活用しましょう。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、欲しいファイルがなかなか見つからず、検索時のストレスの原因となります。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを用いて、社内のファイルを共有・管理しましょう。 結論、フォルダ共有には、充実した検索機能が備わっており、必要なファイルへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介 【徹底解説】ナレッジ共有とは？成功につなげる方法やコツを紹介！ 【簡単】ナレッジデータベースとは？作り方やおすすめのツールも紹介 ナレッジマネジメントシステム4選！成功事例も紹介

今日、多くの会社で業務においてMicrosoft 365が導入されています。Microsoft 365にはさまざま機能が搭載されていますが、とくにナレッジ管理に関する機能は豊富にあります。 一方で「Microsoft 365を使ったナレッジ管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft 365を活用したナレッジ管理の方法や注意点を中心にご紹介します。 Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する方法を知りたい Microsoft 365でナレッジ管理する時の注意点をおさえたい Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365を利用したナレッジ管理の仕方だけでなく、自社にあったナレッジ管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジ管理システムとは2 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法5つ2.1 方法1｜Excelを使用する2.2 方法2｜Accessでデータベースを管理する2.3 方法3｜OneNoteを利用する2.4 方法4｜Loopを活用する2.5 方法5｜SharePointで社内wikiを作る3 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧4 Microsoft 365でナレッジ管理をする際の注意点5 【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法5.1 充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」6 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ ナレッジ管理システムとは ナレッジ管理システムとは、社員がノウハウとして持つ知識や経験を可視化して、組織内で共有するシステムのことです。 ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）を実施することで、個人のノウハウやスキルが属人化しないため、経験や知識の有無を問わず高水準かつ業務品質を均一に保てるようになります。したがって、組織全体の底上げの効果も期待できるのです。 このように、ナレッジ管理は業務を効率化し、生産性を上昇させることにつながります。そのため、ナレッジ管理システムを使って社員一人ひとりが持つナレッジを共有・管理する制度を整えていくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法5つ 以下ではMicrosoft 365のツールを使ってナレッジ管理をする5つの方法をご紹介します。 方法1｜Excelを使用する 1つ目の方法はExcelを使用したナレッジ管理です。 まず、Excelシート上に、「ID」「タイトル」「カテゴリ」「内容の要約」「詳細情報」「作成日」「更新日」「担当者」「備考」といった列を作成します。 列を作成したら、任意のセルを選択し、[格子]をクリックします。 [テーブルとして書式設定]を選択し、テーブルの範囲を指定したら、[OK]を押します。 表に情報を入力していくと、以下のようなナレッジ管理表が作成できます。表を作成した後は、忘れずに共有しましょう。 このように、Excelを使ってのナレッジ管理は可能ですが、更新するたびに周知する手間がかかったり、セキュリティが脆弱だったりという問題点があることに注意しましょう。 方法2｜Accessでデータベースを管理する 2つ目の方法は、Microsoft Accessを使ってナレッジデータベースを構築することです。 Accessは、データの管理に特化したソフトウェアであり、社内の情報などをまとめたデータベースを作成することが可能です。また、必要なデータのみの抽出や集計ができるため、素早く必要なナレッジ情報を得られるのです。 一方で、安定した運用のためにはある程度の専門知識やプログラミングスキルが必要とされるため、管理が属人化してしまいやすいというデメリットがあります。 方法3｜OneNoteを利用する 3つ目の方法は、OneNoteを利用することです。 OneNoteの新規のページにナレッジを追加していくことで、ナレッジ管理が簡単にできます。以下の画像は、OneNoteのページにナレッジを記入した例です。 このように、ノートにメモするような感覚でナレッジの作成がサクサク進みます。また、セクション分けを丁寧にしていくとナレッジを探しやすい仕組みの構築につながります。 近年、Microsoft Teamsのwiki機能が段階的に廃止されるようになり、Teamsで作成したwikiの移行先としてOneNoteの利用が増えています。そのため、wiki機能に関してTeamsを代替できるほどOneNoteは優れていると言えるのです。 方法4｜Loopを活用する 4つ目の方法として、Microsoft Loopを活用することが挙げられます。 LoopはOneNoteと比較して情報共有能力が高く、同時編集機能も非常に使いやすい仕様になっています。以下は、Loopで作成した社内wikiのワークスペースに追加した「よくあるトラブルの解決方法」のページです。 以上のように、新しいワークスペースを追加して、ナレッジを整理整頓できます。また、OneNoteやTeams、Plannerとの連携も可能で、使用用途に応じたさまざまな使い方があります。 方法5｜SharePointで社内wikiを作る 5つ目の方法は、SharePointで社内wikiを作ることです。 SharePointは、新規のサイトに社内のナレッジを追加していくことができます。以下は、SharePointを使って新規のサイトにナレッジを入力した画像です。 上記の画像の右側にあるツールボックスから好きなパーツを組み合わせてサイトを作成することができます。また、初心者でも直感的に操作でき、プログラミング等の専門的な知識は不要であることが特徴として挙げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧 以下は、今まで紹介してきたMicrosoft 365を使ったナレッジ管理方法5つの一覧表です。それぞれの特徴や注意点を比較し、自社にあったナレッジ管理方法を採用しましょう。 Excel Access OneNote Loop SharePoint 特徴 データの入力や集計を効率化 データベースの構築に特化 手書きや音声など幅広い形式でナレッジを作成 情報共有能力が優れている ファイルや情報の共有ができるポータルサイトを作成 適したナレッジ データ一覧や小規模なナレッジ データ同士の関連付けが必要なナレッジ 業務手順マニュアルなどの階層構造のあるナレッジ リアルタイムで共有したいナレッジ アクセス権限を管理したいナレッジ 注意点 ・更新が見落とされてしまう ・セキュリティ対策が弱い ・多少の専門知識が必要 ・リアルタイムで共有できない ・ナレッジが増えると動作が重い ・検索機能の精度が低い ・社外との共有ができない ・データベース機能がない ・デザイン性が低い ・小規模なナレッジ管理は不向き ユーザビリティ 初級者向け 中〜上級者向け 初級者向け 初級者向け 中級者向け 以上のように、同じMicrosoftのツールであってもそれぞれ異なった点があります。そのため、もし一つのツールで必要な機能を全網羅できていない場合は、他のMicrosoftツールを連携して使うことも視野に入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Microsoft 365でナレッジ管理をする際の注意点 Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する場合、導入から運用に乗せるまでにどれくらい時間がかかるかという点に注意しなくてはなりません。 Microsoft 365のツールは普段から使われることも多く、導入ハードルは低いです。一方で、どのツールも幅広い業務に対応できるように豊富な機能が備わっており、ナレッジ管理に特化したツールはありません。 そのため、徹底したナレッジ管理をしようとすると複数のツールを連携して機能を補う必要があり、運用に乗せるまでに時間を要します。しかし、運用が遅れるほど、追加すべきナレッジの数は増えていき、ナレッジの整備が大変になります。 そこで、素早く運用に乗せられるように、ナレッジ管理に特化し機能に過不足のない「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法 以下では、Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法をご紹介します。 Microsoft 365を使うとさまざまな方法でナレッジ管理ができます。しかし、幅広い業務に使えるツールであるため、豊富な機能の操作方法を学び、使いこなせるようになるには時間がかかります。 そこで、ナレッジ管理に特化した機能が揃った専用ツールを導入しましょう。また、短期間でツールを確実に社内へ浸透させるために、初期セットアップや操作方法の説明会などのサポートをしっかり実施してくれるかという点にも着目しましょう。 結論、自社が導入すべきは、初期導入支援や既存データの移行支援といった手厚いサポート体制があり誰でも簡単に使えるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、既存データの移行や初期セットアップなどの支援があり、導入直後から社内全体で使い始められます。また、ナレカンの操作などに不明点があれば、オンラインミーティングやメールサポートの実施があるため、すぐに解消されます。 充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ これまで、Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法5つや注意点を中心にご紹介しました。 Microsoft 365は数多くの機能を備え、なかにはナレッジ管理ができるものもあります。しかし、どのツールもナレッジ管理に特化したものでないため、管理に適したナレッジが限られていたり、検索機能の精度が低かったりなどの問題があります。 そこで、しっかりとナレッジ管理を徹底したいと考えている方は、ナレッジ管理を主眼に置いたITツールを導入するべきなのです。とくに、必要なナレッジに即アクセスできるよう、超高精度な検索機能が備わっているかが重要な点です。 結論、自社が導入すべきは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る高度な検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、徹底的にナレッジを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介 【徹底解説】ナレッジ共有とは？成功につなげる方法やコツを紹介！ 【簡単】ナレッジデータベースとは？作り方やおすすめのツールも紹介 ナレッジマネジメントシステム4選！成功事例も紹介

社内のナレッジを正しく蓄積すれば、教育の負担が軽減したり、業務のばらつきを防げたりとさまざまな効果が得られます。また、ナレッジは蓄積だけでなく、常に最新の状態で従業員に共有されることも大切です。 とはいえ、「業務に活かすためのナレッジを、蓄積する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジを蓄積する理由や効果的な方法を中心にご紹介します。 常に最新のナレッジを蓄積・管理できる方法を知りたい 簡単にナレッジの蓄積ができるツールを見つけたい ナレッジを活用して社内業務を円滑に行えるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、ナレッジを正しく蓄積する方法が分かり、業務の負担を軽減できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジとは1.1 社内ナレッジとは1.2 ナレッジとノウハウの違い2 社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由2.1 （1）業務の属人化を防ぐ2.2 （2）業務効率化につながる2.3 （3）教育コストを削減できる3 ナレッジの蓄積に効果的な方法3選3.1 方法1｜ドキュメントに残して保管をする3.2 方法2｜社内wiki・マニュアルを作成する3.3 方法3｜ナレッジ管理ツールを活用する4 【必見】社内ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール4.1 大手～中堅企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」5 社内ナレッジのまとめ方6 ナレッジをITツールに蓄積する5つのメリット6.1 （1）最新の情報を常に共有できる6.2 （2）社内ナレッジを一元管理できる6.3 （3）必要なナレッジがすぐ見つかる6.4 （4）アクセス権限を設定できる6.5 （5）引き継ぎがスムーズになる7 社内のナレッジ共有が失敗する原因と解決策7.1 原因1　ナレッジを蓄積する方法が浸透していない7.2 原因2　ナレッジの利用が少ない7.3 原因3　必要なナレッジが見つからない8 ナレッジ蓄積にエクセルが不向きな理由9 おすすめのナレッジ管理ツール一覧10 社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ ナレッジとは ナレッジとは「知識」「知見」といった意味の「knowledge」からきた和製英語です。 以下では、ビジネスにおける社内ナレッジの意味や、類義語との違いを説明します。 社内ナレッジとは ビジネスにおける社内ナレッジとは、企業にとって有益な”知識”を指します。 社内ナレッジは、企業内で蓄積された経験や情報のことで、共有すれば組織全体のパフォーマンス向上につながります。たとえば、過去のプロジェクトや業務での成功・失敗から得た教訓を次の担当者が把握できれば、最適かつスムーズな対応が実現します。 そのため、業務に迅速に対応するには、社内ナレッジの適切に整理と共有が不可欠なのです。 ナレッジとノウハウの違い ナレッジの類義語に「ノウハウ（知恵）」がありますが、ノウハウはナレッジをもとに行動し、その経験から得られた”情報”を指します。つまり、ナレッジはノウハウを習得するための要素です。また、ナレッジには以下のような関連用語があります。 ナレッジマネジメント ナレッジを共有し、組織の生産性向上や企業の価値を高めること。 ナレッジベース ナレッジをデータベースに保存し、すぐに確認できるようにしたもの。 ナレッジワーカー ナレッジを活用し、新たな価値やアイデアを提供する労働者。 上記の内容を正しく理解し、メンバー間で認識の齟齬が起きないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由 以下では、社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由を解説します。ナレッジ蓄積の習慣を会社全体に展開させたい方は必見です。 （1）業務の属人化を防ぐ 1つ目は、業務の属人化を防ぐことです。 ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は、個々の社員が所有する状況になってしまいます。貴重なナレッジを業務に活かすには、業務の属人化を防がなければなりません。 そのため、チーム全員のナレッジが社内に蓄積される仕組みが必要です。異動・退職メンバーが発生したとしても、後任がナレッジを活用すれば、業務が滞る心配もなくなります。 （2）業務効率化につながる 2つ目に、社内でナレッジを蓄積すると、業務効率化につながります。 ナレッジを蓄積しておけば、分からない部分を逐一担当者に質問する手間が省けるので、同じ作業をする場合、短時間で完了できます。また、ベテラン社員の知識を活用すれば、業務全体の質がアップするメリットもあります。 したがって、非効率な業務を改善するためにも、ナレッジを蓄積できる環境をすぐに整えなければなりません。 （3）教育コストを削減できる 3つ目に、ナレッジを蓄積すれば、教育コストを削減できます。 ナレッジを蓄積していれば、新入社員や中途社員でも、すぐに業務のコツや手順が分かります。また、一度マニュアルを作成すれば、微細な修正のみで運用を続けられるため、無駄な教育コストがかかりません。 したがって、ナレッジを蓄積すると、教育コストが大幅に解消されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジの蓄積に効果的な方法3選 ここでは、ナレッジの蓄積に効果的な方法を3つご紹介します。ナレッジを適切に活用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。 方法1｜ドキュメントに残して保管をする まずは、ナレッジをドキュメントに残して保管する方法があります。 手書きのメモやWord、Excelといったドキュメントは、直感的に情報を記載できるので、誰でも簡単にナレッジを残せます。また、業務ごとにナレッジを振り分けてファイリングすれば、情報が混ざるリスクも軽減されるのです。 ただし、アナログな管理方法なため、目的のナレッジを探すのに時間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりするデメリットがある点に注意が必要です。 方法2｜社内wiki・マニュアルを作成する 次に、社内でナレッジを蓄積するために、社内wikiやマニュアルを作成する方法です。 社内wikiは企業内のナレッジを一元管理したもので、ツールを使って作るとWordやExcelよりも情報のまとめや更新が容易になります。また、マニュアルは一度作成すれば長期間の運用ができるので、教育コストの軽減にもつながるのです。 ただし、適切に情報を更新しないと古くなってしまい、実態に合わなくなってしまうので、定期的な見直しが必要です。 方法3｜ナレッジ管理ツールを活用する 最後に、ナレッジ管理ツールを活用する方法があります。 ナレッジ管理ツールはナレッジ蓄積に特化しているので、記載・運用方法を工夫せずとも簡単に情報を残せます。また、複数人で同時にナレッジを確かめられるので、共有に無駄な時間がかかりません。 ただし、ナレッジが増えてくると情報が埋もれて必要な情報にアクセスできなくなりがちです。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のように「高精度の検索機能を備えたツール」を導入して、欲しいナレッジがすぐに見つかる環境を整えるべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】社内ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール 以下では、社内ナレッジの蓄積・管理におすすめなツールをご紹介します。 メモやWord、Excelといったドキュメントを利用して社内ナレッジを蓄積する方法は、個人管理になりやすくナレッジ共有につながりません。そこで、情報を簡単に整理できる「ナレッジ管理専用ツール」を導入することで、社内のナレッジを一か所に集約できます。 しかし、検索機能の不十分なツールに情報を蓄積しても、必要なナレッジがなかなか見つかりません。そのため、検索機能が充実したツールを導入して、情報にアクセスしやすく、ナレッジを業務に活用しやすい環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内ナレッジを一元管理でき、必要なタイミングで簡単に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「フォルダ」で多階層管理しつつ、ヒット率100%の「検索機能」を利用すれば、必要なタイミングで必ず目当てのナレッジにアクセスできます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を使えば、上司に質問するように欲しいナレッジを検索できます。 大手～中堅企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内ナレッジのまとめ方 社内ナレッジをまとめるときは、以下5つの手順を踏みます。 担当者を決定する 担当者を決めなければ、社員は「誰かがやるだろう」という他人任せの考えとなり、結果的に誰も行動しません。そのため、ある程度業務経験を積んだ社員を担当者として任命し、社内ナレッジの蓄積を始めましょう。 ルール・目的を明確にする 共有するナレッジの種類や盛り込むべき内容など、ルールを明確にしておくことで、社員も自身のナレッジを共有しやすくなります。また、ナレッジをまとめる目的を明確化し、社内で周知すれば、ナレッジの共有が有意義なものであると社員の理解が得やすくなります。 必要な情報を収集する 社内メンバーにナレッジ・ノウハウのまとめを依頼します。ナレッジ共有の習慣がない企業は、担当者が現場メンバーにヒアリングして情報をナレッジ化しましょう。 フォーマットに沿って文書化する 後から見て役立つナレッジにするには「ナレッジにまとめる背景」「詳細」「注意点・失敗事例」といった情報が欠かせません。そのため、ナレッジに必要な項目はフォーマット化し、項目に沿って文書にまとめましょう。 集めた情報を分類する 収集した情報は、社員が簡単にアクセスできるようにテーマやカテゴリーごとに分類します。蓄積するナレッジは日々増えていくため、分かりやすく、一貫性のある分類を心がけましょう。 積極的にナレッジが共有・活用される環境を作るには、上記のようにナレッジをまとめるだけでなく、ナレッジ共有が当たり前の環境であると社員に認識させることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジをITツールに蓄積する5つのメリット 以下では、ナレッジをITツールにためるメリットを5つご紹介します。これまで紙やWordなど、アナログな方法でナレッジを蓄積していた方は必見です。 （1）最新の情報を常に共有できる 1つ目は、常に最新の情報を共有できるメリットです。 たとえば、紙や口頭でナレッジを蓄積・共有している場合、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にわざわざメールで連絡したりする手間がかかります。 一方、ツールを利用すれば、書いた内容がすぐに社内に反映されるので、常に最新の情報を保てます。そのため、社員は正確なナレッジを社内で共有できるのです。 （2）社内ナレッジを一元管理できる 2つ目に、社内のナレッジを一元管理できるメリットがあります。 アナログな方法では、ナレッジがさまざまな場所に散在してしまいがちです。紙の書類、メール、個々のPCのファイルなど、情報が分散すると情報を探し出すのに時間がかかり、共有や更新も困難になります。 一方、ITツールを利用することで、ナレッジを一元管理することが可能になります。すべての情報が一つのプラットフォームに集約されるため、情報の整理が簡単になり、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。 （3）必要なナレッジがすぐ見つかる 3つ目のメリットとして、必要なナレッジがすぐ見つかる点が挙げられます。 紙でナレッジを管理していると書類が入り乱れるうえ、WordやExcelはファイルを開かなければ内容を確かめられません。しかし、ナレッジ管理ツールではカテゴリごとに情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。 また、ほとんどのツールに検索機能が備わっているため、キーワードを入力するだけで情報にアクセスできます。 （4）アクセス権限を設定できる 4つ目に、アクセス権限を設定できるメリットがあります。 たとえばスプレッドシートの場合、ファイルを共有した相手にはすべてのシートが見えてしまうので、機密情報を書くときには注意しなければなりません。そこで、アクセス権限を設定できるナレッジツールを使うと、関連するメンバーだけが必要な情報にアクセスできるようにし、情報漏えいや不適切な情報の取り扱いを防ぐことができます。 そのため、部署数が多い企業や取り組むプロジェクトが多数ある場合は、ナレッジをITツールでためるべきなのです。 （5）引き継ぎがスムーズになる 5つ目は、ツールを使えば引き継ぎがスムーズになるメリットです。 後任への引き継ぎで、ナレッジを口頭で伝えていると抜け漏れが発生するので、あとから振り返れるように情報を共有する必要があります。また、ファイルを使った引き継ぎの場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を逐一伝えなければなりません。 しかし、ツールでナレッジを蓄積していれば、ナレッジが一か所に集約されているので、引き継ぎ工数を削減できます。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内のナレッジ共有が失敗する原因と解決策 以下では、ナレッジの共有が失敗する原因とそれに対する解決策を説明します。ナレッジの共有を絶対に成功させたい方は必見です。 原因1　ナレッジを蓄積する方法が浸透していない そもそもナレッジをどのように蓄積するのかを知らないがゆえに、ナレッジの共有がうまくいかないケースがあります。 解決策としては以下の4つが挙げられます。 社員教育を通して、ナレッジを蓄積する方法を伝授する ナレッジを蓄積しやすいツールを導入する 管理者が積極的にナレッジを共有する ナレッジを書いて欲しい人に直接的な声掛けを行う このように、ナレッジを蓄積する方法を流布させ、蓄積を促していくことが効果的です。しかし、ナレッジの蓄積方法が複雑だと、社員がやらなくなってしまうため、「ナレカン」「ナレカン」のような誰でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールを導入しましょう。 原因2　ナレッジの利用が少ない ナレッジの蓄積が進んでいるにもかかわらず、利用する習慣がない場合があります。 解決策として、以下の3つがあります。 社内ミーティングなどでナレッジの存在を広める 新しい業務を始める際にナレッジを確認することを義務化する 質疑応答が可能なナレッジ管理ツールを導入し、使用を促す このように、ナレッジを利用したくなるようなツールの導入やナレッジの確認を規則化することが有効です。ナレッジの利用を普及させて、仕事を効率化していきましょう。 原因3　必要なナレッジが見つからない 必要なタイミングで欲しいナレッジが見つからないというのもナレッジ共有が失敗する原因の一つです。 解決策として以下の3つがあります。 検索機能の精度が良いITツールを導入する 分野別にフォルダで整理する ナレッジに書く内容を見やすいようにテンプレート化する このように、紙媒体でナレッジを管理するのではなく、デジタル媒体でナレッジの管理をすれば、必要なナレッジが見つからないという悩みを解消できます。ITツールを選ぶ際には、検索機能の精度や整理しやすさも重要なチェックポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ蓄積にエクセルが不向きな理由 エクセルはナレッジ専用ツールではないため、ナレッジの蓄積には不向きと言えます。具体的には以下のような理由があります。 文章や画像を整理しにくい エクセルは数値や表などのデータを整理するには便利ですが、文章や画像がメインであるナレッジを蓄積することには向いていません。 共有・更新に手間がかかる ナレッジの共有や更新の際に手間がかかるため、チーム全体での活用には限界があります。 セキュリティ面が不安 細かいアクセス権の設定もできないため個人情報や機密情報を取り扱うことも難しいです。 以上のような理由から、ナレッジの管理・蓄積にはエクセルではなく、専用のツールを使用するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request おすすめのナレッジ管理ツール一覧 ナレッジ蓄積に役立つツールは以下のタイプに分類できます。各タイプの機能や注意点を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。 タイプ名 特徴 注意点 チャットタイプ リアルタイムで情報を共有でき、チーム内でのコミュニケーションが活発に行える。 話題ごとにスレッドを作成し、関連情報を整理できる。 チャットの流れが速く、重要な情報が埋もれる可能性がある。 チャット形式なので、ナレッジが体系的に整理されていない。 ファイル管理タイプ フォルダ構造で情報を整理し、分かりやすく保存できる。 インターネット接続がなくても、ローカルに保存されたファイルであればアクセス可能。 ナレッジの閲覧や編集をするとき、逐一ファイルを探して開く手間がかかる。 ファイルへのアクセス権限など、セキュリティ管理が必要。 情報共有タイプ 強力な検索機能やタグ付け、フィルタリングで情報を迅速に見つけられる。 複数のユーザーが同時に情報を編集したり、コメントを追加したりできる。 多機能なツールは操作が複雑で、ツールの導入や操作に関する学習コストがかかる。 最新の情報を維持するため、定期的な更新やレビューが必要。 したがって、ナレッジを確実に蓄積しながら活用するには「ナレッジを蓄積しやすく、必要なタイミングで即アクセスできるか」を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ これまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。 ナレッジを蓄積すれば、業務の属人化が防げたり、教育コストを削減できたりするメリットがあります。また、ナレッジの蓄積方法としては、情報を一元管理できる「ナレッジ共有ツール」を使うべきです。 ただし、蓄積した情報が増えてくると、必要なタイミングで迅速にアクセスできなくなり、業務での活用が難しくなります。そのため、簡単に蓄積できるだけでなく、「必要なタイミングでナレッジに即アクセスできるツール」を選ぶべきです。 結論、自社が導入すべきナレッジ管理ツールは、簡単にナレッジを一元管理でき、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」にナレッジを蓄積して作業負担を減らしながら、業務効率化を図りましょう。

社員が個々で持っている有益な知識（ナレッジ）を蓄積し、会社全体で共有すれば、業務クオリティの底上げが期待できます。そこで、ナレッジデータベースを作成しナレッジを適切に管理することで、社員が業務に役立つ情報を簡単に探し出せるのです。 しかし、「ナレッジデータベースを作成して業務負担を軽減したいが、適切な作り方が分からない」「社内にナレッジはあるが、管理する場所がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジデータベースの作り方や誰でも簡単に使えるおすすめのツールを中心に紹介します。 ナレッジの簡単な作成方法を知りたい 社内に散在するナレッジを一箇所に集約できていない ナレッジの管理・共有までできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ナレッジデータベースの簡単な作り方が分かり、社内に有益なナレッジを蓄積できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジデータベース（db）の概要1.1 ナレッジデータベースとは1.2 ナレッジデータベースが注目される背景2 ナレッジデータベース（db）の作り方2.1 作り方1｜ドキュメントを作成する2.2 作り方2｜ツールを活用する3 【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは3.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」4 ナレッジデータベースのツールの種類5 ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント5.1 （1）マルチデバイス対応か5.2 （2）誰でも簡単に使えるか5.3 （3）テンプレートで手間を省けるか5.4 （4）検索性に優れているか6 ナレッジデータベースを作るメリット3選6.1 （1）簡単に情報共有できる6.2 （2）情報のアクセス性を高められる6.3 （3）顧客への対応力が高まる7 ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは7.1 （1）企業内検索システム7.2 （2）FAQシステム8 ナレッジデータベースの作り方まとめ ナレッジデータベース（db）の概要 以下では、ナレッジデータベースの意味や注目される背景について解説します。ナレッジデータベースの目的やメリットを把握し、適切に社内共有できる仕組みを整えましょう。 ナレッジデータベースとは ナレッジデータベースとは、社内の”知識”をデータで蓄積し、探しやすいようにまとめたものです。 類義語に「社内wiki」がありますが、こちらは議事録やマニュアルのような業務情報のまとまりを指します。一方、ナレッジデータベースは、各人が得た経験・知識・技術の集合体を指すため、扱う情報が異なるのです。 つまり、あらゆる知識を一か所に蓄積してナレッジデータベースを作れば、社員が業務に役立つ情報を見つけやすくなります。 ナレッジデータベースが注目される背景 ナレッジデータベースが注目されている背景には、”人材の流動化”や”IT技術の発達”があります。 近年、働き方の多様化によって人材の流動性が高まり、ノウハウを維持・引き継ぐ機会が増えたことで個人が持つ情報を社内で管理する必要が出てきました。また、リモートワークの浸透によって非対面でも情報共有できる仕組みが求められているのです。 そこでIT技術を活用し、社内情報をクラウド上で一元管理する「データベース」の構築が一般的になりました。また、データベースが「企業内検索システム」「FAQシステム」の情報源として活用される事例もあります。 このように、人材の流動化やIT化に伴い、社内情報へのアクセス性や顧客サービスの向上のために、ナレッジデータベースを導入する企業が増えたのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベース（db）の作り方 以下では、ナレッジデータベースの作り方を2つご紹介します。他の業務と並行する場合もあるため、簡単な作り方を選択しましょう。 作り方1｜ドキュメントを作成する まずは、ExcelやGoogleドキュメントを使い、ひとつのオンラインストレージにナレッジを集約する方法です。 ＜Excelでのナレッジデータベースの作り方＞ ＜項目を入力する＞ 新しいExcelファイルを開き、ナレッジを蓄積する上で必要な項目をExcelの1行目（横列）に入力します。 必須項目は業界ごとに異なるので、自社の業務に合った項目を追加しましょう。 ＜体裁を整える＞ 続いて、体裁を整えます。ナレッジを蓄積し全社で共有する場合、誰でも見やすいデザインであることが重要です。 まず、項目が入力されている各列（縦列）の幅を、入力する内容が見切れないように広げます。 幅を広げたい列の右隣の列との間（赤い円で囲ってある場所）にカーソルを当て、クリックしながら横にドラッグすることで、列の幅を引き延ばすことができます。 次に罫線を追加します。 罫線を引きたい範囲を選択し、「ホーム」→「罫線」→「格子」の順に操作すると、選択した範囲に格子状の罫線が引かれます。 ＜ナレッジを入力する＞ 次に、情報を入力してナレッジを蓄積していきます。記入する際は、社内で共有されることを想定して、誰でも分かりやすい内容・表現を意識しましょう。 ＜Googleドキュメントでのナレッジデータベースの作り方＞ ＜表を挿入する＞ 画面左上から[挿入]＞[表]を選択して、表を挿入します。 ＜項目を入力する＞ ナレッジを蓄積するために必要な項目を1列目に入力します。必要となる項目は業界・業種ごとに異なるので、自社に合わせた項目を入力しましょう。 ＜体裁を整える＞ 次に、誰でも見やすいように体裁を整えます。各列の幅を調整して、記載した項目が改行されたり、見切れたりしないようにします。 ＜ナレッジを入力する＞ 最後に、ナレッジを入力していきます。一度入力して終わりではなく、業務の変化に合わせて更新しましょう。 以上が、Excel・Googleドキュメントのナレッジデータベース作成手順となります。どちらのツールも誰でも気軽に使える反面、「ファイルを都度開かないと確認できない」「スマホの小さい画面では使いづらい」といったデメリットがある点に注意が必要です。 作り方2｜ツールを活用する 次に、ツールを活用してナレッジデータベースを作る方法があります。 ツールを使うと、テキストベースで入力するだけで簡単にナレッジ化できます。また、検索機能が優れているので、必要な情報へすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。 たとえば、社内のナレッジを一元管理して超高精度検索できる「ナレカン」「ナレカン」は、蓄積した社内情報の中から素早く目的のナレッジに辿り着くことができるため、データベースの構築から運用まで幅広く役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは 以下では、ナレッジデータベースの構築に最適なツールをご紹介します。 Excelでナレッジデータベースを管理する方法もありますが、ファイル管理が煩雑になったり、共有に手間がかかったりする恐れがあります。そのため、スムーズな情報の共有・管理に役立つITツールを使ってナレッジデータベースは構築するべきです。 しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたデータベースの中から必要なナレッジをなかなか見つけられません。また、現場社員は欲しい情報がすぐに見つからないデータベース上で、自身のナレッジを進んで共有しようとは思いません。 そのため、「高精度の検索機能を備えたツール」を選択して、必要なナレッジへすぐにたどり着けるデータベースを構築するべきです。結論、自社のナレッジデータベースの構築には、各メンバーの頭の中にあるノウハウを共有でき、誰もが社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」にタイトル・本文を記載するだけで簡単にノウハウを共有でき、メールを使える方ならば迷わず使えます。また、社内ナレッジを”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」で、思い通りに検索することが可能です。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースのツールの種類 ナレッジデータベースを構築するツールにはいくつかの種類があります。以下では4つの種類を紹介します。 ナレッジ管理特化型 ナレッジ管理に特化した機能を備えたツールです。ナレッジをノートや記事にまとめたり、フォルダや検索機能で知りたい情報を確認できたりする機能があれば、ITに不慣れでも簡単にナレッジをデータベース化できます。 ヘルプデスク型 質問と回答がセットになったFAQ形式のツールです。社員からの質問とその回答を蓄積してデータベース化すれば、同じ質問が繰り返されることが減ります。 グループウェア型 チャットやメールなどのコミュニケーション機能を備えたツールです。ナレッジの蓄積だけではなく、進捗状況の報告など情報共有に役立ちます。 データマイニングツール型 情報の蓄積だけではなく、AIを活用したデータ分析が可能なツールです。「ビッグデータツール」とも呼ばれ、既存のナレッジから、新たなナレッジを生み出すこともできます。 上記のようにいくつか種類がありますが、多機能なツールを選択しても、すべての機能を使いこなすことは難しいため、ナレッジ特化型のツールを選ぶべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント ここでは、ナレッジデータベースを作るポイントを4つご紹介します。ポイントを押さえて「データベースを構築しても活用されない事態」を防ぎましょう。 （1）マルチデバイス対応か 1つ目のポイントは、マルチデバイス対応かです。 ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、PCだけでなく、スマホやタブレットから情報の確認や更新ができないと、出張先でリアルタイムで情報を共有できず不便です。 また、スマホから操作ができても仕様が変わって見づらかったり、PCで更新した情報がすぐにスマホに反映されなかったりするツールでは業務の抜け漏れが発生しやすいです。 そこで、マルチデバイス対応のツールでナレッジデータベースを構築すれば、情報をすぐに確認・更新できるため、業務の抜け漏れを防げます。 （2）誰でも簡単に使えるか 2つ目のポイントは、誰でも簡単に使えるかです。 ITが苦手な社員が多い職場に多機能なツールを導入しても、社員が使いこなせずツールが活用されなくなります。そのため、全社員がすぐに活用できる「使いやすいツール」を選定すべきです。 たとえば、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ナレッジ管理に特化したツールを活用すれば、教育コストをかけることなく誰でも情報を残せます。その結果、新しくツールを導入しても、ナレッジデータベースの運用も上手くいくのです。 （3）テンプレートで手間を省けるか 3つ目のポイントは、テンプレートで手間を省けるかです。 個人のノウハウや案件ごとの記録の書き方にバラつきがあると、他の社員にとって読みづらいです。そのうえ、社員によって書く項目が異なれば、情報の抜け漏れが起きやすくなります。 そこで、残すべき項目をあらかじめ記載したテンプレートを使えば、工数を削減し体裁を整えたうえで、必要な情報を確実に残せるのです。 （4）検索性に優れているか 4つ目のポイントは、検索性に優れているかです。 ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、目的の情報がどこにあるのか分からなければ次第に活用されなくなります。そのため、ナレッジデータベースの効果を最大化するには、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすべきです。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようにAI検索機能が備わっているツールなら、社員の検索スキルに依存せずに目的の情報に辿り着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースを作るメリット3選 以下では、ナレッジデータベースを作るメリット3選を紹介します。これまでナレッジ管理を個人に委ねていた担当者の方は必見です。 （1）簡単に情報共有できる 1つ目のメリットは、ナレッジを簡単に共有できることです。 ナレッジデータベースを作成すれば、そこに社内の知識や情報が集約されます。このように、ナレッジデータベースで情報を管理・共有することで、メンバーが退職や異動するときでも、後任のメンバーへナレッジをスムーズに引き継げるのです。 その結果、業務クオリティを一定に保つことができるほか、情報のブラックボックス化を防ぐことにもつながります。 （2）情報のアクセス性を高められる 2つ目のメリットは、情報へのアクセス性を高められることです。 ナレッジデータベースを構築すれば、社内に存在する様々なデータや資料を、保管場所を意識することなく横断的に検索できるようになります。 たとえば、業務のノウハウに乏しい新人でも、蓄積されたナレッジを活用しながら業務を進めることで担当者に逐一質問する手間が省けます。さらに、データの最終更新者を確認することで誰がその情報に詳しいかも分かるのです。 また、「ヒット率100%」の超高精度検索を実現する「ナレカン」「ナレカン」を使うと、全社員がストレスフリーで目的の情報に辿り着けます。 （3）顧客への対応力が高まる 3つ目のメリットとして、顧客への対応力が高まることが挙げられます。 たとえば、ナレッジデータベースに「顧客からの問い合わせ」と「質問の回答」をまとめておくと、トラブルが起きた場合でもすぐに顧客対応できます。また、顧客の問題解決が迅速に実施されることで、顧客満足度が向上するのです。 したがって、ナレッジデータベースで情報管理すれば、顧客との対話や問題解決の対応にムラがなくなり、営業の属人化を防ぎながら全メンバーが良質な対応ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは 以下では、ナレッジデータベースの活用事例と便利機能についてご紹介します。自社でナレッジデータベースを活用する際の参考にしましょう。 （1）企業内検索システム 1つ目の活用事例は「企業内検索システム」です。 企業内検索システムとは、企業内に存在するデータや資料を、保管場所に関係なく横断的に検索できるシステムです。企業内検索システムを導入すると、社内にある膨大なデータから瞬時に欲しい情報を見つけられるので、業務の効率化にもつながります。 とはいえ、情報漏えいの観点から、部署ごとに管理すべきナレッジもあるので、誰でも情報にアクセスできる仕組みが最適とは言い切れません。そこで、必要な情報を簡単に検索できることに加え、閲覧権限が設定できるシステムを使いましょう。 （2）FAQシステム 2つ目の活用事例は「FAQシステム」です。 FAQシステムとは、ユーザーからのよくある質問を掲載し、自己解決を促すものです。企業のホームページで見かける「よくある質問」がこれにあたります。 一般顧客向けに利用されることが多いFAQシステムですが、社内向けに利用すれば、社内での質疑応答に費やす時間を削減できます。そのため、従業員からよく質問される項目を「ナレッジ」として蓄積することで、社員が抱える疑問の自己解決を促すのです。 また、他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”を実現する「ナレカン」「ナレカン」を使えば、社員のニーズ起点のナレッジが集まり、実用性の高いナレッジデータベースを構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースの作り方まとめ これまで、ナレッジデータベースの作り方やポイントを中心に解説しました。 今日における人材の流動化を考慮すると、有益なナレッジをまとめられるナレッジデータベースは自社に不可欠です。そして、ナレッジデータベースの運用には、情報を簡単に集約・共有できる”ITツール”が便利です。 ただし、検索性の低いツールを導入すると、社員の検索スキルによっては欲しい情報に辿り着けず、適切に運用できない場合があります。そのため、「検索スキルによらず、全社員がストレスフリーで欲しい情報に辿り着けるツール」を使いましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、社内に散在するナレッジを一元化し、蓄積したナレッジを超高精度に検索できる「ナレカン」一択です。ナレカンは既存のファイル（PDF、PowerPoint、Word等）の移行サポートも実施しているので、新しいナレッジ管理の仕組みづくりに最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」でナレッジデータベースを作り、有益なノウハウを蓄積しましょう。