ナレッジマネジメント
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昨今では、ビジネス環境や仕事に対する価値観が多様化しており、社員同士の交流の場が減ったり、人間関係が希薄化したりしがちです。そこで、解決法として、オンラインで日頃の感謝を伝え合う「サンクスカード」が注目を集めています。 しかし、運用の方法次第では導入したものの失敗に終わってしまうケースも少なくありません。そのため、「運用時の手間や負担を考えて、導入に踏みきれない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「サンクスカードを導入するメリット」と「サンクスカードの形式化を防ぐ方法」を中心にご紹介します。 サンクスカードを導入して、組織のつながりを強化したい 他社の成功事例を参考に、サンクスカードが形式化するのを防止したい 社員の良い行動を可視化して、感謝・称賛し合える環境をつくりたい という方はこの記事を参考にすると、サンクスカードを導入するメリットを理解したうえで、サンクスカードの運用に成功するためのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 サンクスカードとは1.1 組織における「サンクスカード」の役割1.2 サンクスカードを導入する目的2 サンクスカードを導入するメリットとは2.1 （1）正当な評価につながる2.2 （2）業務効率が向上する3 サンクスカードを導入するデメリットとは3.1 （1）運用に手間がかかる3.2 （2）「気持ち悪い」と捉われやすい4 サンクスカードを定着させる方法4.1 目的やルールを共有する4.2 定期的に効果を見直す4.3 マンネリ化・形式化させない5 【担当者必見】サンクスカードのマンネリ化・形式化を防ぐには5.1 メンバー同士の接点を増やす取り組みに貢献するツール「ナレカン」6 サンクスカードを導入した企業の成功事例7 サンクスカードの概要やメリット・デメリットまとめ サンクスカードとは はじめに、組織におけるサンクスカードの役割と、導入する目的を解説します。組織に浸透させていくにあたって「なぜ、導入するのか」を明確にし、理解を深めましょう。 組織における「サンクスカード」の役割 組織におけるサンクスカードの役割は、日々の忙しさのなかで軽視されがちな、「ありがとう」の気持ちを伝えることです。 ビジネス環境では、数字で評価されることが多いため、さりげない”気づかい”や”名もなき業務”に対する評価が見落とされがちです。また、なかには「口にするのは気恥ずかしい」という理由から、感謝の気持ちが相手に伝わっていないケースも少なくありません。 そのため、気軽にお互いを褒めたり労ったりできるサンクスカードは「社員同士のコミュニケーション手段」として大きな役割を果たしているのです。 サンクスカードを導入する目的 サンクスカードを導入する目的は、主に以下の3つが挙げられます。 職場環境の改善 日常的にお互いを労ったり称賛したりする文化が醸成されると、社員同士の信頼関係が強まります。そのため、社員が意見やアイデアを言いやすくなり、結果、「風通しの良い職場づくり」につながります。 コミュニケーションの活性化 リモートワークのように、会話の糸口が生まれづらい環境において、サンクスカードはコミュニケーションをとるきっかけとなります。また、部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションを促進できるため、組織としての一体感につながります。 離職率の減少 人によっては、「他者からの感謝されること」や「組織に認められること」が働くモチベーションとなります。そのため、感謝・称賛・承認文化が浸透すれば、社員は”やりがい”を感じやすくなり、離職率の低下が期待できるのです。 以上のように、サンクスカードは「組織・社員同士のつながりの強化」を目的に、多くの企業で導入されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request サンクスカードを導入するメリットとは 以下では、サンクスカードが組織にもたらすメリットを解説します。サンクスカードは「組織・社員同士のつながりの強化」が見込めますが、そのほかにも全社で以下のメリットを得られるです。 （1）正当な評価につながる サンクスカードは、各社員の正当な評価につながります。 日常的に目を配っていても、上司は複数人いる部下の良い行動をすべて把握できるわけではありません。そこで、サンクスカードがあれば、「どの事象に、どのような動き」をしたかが具体的に可視化されるので、見落としていた側面も評価できるようになるのです。 また、サンクスカードは「上司から部下に対する評価」だけでなく、そのほかの「縦（先輩・後輩）・横（同期）のつながり」を確認できる場とも言えます。そのため、次世代のリーダーとしての素質がある人材を発掘し、人材育成にもつなげられるのです。 （2）業務効率が向上する サンクスカードを導入すれば、業務効率が向上するメリットも得られます。 s日頃から感謝するポジティブな行為がコミュニケーションを活性化されるので、社員同士の信頼関係が構築され、より良好な関係へと導きます。 その結果、社員同士の信頼関係の向上は業務におけるチームワークの強化に繋がり、情報共有のスピード感が上がります。そのため、「タスクを抱え込みすぎたことによる消化不良」「心理的なプレッシャーによる報連相の遅れ」も防止できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request サンクスカードを導入するデメリットとは サンクスカードにメリットがある一方で、導入前に押さえるべきデメリットもあります。メリットのみに着目して導入後の運用が頓挫しないように、あらかじめ以下のデメリットに対する対策を講じなくてはなりません。 （1）運用に手間がかかる サンクスカードの運用方法によっては、必要以上の手間がかかることがあります。 アナログな運用では、紙を使ってサンクスカードを作成しなければならないので、紙にかかる印刷代や裁断コストが別途かかります。また、受け取ったサンクスカードは一時的に見られるだけで蓄積されません。 そのため、今日ではITツールを使って、サンクスカードの運用を行う企業が多いのです。ただし、全社で使えることが前提になるので「ツールの教育コスト」「運用フローの設計」で必要以上の手間がかからないように、シンプルなITツールが必須です。 （2）「気持ち悪い」と捉われやすい サンクスカードのメリットが正しく浸透できていなければ、運用そのものに”嫌悪感”や”苦手意識”を持つメンバーが出る可能性があります。 理由として「なぜ感謝のみの共有を大々的にするのか」のように、メンバーが運用へ意味を見出せず形骸化するからです。たとえば、経営層や担当者の間だけで導入・運用を作成した場合に、サンクスカードへの苦手意識が発生しがちです。 また、サンクスカードの強制は、やらされている感が発生してしまい、最終的には「気持ち悪い」と捉えられてしまうので避けましょう。そのため、メンバーに対するメリットの周知はもちろん、業務負担のかからないルール設計が重要なポイントと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request サンクスカードを定着させる方法 サンクスカードの運用を最大化させるためにも、正しい手順を踏むことが大切です。そこで以下では、運用の成功に欠かせないポイントを解説します。 目的やルールを共有する サンクスカードの導入目的やルールを明確に示すことが重要です。 ルールを曖昧にすると、メンバー間でサンクスカードに対する認識のずれが発生し、チームの秩序に悪影響を及ぼす可能性もあるのです。たとえば、目的もなく「感謝をするために、何となくやらなくてはいけない」とメンバーが強制感を感じると、マンネリ化した形式的な運用になりがちです。 以上のように、サンクスカードには、社員の自発的な作成・共有が求められるので、目的やルールの共有が必須です。 定期的に効果を見直す 目的通りの効果が得られているのかについて、定期的に見直す必要があります。 「自発的な行動の増加」「チームの雰囲気の改善」など、定性的な内容であっても効果が感じられないまま運用を続けては、サンクスカードの導入意義が見出せません。意味のある運用をするためにも管理方法やルールを見直し、適宜改善していく必要があります。 具体的には、運用をそのまま現場のメンバー任せにするのではなく、マネジメントやチームリーダーが率先して、メンバーへのサンクスカードを作成し共有する行動が必要です。 マンネリ化・形式化させない サンクスカードを効果的に運用し続けるには、マンネリ化・形式化させないことが重要です。 サンクスカードがマンネリ化していく背景には、「”ありがとう”を伝えるのが、同じ相手・似たような内容になっている」ことが挙げられます。上記の原因は、一部の社員としか接点がなかったり、ほかの社員の業務を把握できていなかったりするためです。 とくに昨今では、リモートワークの導入によって対面での交流する機会が減っているため、個人の意識改革はもちろん、組織規模での働きかけが不可欠となっているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【担当者必見】サンクスカードのマンネリ化・形式化を防ぐには 以下では、サンクスカードのマンネリ化・形式化を防ぐ方法を紹介します。 サンクスカードは、組織のつながりを強化させるのに有効である一方、ありがとうを伝える相手が「同じようなメンバー」になりがちです。そのため、導入しておわりではなく、マンネリ化したり形式化したりしないための対策が欠かせません。 そして、マンネリ化を防ぐには「メンバー同士の接点を増やす取り組み」が必要です。たとえば、個人の持つノウハウを”社内ナレッジ”として蓄積・共有していく体制があれば、特定のメンバー以外にも気軽に称賛の声を送れるようになります。 ただし、Excelやスプレットシートでは、ナレッジをまとめても、アクセス性が悪いので実用されずに放置されてしまいます。したがって自社のナレッジ共有には、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキストで書き込んだり、画像やファイルを添付したりできるので、自社に合った形でナレッジをまとめられます。また、ヒット率100%の検索機能によって、必要な情報をすぐに探し出せるので、実用性の高い”ナレッジ”として称賛されるのです。 メンバー同士の接点を増やす取り組みに貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request サンクスカードを導入した企業の成功事例 引用：株式会社高井製作所の公式HP 株式会社高井製作所は1917年に創業し、日本で最初の豆腐・投入製造装置のトップメーカーである企業です。 同社は以前まで、サンクスカードを紙でやりとりしていましたが、紙を常に持ち歩かないとありがとうと思ったときに書けない難点がありました。そこで、サンクスカードをオンライン化し、送付枚数を日々確認できるようにシステム化すると、社員同士でどれほど書いているのか共有・確認し合えるようになりました。 社内ルールでは無理のない範囲で5～10枚とし、5枚に達しなかった場合は、次月に繰り越すという仕組みを取っているのです。また、半年間の累計で多く送った人、たくさんもらった人上位3名（計6名）に図書カードが送られる仕組みを作りました。 サンクスカードへの取り組みが懸命なメンバー・不十分なメンバーには、上司からの声かけやアドバイスがある場合もあります。この仕組みにより、サンクスカードが定着化し、社内の雰囲気がより明るくなったという効果を実感できたのです。 参照：エンゲージメントとは？従業員数を確保し、さらに向上させよう！-サンクスカードアプリ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request サンクスカードの概要やメリット・デメリットまとめ これまで、サンクスカードのメリットやデメリット、成功しやすい運用方法を中心にご紹介しました。 サンクスカードは、社員同士のコミュニケーションを活性化させることに加え、信頼関係の構築やチームワークの強化にまで貢献します。一方で、導入してもマンネリ化してしまい、次第に放置されてしまうケースも少なくありません。 そのため、組織としては「サンクスカード」を導入して終わりではなく、さまざまな視点から称賛の声を送りやすい環境を整えていきましょう。たとえば、各社員のもつ”ナレッジ”を共有し活用されれば、サンクスカードを送る接点を持てるようになるのです。 そこで、社内のナレッジ共有には、あらゆる情報を一元化でき、必要な情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」が役立つのです。また、ナレカンがあれば、欲しい情報がすぐに見つかるので「ナレッジをまとめたのに活用されない」などの課題も生じません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、サンクスカードの導入を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request

社員の退職や部署異動のときに発生する「引き継ぎ業務」では、伝達事項を漏れなく伝えなければなりません。そこで、引き継ぎ書を作成すると、後任者が逐一質問する手間を省けるので、業務の引き継ぎをスピーディーに進められます。 一方、引き継ぎ書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と考える方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方やテンプレート、おすすめツールを紹介します。 引き継ぎ書の作成の流れを知りたい テンプレートを活用して手間をかけずに引き継ぎノートを作りたい 手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書のシンプルな作り方が分かるほか、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 仕事の引き継ぎはなぜ重要か2 業務の引継ぎが必要になるケース3 業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方3.1 ステップ1. 項目を決定する3.2 ステップ2. 引き継ぎのスケジュールを決める3.3 ステップ3. 詳細を詰める4 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート4.1 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート4.2 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート4.3 OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート5 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ5.1 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」6 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因6.1 （1）口頭だけで済ませてしまう6.2 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない6.3 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない7 業務・仕事の引継ぎ方を円滑に行うコツとは7.1 （1）コミュニケーションを取る7.2 （2）スケジュール管理を徹底する7.3 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する7.4 （4）周囲の関係者にも内容を共有する7.5 （5）ツールを使って効率化する8 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ 仕事の引き継ぎはなぜ重要か 仕事の引き継ぎは、組織が持続的に機能するために欠かせないプロセスです。 適切な引き継ぎが行われないと、業務の停滞や誤解、ミスが生じる可能性が高まります。一方で、引き継ぎが適切に行われると、新しい担当者もスムーズに業務に慣れることができるのです。 さらに、引き継ぎを通じて、過去の経験や知識（ナレッジ）を共有すれば、組織全体の成長にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引継ぎが必要になるケース 業務の引き継ぎは、主に以下のようなケースで必要です。 社員の退職 退職する社員が担当していた業務を次の担当者に引き継ぐ必要があります。 部署異動 社員が別の部署に異動する際、業務内容や進捗状況を新しい担当者に伝えます。 長期休暇 社員が長期の休暇を取る場合、その間の業務をスムーズに回すために引き継ぎが求められます。 新プロジェクトの開始 新たに始まるプロジェクトにおいて、役割分担や業務内容を明確にするために引き継ぎが必要です。 このように、業務の引き継ぎは多くの場面で重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方 ここでは、引き継ぎ書の作成方法を3つのステップでご紹介します。以下の内容を参考に、効率的に引き継ぎ書を作成しましょう。 ステップ1. 項目を決定する 最初に、引き継ぎ書に記載する項目を決めておくことで、重要な情報の記載漏れを防げます。引き継ぎに必要な主な項目は以下の6点です。 業務の概要と目的 後任者が業務の目的を理解できるよう、業務の意義を明確に記載します。 スケジュール 業務に取り組むタイミングや年間スケジュールを記載します。また、定型業務については実施する時間や優先順位も記入しておきます。 業務の手順 それぞれの業務手順を、図や写真などを使って分かりやすく記載します。 トラブルが発生したときの対処法 具体的な対処方法に加え、トラブルに対処できる社員の連絡先も記載しておくと、万が一の際も安心です。 資料の保管場所 業務に関連する資料の保管先を記載します。資料名に加え、用途やページ数も記載しておけば、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。 備考 追記や補足しておきたい内容を記載します。「在職中に終わらなかった未処理の業務」は備考欄に記入し、後任者に確実に引き継ぎましょう。 上記の項目を押さえて引き継ぎ書を作成すれば、後任のメンバーとの認識の齟齬が起こる心配もありません。 ステップ2. 引き継ぎのスケジュールを決める 次に、引き継ぎのスケジュールを決定します。 引き継ぎ書の作成には時間がかかります。一般的には引き継ぎ期間として約1ヶ月程度が必要です。情報の抜け漏れがない状態で後任の社員に引き渡すため、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。 そのため、作業にかかる日数を計算し、余裕を持ったスケジュールを組んで、万全な状態で業務を引き継ぐ準備を整えましょう。 ステップ3. 詳細を詰める 最後に、引き継ぎ書の詳細を具体的に詰めていきます。 引き継ぎ書の項目を具体化し、内容を埋めていきます。とくに「業務の手順」は引き継ぎ書のなかで最も重要な項目のため、図や表を用いて情報を視覚的にわかりやすくすることが大切です。 たとえば、図や表を引き継ぎ書に簡単に挿入できる「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを活用するのも良い手法の一つです。ナレカンの表機能を使えば、行や列を調整したり、マスごとに背景色を変えたりして、見やすい文書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート 以下では、引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレートを紹介します。テンプレートを活用して、抜け漏れを防ぎながら作成業務を効率化しましょう。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Feed Softが提供する業務引き継ぎ書の無料テンプレートです。シンプルなテンプレートで、以下の項目を記載できます。 部署名 前任者・後任者 期間 引き継ぎ内容 備考 さらに、チェックボックスを利用すれば、業務の進捗を可視化できるなど、便利な一方、業務の手順を記載する欄がないため伝達する情報が多い場合は不向きです。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレートはこちら Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。 業務名 業務のプロセス 業務の目的 業務のポイント 業務の詳細な手順（写真付き） このテンプレートであれば、空欄を埋めるだけで引き継ぎ書が完成します。ただし、情報を入力する欄が多く、作成に時間がかかる点に注意が必要です。 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレートはこちら OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎノートの無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目があります。 スタッフリスト チェックリスト 引き継ぎ情報のメモ欄 拾得物リスト 遅番の担当者リスト 引き継ぐ際に必要な項目を網羅しており、カスタマイズ不要ですぐに使用できます。ただし、OneNoteは操作が複雑なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。 OneNote｜引き継ぎノートのテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ 以下では、手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリをご紹介します。 手書きの業務引き継ぎノートは「あとから修正しにくい」「複数人で確認できない」点がデメリットです。また、WordやExcelのテンプレートを使ってノートを作っても「中身を確認するたびにファイルを開く必要がある」「ファイルをどこに保存したのか分からなくなる」ため面倒です。 そこで、「ITツール」を活用すると、引き継ぎ内容を一か所にまとめられて確認しやすいうえ、内容の更新も簡単になります。ただし、誰でも欲しい情報をすぐに見つけられるように「誰でも直感的に検索できるツール」を選びましょう。 結論、手書きの引き続ぎノートを電子化するには、作成した引き継ぎノートから、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に直接テキストを入力して引き継ぎノートを作成・共有できるうえ、作成したノートを「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「自然言語検索」によって話しかけるように検索できる点が特徴です。 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因 ここでは、業務の引き継ぎで失敗する3つの原因を解説します。以下の状況に該当する場合は、早急に対策を講じる必要があります。 （1）口頭だけで済ませてしまう 1つ目の失敗原因は、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうです。 口頭だけで情報を伝えると、聞き手は内容が整理しづらく、結果として引継ぎが上手くいきません。さらに、個人によって引き継ぎ内容が異なる場合、情報の一貫性が失われてしまいます。 そのため、伝達漏れを防止するためには、前任者が引き継ぎ書やマニュアルを作成し、後任者に渡すことが重要です。 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない 2つ目の原因は、社内外での不十分なコミュニケーションです。 社内の引き継ぎが完了しても、社外への情報伝達が不十分であれば、トラブルが発生しやすくなります。特に、営業や顧客サポートの現場では、引き継ぎ状況を共有できないと取引先との関係が悪化する恐れがあります。 したがって、事前に社内外の関係者との打ち合わせを行うことが不可欠です。また、引き継ぎを報告するタイミングについても考慮し、スケジュールには余裕を持たせるべきです。 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない 3つ目の原因は、業務に関するナレッジが引き継がれていないことです。 引き継ぎの際には、業務フローなどの基本事項だけでなく、前任者が業務を通じて得たナレッジ（知識）や経験も伝える必要があります。これらのナレッジを蓄積すれば、ミスを未然に防いだり、業務時間を短縮したりするのに役立ちます。 以上のように、ナレッジが引き継がれないと業務に支障をきたします。焦る前に、普段からナレッジを蓄積・管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務・仕事の引継ぎ方を円滑に行うコツとは ここでは、業務・仕事の引き継ぎ方のコツを5つ解説します。以下のポイントを押さえて、抜け漏れなく引き継ぎましょう。 （1）コミュニケーションを取る 1つ目に、前任者と後任者でこまめなコミュニケーションを取りましょう。 前任者は「どのような業務を引き継いでもらいたいか」を後任者に明確に伝える必要があります。さらに、前任者は引き継ぎ資料を渡すだけでなく、重要なポイントを伝えたり、一緒に実務に取り組んだりして後任者を教育する姿勢が求められます。 このように、前任者と後任者で認識をすり合わせれば、円滑な引き継ぎが実現します。 （2）スケジュール管理を徹底する 2つ目に、スケジュール管理を徹底しましょう。 前任者は引き継ぎ日から逆算して資料の作成期間を設定します。しかし、資料作成には仕事内容だけでなく、自身のナレッジなどもまとめる必要があるため、時間がかかる場合があります。 したがって、スケジュールを正確に見積もり、余裕を持たせた引き継ぎの準備が重要です。また、引き継ぎに必要な作業を洗い出すことで「優先すべき業務」が整理でき、作業の抜け漏れを未然に防げます。 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する 3つ目に、よくあるトラブルや体験談を共有しておきましょう。 前任者が経験したトラブルを引き継ぎの際に共有しておくと、同じ事態に陥った場合でも迅速に対処できます。また、反面教師として未然にトラブルを回避することにもつながります。 したがって、引き継ぎの際には業務の手順を教えるだけでなく、具体的なエピソードも交えるようにしましょう。 （4）周囲の関係者にも内容を共有する 4つ目に、引き継ぎのときに関係者にも引き継ぎの内容を共有しましょう。 後任者だけに情報を共有していると、業務の中で不明点が生じた際に周囲がフォローできなくなります。また、担当者が仕事を休んだ場合、業務が滞ってしまいます。 このように、関係者にも情報を共有しておけば、後任者の負担を軽減し、協力体制を整えられます。 （5）ツールを使って効率化する 5つ目に、ツールを使って引き継ぎ作業を効率化しましょう。 紙やWord、Excelなどのアナログな方法では、「引き継ぎ書がどこにあるか分からない」といった問題が生じがちです。また、現場作業が多い社員にとって、紙を持ち運んだり、WordやExcelをスマホで見るのは不便です。 そのため、スマホやPCからでも確認でき、社内のあらゆるナレッジを簡単に共有できる「ナレッジ管理ツール」を活用すれば、引き継ぐべき業務のノウハウをスムーズに残すことができます。とくに、メールを使える人なら誰でも使いこなせる「ナレカン」「ナレカン」のような簡単なツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ ここまで、引き継ぎ書の作り方からおすすめのツールまでを中心に解説しました。引き継ぎ書は以下の3ステップで、誰でも抜け漏れなく作れます。 項目を決定する 引き継ぎのスケジュールを決める 詳細を詰める また、引き継ぎはほかの業務と並行して行われることが多いため、共有や管理に手間のかかるWordやExcelではなく、引き継ぎに関する作業を効率的にまとめて管理できるツールを使用をおすすめします。ただし、目的の引き継ぎ書へアクセスするのに時間がかかるツールでは、実用性が低くなります。 結論、自社が導入すべきツールは、超高精度の検索機能によって、ベテランから新人まで誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、引き継ぎ業務の効率を改善させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ 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