ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

業務から得られた知見やアイデアなど個人が持つ「ナレッジ」は、ほかのメンバーに共有することで、組織全体の生産性向上が期待できます。とくに、昨今では、業務の効率化に注力している企業が増えており「ナレッジ」への注目度が高まっているのです。 しかし、実際には「何が”ナレッジ”に該当するのか分からず、ナレッジを有効活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジの定義からナレッジマネジメントの重要性を中心にご紹介します。 そもそも「ナレッジ」が何なのか理解できていない 企業にとって「ナレッジ」の重要性を理解したい ナレッジマネジメントにおすすめの手法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジについて正しく理解できるうえ、ナレッジを適切に蓄積し、共有できる環境づくりのためのヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジとは1.1 ナレッジの定義1.2 「ナレッジ」の使い方2 ナレッジと似た言葉との違いとは2.1 ナレッジとノウハウの違い2.2 ナレッジとスキルの違い2.3 ナレッジとハウツーの違い3 ナレッジに関連するビジネス用語3.1 ナレッジベース3.2 ナレッジワーカー3.3 ナレッジマネジメント4 企業がナレッジマネジメントを重視する理由5 ナレッジマネジメントを成功させる手法5.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6 ナレッジマネジメントを定着させるポイント3選6.1 （1）社員へ周知する6.2 （2）体制を整える6.3 （3）現場の声をきく7 応用｜ナレッジマネジメントをするのに役立つ知識7.1 ナレッジマネジメントに必要な「暗黙知」と「形式知」とは7.2 SECIモデルを活用したナレッジマネジメント8 ビジネスシーンにおけるナレッジのまとめ ナレッジとは ナレッジを活かして業務を効率化させるには、ナレッジの意味や使い方を正しく把握しなければなりません。以下では、ナレッジの定義や、どのような場面で使われる言葉なのかを紹介します。 ナレッジの定義 ナレッジ（knowledge）とは、「知識」や「知恵」という意味の単語です。たとえば、新聞や本など、すでに文章化されたモノから得られる知識のことを指します。 一方、ビジネスシーンでは「企業に付加価値を生み出す経験や体系的な知識」という意味で使われます。つまり、ビジネスにおけるナレッジとは、単なる「知識」ではなく「企業に有益となる情報」を指すのです。 このように、ナレッジの意味を正しく把握することで「社内で共有すべき情報は何か」が明確になります。 「ナレッジ」の使い方 ビジネスシーンでは、しばしば会話のなかで「ナレッジ」という言葉が登場します。具体的には、以下のような使われ方をするので、確認しておきましょう。 前回のプロジェクトで得たノウハウを「ナレッジ」として共有し、次のプロジェクトに役立てたい。 業務の進め方が非効率なので、ベテラン社員の持つ「ナレッジ」を参考にしよう。 情報量が多すぎるので、重要な部分を「ナレッジ」として抽出すべきだ。 Excelでマニュアルを管理しているが、ファイルを開くのが面倒で誰も見ないので「ナレッジ」が無駄になっている。 コールセンターの業務の質を均一化するために「クレーム対応のナレッジ」を共有したい。 「ナレッジ」は、業界職種問わずよく耳にする単語なので、会話の内容を理解するためにも覚えておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジと似た言葉との違いとは 「ナレッジ」には似たような意味合いの言葉があるため、正しく理解できていなければ、混乱してしまいます。以下では、ナレッジと「ノウハウ/スキル/ハウツー」の違いを解説するので、区別して使いましょう。 ナレッジとノウハウの違い 「ノウハウ」の辞書的な意味は以下の通りです。 ノウ‐ハウ【know-how】 １.ある専門的な技術やその蓄積のこと。「仕事のノウハウを覚える」 ２.技術競争の有力な手段となり得る情報・経験。また、それらを秘密にしておくこと。 引用:デジタル大辞泉 以上をまとめると、ノウハウは、実体験を通さなければ得られない知識だと言えます。また、ビジネスにおいては「何かの作業をする際に必要な知識や技術」というように手続き的な知識を意味しているのです。 つまり、「ナレッジは言葉を通じて知識を伝えられる一方で、ノウハウは体験を通じないと知識を伝えられない」という違いがあるのです。外から得られる知識はナレッジ、社員が個人的に培った経験はノウハウとして区別しましょう。 ナレッジとスキルの違い 「スキル」の辞書的な意味は以下の通りです。 スキル【skill】 １.ある特定の分野や活動において、高いレベルで遂行できる能力や技術を指す英単語のこと。 引用:デジタル大辞泉 スキルとは、生まれ持った才能とは別に、プラスして磨きあげた能力を意味します。才能とは異なり、訓練や経験を通じて、努力することで伸ばしていける能力だと言えます。 ただし、ナレッジが「ほかのメンバーと共有できる知識」であるのに対し、スキルは「個人が身に着けている技術」という明確な違いがあるのです。 ナレッジとハウツーの違い 「ハウツー」の辞書的な意味は以下の通りです。 ハウツー【how-to】 1.「どのように…するか、の意。 2. やり方。方法。特に、実用的な方面での方法や技術。 引用:デジタル大辞泉 ハウツーは、ある作業を進めるうえで「どのように～するのか」というように、やり方を指す言葉です。実際には「ハウツー動画/ハウツー本」というように表現されることが多く、実践的な内容にまとめられていることが多いです。 ナレッジとハウツーは、いずれも「誰かが得た知識が共有されることで、身に付くもの」という点が共通しているものの、ナレッジの方が「より広範囲な知識」だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジに関連するビジネス用語 以下では、ナレッジを含んだビジネス用語について解説します。ビジネスシーンで頻繁に使われる用語であるため、ナレッジを社内展開する前に意味を確認しておきましょう。 ナレッジベース 「ナレッジベース」とは、業務に関する「ナレッジ」を一か所にまとめた「データベース(情報が整理される場所)」のことを指します。 業務を通じて得た知識や経験などのさまざまな情報がまとめられているため、ナレッジベースは企業の貴重な情報資産と言えます。 ナレッジベースを設定すれば社内のナレッジが一か所に集約され、ナレッジ管理が効率化するのです。具体的には、ナレッジをデータベース化すると、情報が分散している場合に比べて情報へのアクセス性が高まり、ナレッジの活用頻度を向上させられます。 ナレッジワーカー 「ナレッジワーカー」とは、幅広い知識や情報をもとに成果を出せる人材を指します。 ナレッジワーカーが注目されるようになった背景には、IT技術の進化や世界経済の発展により形のない商品やサービスの開発が加速したことが挙げられます。 「顧客の多様なニーズに応える」「競合他社との差別化を図る」「優位性を維持する」などの課題を、知識・経験をもとに解決できる存在が求められるようになったのです。 ナレッジマネジメント 「ナレッジマネジメント」とは、業務で得たナレッジを社内で共有・活用することで、業務効率化や組織力の向上を図る手法です。 業務を通じて獲得した知識、経験、ノウハウ、技術は個人の「頭やPCのなか」に蓄積されるため、ナレッジマネジメントを確立させることで属人化を防止できます。その結果、組織全体の業務の質があがったり、社員の教育に必要な時間が短縮されたりと、さまざまな効果が得られるのです。 以上のように、ナレッジマネジメントを実施することで「情報の一元管理」や「業務効率化」などのメリットを得られます。 ただし、ナレッジマネジメントに取り組んでいくには、適切な体制を用意することが重要です。たとえば、昨今では、社内のナレッジを蓄積し即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 企業がナレッジマネジメントを重視する理由 企業がナレッジマネジメントを重視する理由は、個人が持っているスキルや経験から得たノウハウを情報化して、ほかのメンバーに伝達することで「チームや企業の成長を促進させるから」です。 逆に、ナレッジが適切に共有されていない環境下では、知識のある特定の社員に業務が集中し作業進捗に遅延が生じる可能性があります。そこで、ナレッジマネジメントを行って知識を全社員に浸透させれば、分担しながらスムーズに作業を進められるのです。 このように、ナレッジマネジメントは業務を効率よく進めるために必要と言えます。ただし、ナレッジマネジメントを進めるうえでは、意味だけでなく押さえておきたい概念についても正しく把握しておくことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジマネジメントを成功させる手法 以下では、ナレッジ管理・共有におすすめのツールをご紹介します。 ナレッジマネジメントを成功させるには「ナレッジを簡単に蓄積でき、管理・共有までできること」が大前提です。しかし、紙やExcelでは、ナレッジをまとめて共有したり、該当の情報を見つけるのに時間がかかったりするため、誰も活用しなくなってしまいます。 したがって、ナレッジマネジメントを成功させて業務の無駄を省くためには「誰でも簡単に情報を蓄積でき、検索性が良いITツール」が最適です。ただし、一から体制を構築していくのは、負担が大きいので「充実したサポート」が備わったツールを導入しましょう。 結論、ナレッジの管理・共有に役立つのは、頭のなかやPCなかに分散するあらゆる情報を一元化でき、超高精度な検索機能が備わったツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に蓄積した情報は、任意のメンバーにすぐに共有できるうえ、AIを活用した「自然言語検索」が必要な情報を正確に見つけ出します。また、専属担当者による「運用方法の提案」「既存データの移行」などの手厚いサポートは、多くの企業から重宝されています。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジマネジメントを定着させるポイント3選 ナレッジマネジメントは、はじめこそスモールチームで開始していくものの、最終的には全社に展開していくケースが多いです。そのため、以下のポイントを確実に押さえて、社内に定着するように取り組みましょう。 （1）社員へ周知する 1つめとポイントは、ナレッジマネジメントを実施する旨を「社員へ周知すること」です。 仕事で役立つナレッジは、各社員の「頭のなか」や「PCのなか」で属人化していることが想定されます。つまり、これらをナレッジ化していくのは、社員一人ひとりの協力が欠かせないのです。 そのため、あらかじめ「ナレッジマネジメントを導入する目的」や「どのような情報を求めているか」を社員に伝えておきましょう。社員の理解を得ることで、基礎的なものから応用的なものまで、ナレッジを蓄積できるのです。 （2）体制を整える 2つ目のポイントとして、ナレッジマネジメントに適した「体制を整えること」です。 ナレッジマネジメントを実施するための心構えができていたとしても、適した仕組みがなければ、成功させるのは困難だと言えます。そのため、最小限の工数でナレッジを蓄積したり、蓄積したナレッジをすぐに共有したりできる仕組みを整えましょう。 具体的には、長期的な情報の管理・共有に適した「ナレッジ管理ツール」の導入がおすすめです。なかでも、検索機能が充実したナレッジ管理ツールであれば、個人のスキルに左右されず「ほしい情報にアクセスできる仕組み」をつくれます。 （3）現場の声をきく 3つ目のポイントは「現場の声をきくこと」です。 昨今では、ナレッジを管理するためのツールがさまざまあります。しかし、「無料で使えるから」「多機能で便利そうだから」という理由で導入してしまうと、社員が使いこなせず、ツールは定着していきません。 とくに、大企業は従業員数が多く、社員のITリテラシーがばらつきやすいので、現場の声が反映されたツール選びが大切です。たとえば、「ナレカン」「ナレカン」では、現場の声を参考に企業ごとに最適な運用方法を提案しているので、大企業にこそおすすめのツールです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 応用｜ナレッジマネジメントをするのに役立つ知識 以下では、ナレッジマネジメントを実施していくうえで、役立つ考え方やナレッジモデルを紹介します。ナレッジとは、知識を言語化してほかのメンバーに共有していくことが前提の情報なので、担当者の方は押さえておきましょう。 ナレッジマネジメントに必要な「暗黙知」と「形式知」とは 以下では、ナレッジマネジメントに必要な2つの概念である「暗黙知」と「形式知」について解説します。 暗黙知とは 「暗黙知」とは、経験的に知っていても言葉では表すのが難しい知識のことです。 暗黙知は主観的で伝えづらいため、共有されなければ個人に蓄積されたままになってしまいます。たとえば、「長年の勘」や「コツ」などが当てはまります。 形式知とは 「形式知」は言葉や図を用いて表された知識です。形式知をまとめたものとして代表的なのが「マニュアル」です。 勤続年数が長い社員の経験や考え方（暗黙知）を文章化（形式知）して共有すれば、業務の質の均一化や教育コストの削減が行えます。 このような特徴を踏まえ、ナレッジマネジメントでは個人の主観的な「暗黙知」を、より共有しやすい客観的な「形式知」に変換して社内で活用する必要があるのです。 SECIモデルを活用したナレッジマネジメント 以下では、SECIモデルを活用したナレッジマネジメントをご紹介します。 SECIモデルの活用により、ナレッジを積極的に蓄積し活用するフローを簡単に構築できます。また、SECIモデルのサイクルは、以下の図のように行います。 引用:ナレッジマネジメントのフレームワーク「SECIモデル」 SECIモデルでは、暗黙知から形式知への変換プロセスを「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」の4つの要素に分解し、サイクルを回します。 共同化（Socialization） 暗黙知は体験が必要なので、まずは「共同化」で経験を共有します。共同化は暗黙知から暗黙知への変換プロセスと言えます。 表出化（Externalization） 次に、共同化によって得た暗黙知を「表出化」によって文章化・図式化などの共有しやすい形にします。業務から得た気づきを文章化して報告する日報などが表出化に該当し、暗黙知から形式知への変換プロセスと言えます。 連結化（Combination） 表出化で得た形式知をほかの形式知と組み合わせて新たな形式知を生み出すのが「連結化」です。連結化は形式知から形式知への変換プロセスです。形式知同士を組み合わせることで、体系的で総合的なナレッジを作り上げられます。 内面化（Internalization） 連結化で得られた形式知を体験に落とし込んで暗黙知にするのが「内面化」です。内面化は形式知から暗黙知への変換プロセスであり、暗黙知がチーム全体の知的財産として活用されたと言えます。 以上4つのステップを踏むことで、ナレッジマネジメントのために社内にナレッジを蓄積する準備ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ビジネスシーンにおけるナレッジのまとめ これまで、ビジネスシーンにおけるナレッジの意味から、正しく社内にナレッジを浸透させるマネジメント手法までご紹介しました。 企業に付加価値を生む経験や知識を指す”ナレッジ”は、暗黙知から形式知へと変化させ活用しなければなりません。そこで、「SECIサイクル」に代表されるナレッジマネジメントを実施することで、属人化を防止できます。 また、ナレッジマネジメントでは、情報共有ツールを使うと手間なくナレッジ管理ができます。ただし、ツールを選ぶ際には、さまざまな立場の社員から多くのナレッジが共有されるように、ITリテラシーを問わず誰でも使いやすいものを選びましょう。 したがって、社員の頭のなかや、PC(メールやチャット)のなかにあるナレッジを蓄積でき、超高精度の「検索機能」が備わったツール『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で社内におけるナレッジ共有の方法を確立し、業務の無駄を削減しましょう。 [articlebanner] ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介 【徹底解説】ナレッジ共有とは？成功につなげる方法やコツを紹介！ 【簡単】ナレッジデータベースとは？作り方やおすすめのツールも紹介 ナレッジマネジメントシステム4選！成功事例も紹介

社内のナレッジを正しく蓄積すれば、教育の負担が軽減したり、業務のばらつきを防げたりとさまざまな効果が得られます。また、ナレッジは蓄積だけでなく、常に最新の状態で従業員に共有されることも大切です。 とはいえ、「業務に活かすためのナレッジを、蓄積する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジを蓄積する理由や効果的な方法を中心にご紹介します。 常に最新のナレッジを蓄積・管理できる方法を知りたい 簡単にナレッジの蓄積ができるツールを見つけたい ナレッジを活用して社内業務を円滑に行えるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、ナレッジを正しく蓄積する方法が分かり、業務の負担を軽減できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジとは1.1 社内ナレッジとは1.2 ナレッジとノウハウの違い2 社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由2.1 （1）業務の属人化を防ぐ2.2 （2）業務効率化につながる2.3 （3）教育コストを削減できる3 ナレッジの蓄積に効果的な方法3選3.1 方法1｜ドキュメントに残して保管をする3.2 方法2｜社内wiki・マニュアルを作成する3.3 方法3｜ナレッジ管理ツールを活用する4 【必見】社内ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール4.1 大手～中堅企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」5 社内ナレッジのまとめ方6 ナレッジをITツールに蓄積する5つのメリット6.1 （1）最新の情報を常に共有できる6.2 （2）社内ナレッジを一元管理できる6.3 （3）必要なナレッジがすぐ見つかる6.4 （4）アクセス権限を設定できる6.5 （5）引き継ぎがスムーズになる7 社内のナレッジ共有が失敗する原因と解決策7.1 原因1　ナレッジを蓄積する方法が浸透していない7.2 原因2　ナレッジの利用が少ない7.3 原因3　必要なナレッジが見つからない8 ナレッジ蓄積にエクセルが不向きな理由9 おすすめのナレッジ管理ツール一覧10 社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ ナレッジとは ナレッジとは「知識」「知見」といった意味の「knowledge」からきた和製英語です。 以下では、ビジネスにおける社内ナレッジの意味や、類義語との違いを説明します。 社内ナレッジとは ビジネスにおける社内ナレッジとは、企業にとって有益な”知識”を指します。 社内ナレッジは、企業内で蓄積された経験や情報のことで、共有すれば組織全体のパフォーマンス向上につながります。たとえば、過去のプロジェクトや業務での成功・失敗から得た教訓を次の担当者が把握できれば、最適かつスムーズな対応が実現します。 そのため、業務に迅速に対応するには、社内ナレッジの適切に整理と共有が不可欠なのです。 ナレッジとノウハウの違い ナレッジの類義語に「ノウハウ（知恵）」がありますが、ノウハウはナレッジをもとに行動し、その経験から得られた”情報”を指します。つまり、ナレッジはノウハウを習得するための要素です。また、ナレッジには以下のような関連用語があります。 ナレッジマネジメント ナレッジを共有し、組織の生産性向上や企業の価値を高めること。 ナレッジベース ナレッジをデータベースに保存し、すぐに確認できるようにしたもの。 ナレッジワーカー ナレッジを活用し、新たな価値やアイデアを提供する労働者。 上記の内容を正しく理解し、メンバー間で認識の齟齬が起きないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由 以下では、社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由を解説します。ナレッジ蓄積の習慣を会社全体に展開させたい方は必見です。 （1）業務の属人化を防ぐ 1つ目は、業務の属人化を防ぐことです。 ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は、個々の社員が所有する状況になってしまいます。貴重なナレッジを業務に活かすには、業務の属人化を防がなければなりません。 そのため、チーム全員のナレッジが社内に蓄積される仕組みが必要です。異動・退職メンバーが発生したとしても、後任がナレッジを活用すれば、業務が滞る心配もなくなります。 （2）業務効率化につながる 2つ目に、社内でナレッジを蓄積すると、業務効率化につながります。 ナレッジを蓄積しておけば、分からない部分を逐一担当者に質問する手間が省けるので、同じ作業をする場合、短時間で完了できます。また、ベテラン社員の知識を活用すれば、業務全体の質がアップするメリットもあります。 したがって、非効率な業務を改善するためにも、ナレッジを蓄積できる環境をすぐに整えなければなりません。 （3）教育コストを削減できる 3つ目に、ナレッジを蓄積すれば、教育コストを削減できます。 ナレッジを蓄積していれば、新入社員や中途社員でも、すぐに業務のコツや手順が分かります。また、一度マニュアルを作成すれば、微細な修正のみで運用を続けられるため、無駄な教育コストがかかりません。 したがって、ナレッジを蓄積すると、教育コストが大幅に解消されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジの蓄積に効果的な方法3選 ここでは、ナレッジの蓄積に効果的な方法を3つご紹介します。ナレッジを適切に活用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。 方法1｜ドキュメントに残して保管をする まずは、ナレッジをドキュメントに残して保管する方法があります。 手書きのメモやWord、Excelといったドキュメントは、直感的に情報を記載できるので、誰でも簡単にナレッジを残せます。また、業務ごとにナレッジを振り分けてファイリングすれば、情報が混ざるリスクも軽減されるのです。 ただし、アナログな管理方法なため、目的のナレッジを探すのに時間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりするデメリットがある点に注意が必要です。 方法2｜社内wiki・マニュアルを作成する 次に、社内でナレッジを蓄積するために、社内wikiやマニュアルを作成する方法です。 社内wikiは企業内のナレッジを一元管理したもので、ツールを使って作るとWordやExcelよりも情報のまとめや更新が容易になります。また、マニュアルは一度作成すれば長期間の運用ができるので、教育コストの軽減にもつながるのです。 ただし、適切に情報を更新しないと古くなってしまい、実態に合わなくなってしまうので、定期的な見直しが必要です。 方法3｜ナレッジ管理ツールを活用する 最後に、ナレッジ管理ツールを活用する方法があります。 ナレッジ管理ツールはナレッジ蓄積に特化しているので、記載・運用方法を工夫せずとも簡単に情報を残せます。また、複数人で同時にナレッジを確かめられるので、共有に無駄な時間がかかりません。 ただし、ナレッジが増えてくると情報が埋もれて必要な情報にアクセスできなくなりがちです。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のように「高精度の検索機能を備えたツール」を導入して、欲しいナレッジがすぐに見つかる環境を整えるべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】社内ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール 以下では、社内ナレッジの蓄積・管理におすすめなツールをご紹介します。 メモやWord、Excelといったドキュメントを利用して社内ナレッジを蓄積する方法は、個人管理になりやすくナレッジ共有につながりません。そこで、情報を簡単に整理できる「ナレッジ管理専用ツール」を導入することで、社内のナレッジを一か所に集約できます。 しかし、検索機能の不十分なツールに情報を蓄積しても、必要なナレッジがなかなか見つかりません。そのため、検索機能が充実したツールを導入して、情報にアクセスしやすく、ナレッジを業務に活用しやすい環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内ナレッジを一元管理でき、必要なタイミングで簡単に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「フォルダ」で多階層管理しつつ、ヒット率100%の「検索機能」を利用すれば、必要なタイミングで必ず目当てのナレッジにアクセスできます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を使えば、上司に質問するように欲しいナレッジを検索できます。 大手～中堅企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内ナレッジのまとめ方 社内ナレッジをまとめるときは、以下5つの手順を踏みます。 担当者を決定する 担当者を決めなければ、社員は「誰かがやるだろう」という他人任せの考えとなり、結果的に誰も行動しません。そのため、ある程度業務経験を積んだ社員を担当者として任命し、社内ナレッジの蓄積を始めましょう。 ルール・目的を明確にする 共有するナレッジの種類や盛り込むべき内容など、ルールを明確にしておくことで、社員も自身のナレッジを共有しやすくなります。また、ナレッジをまとめる目的を明確化し、社内で周知すれば、ナレッジの共有が有意義なものであると社員の理解が得やすくなります。 必要な情報を収集する 社内メンバーにナレッジ・ノウハウのまとめを依頼します。ナレッジ共有の習慣がない企業は、担当者が現場メンバーにヒアリングして情報をナレッジ化しましょう。 フォーマットに沿って文書化する 後から見て役立つナレッジにするには「ナレッジにまとめる背景」「詳細」「注意点・失敗事例」といった情報が欠かせません。そのため、ナレッジに必要な項目はフォーマット化し、項目に沿って文書にまとめましょう。 集めた情報を分類する 収集した情報は、社員が簡単にアクセスできるようにテーマやカテゴリーごとに分類します。蓄積するナレッジは日々増えていくため、分かりやすく、一貫性のある分類を心がけましょう。 積極的にナレッジが共有・活用される環境を作るには、上記のようにナレッジをまとめるだけでなく、ナレッジ共有が当たり前の環境であると社員に認識させることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジをITツールに蓄積する5つのメリット 以下では、ナレッジをITツールにためるメリットを5つご紹介します。これまで紙やWordなど、アナログな方法でナレッジを蓄積していた方は必見です。 （1）最新の情報を常に共有できる 1つ目は、常に最新の情報を共有できるメリットです。 たとえば、紙や口頭でナレッジを蓄積・共有している場合、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にわざわざメールで連絡したりする手間がかかります。 一方、ツールを利用すれば、書いた内容がすぐに社内に反映されるので、常に最新の情報を保てます。そのため、社員は正確なナレッジを社内で共有できるのです。 （2）社内ナレッジを一元管理できる 2つ目に、社内のナレッジを一元管理できるメリットがあります。 アナログな方法では、ナレッジがさまざまな場所に散在してしまいがちです。紙の書類、メール、個々のPCのファイルなど、情報が分散すると情報を探し出すのに時間がかかり、共有や更新も困難になります。 一方、ITツールを利用することで、ナレッジを一元管理することが可能になります。すべての情報が一つのプラットフォームに集約されるため、情報の整理が簡単になり、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。 （3）必要なナレッジがすぐ見つかる 3つ目のメリットとして、必要なナレッジがすぐ見つかる点が挙げられます。 紙でナレッジを管理していると書類が入り乱れるうえ、WordやExcelはファイルを開かなければ内容を確かめられません。しかし、ナレッジ管理ツールではカテゴリごとに情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。 また、ほとんどのツールに検索機能が備わっているため、キーワードを入力するだけで情報にアクセスできます。 （4）アクセス権限を設定できる 4つ目に、アクセス権限を設定できるメリットがあります。 たとえばスプレッドシートの場合、ファイルを共有した相手にはすべてのシートが見えてしまうので、機密情報を書くときには注意しなければなりません。そこで、アクセス権限を設定できるナレッジツールを使うと、関連するメンバーだけが必要な情報にアクセスできるようにし、情報漏えいや不適切な情報の取り扱いを防ぐことができます。 そのため、部署数が多い企業や取り組むプロジェクトが多数ある場合は、ナレッジをITツールでためるべきなのです。 （5）引き継ぎがスムーズになる 5つ目は、ツールを使えば引き継ぎがスムーズになるメリットです。 後任への引き継ぎで、ナレッジを口頭で伝えていると抜け漏れが発生するので、あとから振り返れるように情報を共有する必要があります。また、ファイルを使った引き継ぎの場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を逐一伝えなければなりません。 しかし、ツールでナレッジを蓄積していれば、ナレッジが一か所に集約されているので、引き継ぎ工数を削減できます。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内のナレッジ共有が失敗する原因と解決策 以下では、ナレッジの共有が失敗する原因とそれに対する解決策を説明します。ナレッジの共有を絶対に成功させたい方は必見です。 原因1　ナレッジを蓄積する方法が浸透していない そもそもナレッジをどのように蓄積するのかを知らないがゆえに、ナレッジの共有がうまくいかないケースがあります。 解決策としては以下の4つが挙げられます。 社員教育を通して、ナレッジを蓄積する方法を伝授する ナレッジを蓄積しやすいツールを導入する 管理者が積極的にナレッジを共有する ナレッジを書いて欲しい人に直接的な声掛けを行う このように、ナレッジを蓄積する方法を流布させ、蓄積を促していくことが効果的です。しかし、ナレッジの蓄積方法が複雑だと、社員がやらなくなってしまうため、「ナレカン」「ナレカン」のような誰でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールを導入しましょう。 原因2　ナレッジの利用が少ない ナレッジの蓄積が進んでいるにもかかわらず、利用する習慣がない場合があります。 解決策として、以下の3つがあります。 社内ミーティングなどでナレッジの存在を広める 新しい業務を始める際にナレッジを確認することを義務化する 質疑応答が可能なナレッジ管理ツールを導入し、使用を促す このように、ナレッジを利用したくなるようなツールの導入やナレッジの確認を規則化することが有効です。ナレッジの利用を普及させて、仕事を効率化していきましょう。 原因3　必要なナレッジが見つからない 必要なタイミングで欲しいナレッジが見つからないというのもナレッジ共有が失敗する原因の一つです。 解決策として以下の3つがあります。 検索機能の精度が良いITツールを導入する 分野別にフォルダで整理する ナレッジに書く内容を見やすいようにテンプレート化する このように、紙媒体でナレッジを管理するのではなく、デジタル媒体でナレッジの管理をすれば、必要なナレッジが見つからないという悩みを解消できます。ITツールを選ぶ際には、検索機能の精度や整理しやすさも重要なチェックポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ蓄積にエクセルが不向きな理由 エクセルはナレッジ専用ツールではないため、ナレッジの蓄積には不向きと言えます。具体的には以下のような理由があります。 文章や画像を整理しにくい エクセルは数値や表などのデータを整理するには便利ですが、文章や画像がメインであるナレッジを蓄積することには向いていません。 共有・更新に手間がかかる ナレッジの共有や更新の際に手間がかかるため、チーム全体での活用には限界があります。 セキュリティ面が不安 細かいアクセス権の設定もできないため個人情報や機密情報を取り扱うことも難しいです。 以上のような理由から、ナレッジの管理・蓄積にはエクセルではなく、専用のツールを使用するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request おすすめのナレッジ管理ツール一覧 ナレッジ蓄積に役立つツールは以下のタイプに分類できます。各タイプの機能や注意点を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。 タイプ名 特徴 注意点 チャットタイプ リアルタイムで情報を共有でき、チーム内でのコミュニケーションが活発に行える。 話題ごとにスレッドを作成し、関連情報を整理できる。 チャットの流れが速く、重要な情報が埋もれる可能性がある。 チャット形式なので、ナレッジが体系的に整理されていない。 ファイル管理タイプ フォルダ構造で情報を整理し、分かりやすく保存できる。 インターネット接続がなくても、ローカルに保存されたファイルであればアクセス可能。 ナレッジの閲覧や編集をするとき、逐一ファイルを探して開く手間がかかる。 ファイルへのアクセス権限など、セキュリティ管理が必要。 情報共有タイプ 強力な検索機能やタグ付け、フィルタリングで情報を迅速に見つけられる。 複数のユーザーが同時に情報を編集したり、コメントを追加したりできる。 多機能なツールは操作が複雑で、ツールの導入や操作に関する学習コストがかかる。 最新の情報を維持するため、定期的な更新やレビューが必要。 したがって、ナレッジを確実に蓄積しながら活用するには「ナレッジを蓄積しやすく、必要なタイミングで即アクセスできるか」を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ これまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。 ナレッジを蓄積すれば、業務の属人化が防げたり、教育コストを削減できたりするメリットがあります。また、ナレッジの蓄積方法としては、情報を一元管理できる「ナレッジ共有ツール」を使うべきです。 ただし、蓄積した情報が増えてくると、必要なタイミングで迅速にアクセスできなくなり、業務での活用が難しくなります。そのため、簡単に蓄積できるだけでなく、「必要なタイミングでナレッジに即アクセスできるツール」を選ぶべきです。 結論、自社が導入すべきナレッジ管理ツールは、簡単にナレッジを一元管理でき、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」にナレッジを蓄積して作業負担を減らしながら、業務効率化を図りましょう。

業務を通して個人が得たナレッジは、社内に共有することで貴重な「情報資産」となります。また、ナレッジが社内に浸透すれば業務の効率化につながり、社員一人ひとりの”業務パフォーマンス”や”組織全体の生産性の向上”が期待できるのです。 しかし、「ナレッジを効果的に共有する方法が分からない」「すでに取り組んでいるが効果がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジの共有がうまくいかない原因から効果的な共有方法、メリットを中心にご紹介します。 簡単にナレッジを共有して業務を効率化したい 社内のナレッジを蓄積したいが、場所がなくて困っている ナレッジを共有するのに、最適なツールを教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な共有方法が分かり、業務スキルの底上げに役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは2 ナレッジ共有が注目される背景3 ナレッジ共有が難しいと言われる4つの原因3.1 （1）情報が分散して見つからない3.2 （2）情報が更新されない3.3 （3）モチベーションの維持が難しい3.4 （4）Excelで管理している4 社内のナレッジ共有に最適な方法とは5 【必見】最も簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツール5.1 シェアしたナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6 社内でのナレッジ共有を成功につなげるコツ3選6.1 （1）共有環境を整える6.2 （2）暗黙知を形式知に変換する6.3 （3）ナレッジ共有の意義を伝える7 ナレッジ共有にツールを導入した事例8 ナレッジを共有するメリットとは8.1 （1）成功事例が蓄積できる8.2 （2）教育コストを削減できる8.3 （3）知識・ノウハウの属人化を防ぐ8.4 （4）業務スキルを底上げできる9 ナレッジ共有の方法まとめ ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは、ビジネスで必要な知識・経験から得た情報を社内で共有することです。 業務を通して得た知識をチーム間で共有することで、効率的に個々人の能力向上につながるため、企業にとって共有は欠かせません。 また、このようなナレッジ共有を行う文化は「ナレッジシェアリング」とも呼ばれています。従業員のエンゲージメント（企業へ貢献しようとする思い）を高め、チームとして協働する企業文化を築くのに役立つのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有が注目される背景 ナレッジ共有が注目される背景には、働き方の変化があります。 近年の雇用情勢の変化によって、豊富な知識や経験を持つ社員の流動性が高まっています。そのため、知識を社内に蓄積し情報資産として管理する必要性がでてきたのです。 また、コロナ禍をきっかけにテレワークが推奨されたことで、社員同士による情報共有の場が減少したことも、ナレッジ共有の仕組みを整えなければならない要因であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有が難しいと言われる4つの原因 以下では、ナレッジ共有が難しいと言われている4つの原因について解説します。失敗には複数のパターンがあるため、自社の失敗原因を把握することが重要です。 （1）情報が分散して見つからない 1つ目の原因は、情報が分散して見つからないことです。 共有した知識の格納場所が分散していると「情報があちこちに散らばっている」「必要な情報を探し出せない」という状態が起こりやすくなるのです。 とくに、知識やスキルをチャットツール、掲示板、ドキュメントファイルなど複数の場所で管理していると失敗しやすくなります。場所の混乱を防ぎ、知識が共有・活用されるようにするためには、情報を格納する場所は1か所に絞りましょう。 （2）情報が更新されない 2つ目の原因は、情報が更新されないことです。 知識を共有するプロセスまでは上手くいっても、古くなった情報が更新されず誰にも使われなくなっている状況では意味がありません。とくに、情報の修正・補足に手間がかかる紙やExcelでの管理において起こりやすい代表的な失敗です。 情報を気軽に更新でき、かつ変更箇所が自動で保存されるツールを利用すればストレスがないので、積極的に情報更新する習慣が身に付きます。 （3）モチベーションの維持が難しい 3つ目の原因は、モチベーションの維持が困難なことです。 ナレッジ共有のためのツールや制度を導入しても、社員が自発的に情報を蓄積しなければ活用できません。そこで、気軽にナレッジを書き込める仕組みを整えたり、情報を提供した社員を適切に評価したりして、社員のモチベーションを維持する必要があります。 また、ナレッジに対するリアクションやコメント機能で社員同士のコミュニケーションを増やし、ナレッジを共有しやすい環境をつくりましょう。 （4）Excelで管理している 4つ目の原因は、Excelで管理・蓄積していることです。 Excelは、計算向けのソフトなので、文章の多いナレッジの管理には不向きかつスマホでは確認しづらいです。また、メールやチャットで共有しなければならなかったり、権限を細かく設定できないので大人数で使用すると混乱してしまいます。 そこで、昨今では、ナレッジ管理にはExcelではなく、社内のナレッジを一元管理でき、必要な情報に即アクセスできる、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを利用する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内のナレッジ共有に最適な方法とは 社内のナレッジ共有には、「ナレッジ管理専用ツール」の導入が最適です。 さまざまな機能を利用できるITツールは便利である一方で、ナレッジ共有に特化していないため、「運用のしづらさ」が問題となる恐れがあるからです。 たとえば、「情報共有機能」や「タスク管理機能」など、さまざまな機能が搭載されたITツールでは、機能を工夫しながら運用しなければなりません。つまり、社内に浸透させるのに時間がかかったり、利用の難しさから活用されなくなったりする可能性が高まります。 一方で、「ナレッジ管理専用ツール」であれば、ナレッジ管理に必要な機能だけが過不足なく揃っているため、「運用のしづらさ」に困ることなく、簡単に活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】最も簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツール 以下では、簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツールをご紹介します。 社内でナレッジ共有を成功させるには「情報が分散している」「情報が更新されない」といった問題を解消する必要があります。そこで、ITツールを導入すれば、利用する従業員数や、管理する情報量が多くても、Excelよりも簡単にナレッジを蓄積できます。 また、さまざまな機能が搭載されたITツールは、必要な機能を組み合わせて運用する必要があるため、社内に浸透させるのに時間がかかる恐れがあります。したがって「必要な機能に過不足のないナレッジ管理専用のツール」を選ぶべきです。 結論、社内のナレッジ共有には、社内に散らばった情報を一元管理でき、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に個人の持つ知識やスキルに関する情報を記入すると、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、多階層な「フォルダ」で適切に分類しつつ、ヒット率100%の「超高性能検索」を利用すれば、目当てのナレッジが見つからない心配もありません。 シェアしたナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内でのナレッジ共有を成功につなげるコツ3選 ここからは、社内でナレッジを共有する方法について解説します。以下の3ステップを実践すれば効果的にナレッジの共有ができるため、確実に把握しておきましょう。 （1）共有環境を整える ナレッジ共有を成功させるためには、まず共有環境を整えることが重要です。 適切な共有環境でないとナレッジが散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけることができなくなります。たとえばExcelなどのファイルで管理すると、個人が情報を保有することになり、更新や共有に手間がかかります。 そのため、社内のナレッジを一元管理でき、必要なタイミングでアクセスできる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入し、共有環境を整えましょう。 （2）暗黙知を形式知に変換する 次に、暗黙知を形式知に変換する必要があります。 個人の知識やノウハウである「暗黙知」は言語化されていないので共有が難しく、「形式知」という文章化・図式化された要素に変換する必要があります。 たとえば、紙やExcelに暗黙知を書き出したり、メモに残したりする方法があります。ただし、形式知化を個人に任せると、スキル共有のサイクルが滞る可能性があるため「誰が、どれほどの頻度で実施するのか」についてルールを定めましょう。 （3）ナレッジ共有の意義を伝える 最後に、ナレッジ共有の意義を社内の全員に伝えることが重要です。 メンバーがナレッジ共有の重要性を理解していないと、ナレッジは更新されず使われない情報が蓄積されていきます。したがって、たとえばナレッジ共有が業務効率を向上させることを具体的なデータや成功事例を使って説明し、共有を促しましょう。 また、定期的なミーティングでナレッジ共有の効果を振り返り、共有のメリットを再確認することも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有にツールを導入した事例 ここでは、実際にナレッジ共有にITツールを導入した事例を紹介します。他社の成功事例を把握して、自社のナレッジ共有を成功させるためのヒントを得ましょう。 引用：株式会社フルスピードのホームページ 株式会社フルスピードでは、情報の蓄積・共有が出来ていないという課題がありました。「メールでの情報共有」や「ナレッジサイトの制作」など様々な方法でナレッジの共有・蓄積を試したものの、うまく運営できずナレッジ管理が浸透していなかったのです。 そこで、情報共有ツールを導入して、メモや質問を共有できる仕組みをつくりました。また、共有会や勉強会を実施して、共有した内容を振り返るようにしました。 その結果、他部署の業務状況を把握できるようになり、事業間・部署間のナレッジ共有が実現しました。 参考：導入事例：株式会社フルスピード- Qast 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジを共有するメリットとは 以下では、ナレッジを共有するメリットをご紹介します。ナレッジの共有が上手くいっていない場合は、以下のメリットを社員が正しく理解できているか確認しましょう。 （1）成功事例が蓄積できる 1つ目のメリットは、成功事例が蓄積できることです。 ナレッジの共有を行えば、社内のさまざまなプロジェクトでの経験を事例として蓄積できます。また、ナレッジを共有すると経験豊富な社員やスキルの高い社員の暗黙知となっていた「勝ちパターン」に近い状況を、全員が再現できるようになります。 このように、業務に関する知識を蓄積し共有することで、プロジェクトにおける失敗を減らせたり、業務スピードを向上させられたりする効果があります。 （2）教育コストを削減できる 2つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。 ナレッジ共有のシステムを確立させておくと、業務を進めるうえでのコツや効率化の方法などがマニュアルとして一か所に集まるため、ベテラン社員が不在でも業務が滞る心配がありません。結果的に、教育にかかる負担や時間を削減できるのです。 また、部下が上司に質問する頻度も減り、上司が自身の業務に時間を割けるようになるメリットもあります。 （3）知識・ノウハウの属人化を防ぐ 3つ目のメリットは、知識の属人化を防げることです。 たとえば、ベテラン社員の知識が部下に共有されなければ、業務負荷や業務クオリティが均一になりません。また、高いスキルを持つ社員の退職は、人材だけでなく情報資産である知識やスキルも失ってしまうことを意味しています。 そこで、ITツールを用いて「暗黙知を形式知へ変換してスムーズに共有する仕組み」を構築しておけば、ノウハウが社員に浸透し、結果として業務品質の質が均一化できます。 （4）業務スキルを底上げできる 4つ目のメリットは、業務スキルを底上げできることです。 知識を適切に共有することで能力の高い社員の取り組み方を再現できるため、社内の業務スキルの平均値が高まります。ただし、社会情勢の変化などで「勝ちパターン」は変化していくため、必要に応じて更新していかなければなりません。 たとえば、「記事」に書き込んだ内容を下書き保存しつつ、手動で公開するタイミングをコントロールできる「ナレカン」「ナレカン」であれば、スムーズに情報を更新していけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有の方法まとめ ここまで、ナレッジ共有の方法やメリットを中心にご紹介しました。 個人が持つナレッジを適切に共有すると、過去の情報を参照するだけで業務を効率よく進められるようになります。結果として、教育コストが削減されたり、業務負担の偏りが解消されたりして、社内の業務が円滑に進むのです。 しかし、情報が分散している場合には、どこに情報が保存されているか分からず、情報を有効活用できません。したがって、ナレッジ共有による効果を最大限に発揮するためには「情報を適切に分類して管理できるツール」が求められるのです。 結論、誰でも簡単に知識を共有でき、必要なタイミングで情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、ナレッジ共有や社員の業務スキル向上を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request

社員が個々で持っている有益な知識（ナレッジ）を蓄積し、会社全体で共有すれば、業務クオリティの底上げが期待できます。そこで、ナレッジデータベースを作成しナレッジを適切に管理することで、社員が業務に役立つ情報を簡単に探し出せるのです。 しかし、「ナレッジデータベースを作成して業務負担を軽減したいが、適切な作り方が分からない」「社内にナレッジはあるが、管理する場所がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジデータベースの作り方や誰でも簡単に使えるおすすめのツールを中心に紹介します。 ナレッジの簡単な作成方法を知りたい 社内に散在するナレッジを一箇所に集約できていない ナレッジの管理・共有までできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ナレッジデータベースの簡単な作り方が分かり、社内に有益なナレッジを蓄積できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジデータベース（db）の概要1.1 ナレッジデータベースとは1.2 ナレッジデータベースが注目される背景2 ナレッジデータベース（db）の作り方2.1 作り方1｜ドキュメントを作成する2.2 作り方2｜ツールを活用する3 【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは3.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」4 ナレッジデータベースのツールの種類5 ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント5.1 （1）マルチデバイス対応か5.2 （2）誰でも簡単に使えるか5.3 （3）テンプレートで手間を省けるか5.4 （4）検索性に優れているか6 ナレッジデータベースを作るメリット3選6.1 （1）簡単に情報共有できる6.2 （2）情報のアクセス性を高められる6.3 （3）顧客への対応力が高まる7 ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは7.1 （1）企業内検索システム7.2 （2）FAQシステム8 ナレッジデータベースの作り方まとめ ナレッジデータベース（db）の概要 以下では、ナレッジデータベースの意味や注目される背景について解説します。ナレッジデータベースの目的やメリットを把握し、適切に社内共有できる仕組みを整えましょう。 ナレッジデータベースとは ナレッジデータベースとは、社内の”知識”をデータで蓄積し、探しやすいようにまとめたものです。 類義語に「社内wiki」がありますが、こちらは議事録やマニュアルのような業務情報のまとまりを指します。一方、ナレッジデータベースは、各人が得た経験・知識・技術の集合体を指すため、扱う情報が異なるのです。 つまり、あらゆる知識を一か所に蓄積してナレッジデータベースを作れば、社員が業務に役立つ情報を見つけやすくなります。 ナレッジデータベースが注目される背景 ナレッジデータベースが注目されている背景には、”人材の流動化”や”IT技術の発達”があります。 近年、働き方の多様化によって人材の流動性が高まり、ノウハウを維持・引き継ぐ機会が増えたことで個人が持つ情報を社内で管理する必要が出てきました。また、リモートワークの浸透によって非対面でも情報共有できる仕組みが求められているのです。 そこでIT技術を活用し、社内情報をクラウド上で一元管理する「データベース」の構築が一般的になりました。また、データベースが「企業内検索システム」「FAQシステム」の情報源として活用される事例もあります。 このように、人材の流動化やIT化に伴い、社内情報へのアクセス性や顧客サービスの向上のために、ナレッジデータベースを導入する企業が増えたのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベース（db）の作り方 以下では、ナレッジデータベースの作り方を2つご紹介します。他の業務と並行する場合もあるため、簡単な作り方を選択しましょう。 作り方1｜ドキュメントを作成する まずは、ExcelやGoogleドキュメントを使い、ひとつのオンラインストレージにナレッジを集約する方法です。 ＜Excelでのナレッジデータベースの作り方＞ ＜項目を入力する＞ 新しいExcelファイルを開き、ナレッジを蓄積する上で必要な項目をExcelの1行目（横列）に入力します。 必須項目は業界ごとに異なるので、自社の業務に合った項目を追加しましょう。 ＜体裁を整える＞ 続いて、体裁を整えます。ナレッジを蓄積し全社で共有する場合、誰でも見やすいデザインであることが重要です。 まず、項目が入力されている各列（縦列）の幅を、入力する内容が見切れないように広げます。 幅を広げたい列の右隣の列との間（赤い円で囲ってある場所）にカーソルを当て、クリックしながら横にドラッグすることで、列の幅を引き延ばすことができます。 次に罫線を追加します。 罫線を引きたい範囲を選択し、「ホーム」→「罫線」→「格子」の順に操作すると、選択した範囲に格子状の罫線が引かれます。 ＜ナレッジを入力する＞ 次に、情報を入力してナレッジを蓄積していきます。記入する際は、社内で共有されることを想定して、誰でも分かりやすい内容・表現を意識しましょう。 ＜Googleドキュメントでのナレッジデータベースの作り方＞ ＜表を挿入する＞ 画面左上から[挿入]＞[表]を選択して、表を挿入します。 ＜項目を入力する＞ ナレッジを蓄積するために必要な項目を1列目に入力します。必要となる項目は業界・業種ごとに異なるので、自社に合わせた項目を入力しましょう。 ＜体裁を整える＞ 次に、誰でも見やすいように体裁を整えます。各列の幅を調整して、記載した項目が改行されたり、見切れたりしないようにします。 ＜ナレッジを入力する＞ 最後に、ナレッジを入力していきます。一度入力して終わりではなく、業務の変化に合わせて更新しましょう。 以上が、Excel・Googleドキュメントのナレッジデータベース作成手順となります。どちらのツールも誰でも気軽に使える反面、「ファイルを都度開かないと確認できない」「スマホの小さい画面では使いづらい」といったデメリットがある点に注意が必要です。 作り方2｜ツールを活用する 次に、ツールを活用してナレッジデータベースを作る方法があります。 ツールを使うと、テキストベースで入力するだけで簡単にナレッジ化できます。また、検索機能が優れているので、必要な情報へすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。 たとえば、社内のナレッジを一元管理して超高精度検索できる「ナレカン」「ナレカン」は、蓄積した社内情報の中から素早く目的のナレッジに辿り着くことができるため、データベースの構築から運用まで幅広く役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは 以下では、ナレッジデータベースの構築に最適なツールをご紹介します。 Excelでナレッジデータベースを管理する方法もありますが、ファイル管理が煩雑になったり、共有に手間がかかったりする恐れがあります。そのため、スムーズな情報の共有・管理に役立つITツールを使ってナレッジデータベースは構築するべきです。 しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたデータベースの中から必要なナレッジをなかなか見つけられません。また、現場社員は欲しい情報がすぐに見つからないデータベース上で、自身のナレッジを進んで共有しようとは思いません。 そのため、「高精度の検索機能を備えたツール」を選択して、必要なナレッジへすぐにたどり着けるデータベースを構築するべきです。結論、自社のナレッジデータベースの構築には、各メンバーの頭の中にあるノウハウを共有でき、誰もが社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」にタイトル・本文を記載するだけで簡単にノウハウを共有でき、メールを使える方ならば迷わず使えます。また、社内ナレッジを”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」で、思い通りに検索することが可能です。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースのツールの種類 ナレッジデータベースを構築するツールにはいくつかの種類があります。以下では4つの種類を紹介します。 ナレッジ管理特化型 ナレッジ管理に特化した機能を備えたツールです。ナレッジをノートや記事にまとめたり、フォルダや検索機能で知りたい情報を確認できたりする機能があれば、ITに不慣れでも簡単にナレッジをデータベース化できます。 ヘルプデスク型 質問と回答がセットになったFAQ形式のツールです。社員からの質問とその回答を蓄積してデータベース化すれば、同じ質問が繰り返されることが減ります。 グループウェア型 チャットやメールなどのコミュニケーション機能を備えたツールです。ナレッジの蓄積だけではなく、進捗状況の報告など情報共有に役立ちます。 データマイニングツール型 情報の蓄積だけではなく、AIを活用したデータ分析が可能なツールです。「ビッグデータツール」とも呼ばれ、既存のナレッジから、新たなナレッジを生み出すこともできます。 上記のようにいくつか種類がありますが、多機能なツールを選択しても、すべての機能を使いこなすことは難しいため、ナレッジ特化型のツールを選ぶべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント ここでは、ナレッジデータベースを作るポイントを4つご紹介します。ポイントを押さえて「データベースを構築しても活用されない事態」を防ぎましょう。 （1）マルチデバイス対応か 1つ目のポイントは、マルチデバイス対応かです。 ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、PCだけでなく、スマホやタブレットから情報の確認や更新ができないと、出張先でリアルタイムで情報を共有できず不便です。 また、スマホから操作ができても仕様が変わって見づらかったり、PCで更新した情報がすぐにスマホに反映されなかったりするツールでは業務の抜け漏れが発生しやすいです。 そこで、マルチデバイス対応のツールでナレッジデータベースを構築すれば、情報をすぐに確認・更新できるため、業務の抜け漏れを防げます。 （2）誰でも簡単に使えるか 2つ目のポイントは、誰でも簡単に使えるかです。 ITが苦手な社員が多い職場に多機能なツールを導入しても、社員が使いこなせずツールが活用されなくなります。そのため、全社員がすぐに活用できる「使いやすいツール」を選定すべきです。 たとえば、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ナレッジ管理に特化したツールを活用すれば、教育コストをかけることなく誰でも情報を残せます。その結果、新しくツールを導入しても、ナレッジデータベースの運用も上手くいくのです。 （3）テンプレートで手間を省けるか 3つ目のポイントは、テンプレートで手間を省けるかです。 個人のノウハウや案件ごとの記録の書き方にバラつきがあると、他の社員にとって読みづらいです。そのうえ、社員によって書く項目が異なれば、情報の抜け漏れが起きやすくなります。 そこで、残すべき項目をあらかじめ記載したテンプレートを使えば、工数を削減し体裁を整えたうえで、必要な情報を確実に残せるのです。 （4）検索性に優れているか 4つ目のポイントは、検索性に優れているかです。 ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、目的の情報がどこにあるのか分からなければ次第に活用されなくなります。そのため、ナレッジデータベースの効果を最大化するには、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすべきです。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようにAI検索機能が備わっているツールなら、社員の検索スキルに依存せずに目的の情報に辿り着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースを作るメリット3選 以下では、ナレッジデータベースを作るメリット3選を紹介します。これまでナレッジ管理を個人に委ねていた担当者の方は必見です。 （1）簡単に情報共有できる 1つ目のメリットは、ナレッジを簡単に共有できることです。 ナレッジデータベースを作成すれば、そこに社内の知識や情報が集約されます。このように、ナレッジデータベースで情報を管理・共有することで、メンバーが退職や異動するときでも、後任のメンバーへナレッジをスムーズに引き継げるのです。 その結果、業務クオリティを一定に保つことができるほか、情報のブラックボックス化を防ぐことにもつながります。 （2）情報のアクセス性を高められる 2つ目のメリットは、情報へのアクセス性を高められることです。 ナレッジデータベースを構築すれば、社内に存在する様々なデータや資料を、保管場所を意識することなく横断的に検索できるようになります。 たとえば、業務のノウハウに乏しい新人でも、蓄積されたナレッジを活用しながら業務を進めることで担当者に逐一質問する手間が省けます。さらに、データの最終更新者を確認することで誰がその情報に詳しいかも分かるのです。 また、「ヒット率100%」の超高精度検索を実現する「ナレカン」「ナレカン」を使うと、全社員がストレスフリーで目的の情報に辿り着けます。 （3）顧客への対応力が高まる 3つ目のメリットとして、顧客への対応力が高まることが挙げられます。 たとえば、ナレッジデータベースに「顧客からの問い合わせ」と「質問の回答」をまとめておくと、トラブルが起きた場合でもすぐに顧客対応できます。また、顧客の問題解決が迅速に実施されることで、顧客満足度が向上するのです。 したがって、ナレッジデータベースで情報管理すれば、顧客との対話や問題解決の対応にムラがなくなり、営業の属人化を防ぎながら全メンバーが良質な対応ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは 以下では、ナレッジデータベースの活用事例と便利機能についてご紹介します。自社でナレッジデータベースを活用する際の参考にしましょう。 （1）企業内検索システム 1つ目の活用事例は「企業内検索システム」です。 企業内検索システムとは、企業内に存在するデータや資料を、保管場所に関係なく横断的に検索できるシステムです。企業内検索システムを導入すると、社内にある膨大なデータから瞬時に欲しい情報を見つけられるので、業務の効率化にもつながります。 とはいえ、情報漏えいの観点から、部署ごとに管理すべきナレッジもあるので、誰でも情報にアクセスできる仕組みが最適とは言い切れません。そこで、必要な情報を簡単に検索できることに加え、閲覧権限が設定できるシステムを使いましょう。 （2）FAQシステム 2つ目の活用事例は「FAQシステム」です。 FAQシステムとは、ユーザーからのよくある質問を掲載し、自己解決を促すものです。企業のホームページで見かける「よくある質問」がこれにあたります。 一般顧客向けに利用されることが多いFAQシステムですが、社内向けに利用すれば、社内での質疑応答に費やす時間を削減できます。そのため、従業員からよく質問される項目を「ナレッジ」として蓄積することで、社員が抱える疑問の自己解決を促すのです。 また、他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”を実現する「ナレカン」「ナレカン」を使えば、社員のニーズ起点のナレッジが集まり、実用性の高いナレッジデータベースを構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 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人材の流動性が高まっている今日では、ノウハウを社内で活用する「ナレッジマネジメント」が大切です。また、システムを使えばより効率よくナレッジを蓄積・共有できます。 しかし、ナレッジマネジメントにはさまざまな手法があるほか、システムの種類も多いので「自社に最適な進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジマネジメントの概要やシステム4選、成功事例を中心に解説します。 システムを使い、ナレッジマネジメントを効率的に進めたい おすすめのナレッジマネジメントシステムを知りたい システムを導入して、社内のノウハウ共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、社内のナレッジを無駄なく活用できるシステムが見つかり、業務負担を解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジマネジメントの概要1.1 ナレッジマネジメントとは1.2 ナレッジマネジメントが必要とされる背景1.3 ナレッジマネジメントの関連用語1.4 暗黙知・形式知とは1.5 SECIモデルとは2 システムでナレッジマネジメントするメリット2選2.1 （1）簡単にナレッジを蓄積できる2.2 （2）時間や場所を問わずにアクセスできる3 ナレッジマネジメントシステムの種類4 おすすめのナレッジマネジメントシステム4選4.1 【ナレカン】AIで社内のナレッジに即アクセスできるツール4.2 【Stock】タスク管理もできるナレッジシステム4.3 【OneDrive】ファイル共有に特化したオンラインストレージ4.4 【Mazrica Sales】営業活動に必要な情報を管理できるツール5 【比較表】おすすめのナレッジマネジメントシステム一覧6 ナレッジマネジメントシステムの選び方6.1 （1）十分なセキュリティが確保できるか6.2 （2）マルチデバイスで使えるか6.3 （3）シンプルで使いやすいか7 ナレッジマネジメントシステムの導入事例3選7.1 （1）機械メーカーの事例7.2 （2）コールセンターの事例7.3 （3）製薬会社の事例8 ナレッジマネジメントの事例やシステムまとめ ナレッジマネジメントの概要 ここでは、ナレッジマネジメントの概要をご紹介します。以下はナレッジマネジメントの基本なので、これからはじめる場合には必見です。 ナレッジマネジメントとは ナレッジマネジメントとは、個人が業務で得たナレッジ（知識やノウハウ）を社内で共有・蓄積し、生産性の向上を図る経営手法です。以下の4つのタイプに分類できます。 経営資本/戦略策定型 ナレッジを多方面から分析して経営戦略に活用する方法です。組織の知識全般を取り扱うため、大量のデータを一か所に集約して横断的に分析できるDWH（データウェアハウス）など、専門のシステムやツールを使います。 顧客知識共有型 問い合わせなどの対応履歴を蓄積・共有して、最適な顧客対応ができるようにする方法です。問い合わせ対応の負担が削減されるのはもちろん、事前準備により、問い合わせから解決までのリードタイムを減らせます。 ベストプラクティス型 チームの優秀な社員のナレッジを共有し、全体の能力向上を図る方法です。ただし、会社が取り入れている評価制度によっては上手く機能しない場合があるため注意しましょう。 専門知識型 チーム内の専門知識をデータベース化し、業務効率化を図る方法です。ベテラン社員と直接連絡を取る回数が減るため、部署内・部署間の連携が円滑になります。 以上のように、ナレッジマネジメントはタイプによってメリットが異なるため、チームに最適な方法を実践しましょう。 ナレッジマネジメントが必要とされる背景 ナレッジマネジメントが必要とされる背景としては、雇用制度の変化とIT化・デジタル化の浸透があります。以下ではそれぞれを詳細に解説します。 雇用制度の変化 雇用制度は「終身雇用制度の崩壊」と「テレワークの普及」によって変化しました。 ＜終身雇用制度の崩壊＞ 終身雇用制度の崩壊により人材の流動性が高まったことで、ナレッジの属人化が問題視されはじめました。その結果、ナレッジを共有・活用する「ナレッジマネジメント」が注目されるようになったのです。 ＜テレワークの普及＞ テレワークでは職場以外の場所で仕事をするので、情報共有はすべてオンライン上で行われます。そのため、対面よりもナレッジの伝達に時間がかかることも多く、「ナレッジマネジメント」の重要性が注目されるようになったのです。 IT化やデジタル化の浸透 紙やExcelでのナレッジマネジメントには、保管場所の確保や更新の手間など多くの課題があります。 しかし、多種多様なナレッジマネジメントシステムが使えるようになり、作業の効率が大幅にアップしました。その結果、企業がナレッジマネジメントの仕組みを整えやすくなったのです。 ナレッジマネジメントの関連用語 ここでは、ナレッジマネジメントの関連用語をご紹介します。具体的には以下の2つが挙げられます。 ナレッジシェア 個人が業務で得たナレッジを社内で共有することを指します。ナレッジマネジメントの手順のひとつであり、社内のナレッジを活用するうえで不可欠です。 ナレッジマネジメントシステム ナレッジの共有や抽出ができる機能が備わったシステムです。 上記の用語はビジネスシーンで頻繁に使われるため、それぞれの意味を正しく理解しておきましょう。 暗黙知・形式知とは 暗黙知・形式知はナレッジマネジメントの基礎になる要素です。 暗黙知は各人が培ってきた知識やノウハウであり、伝達しない限り全体に伝わらない情報です。一方、形式知は暗黙知を文書やデータなどに変換したものであり「ナレッジの可視化」を指します。 つまり、ナレッジマネジメントでは暗黙知を形式知に変換することが大切なのです。 SECIモデルとは SECIモデルとは、暗黙知から形式知への変換過程を4つのフェーズに分類したものです。具体的には、以下のように「共同化・表出化・連結化・内面化」で成り立っています。 共同化（Socialization） 複数人で業務に取り組み、暗黙知から暗黙知を生み出すプロセスです。暗黙知のまま共有されるため、この段階では形式知に変換されません。 表出化（Externalization） 暗黙知を言語化・図式化して形式知に変換するプロセスです。形式知が生み出されるため、より多くの人にナレッジを共有できるようになります。 連結化（Combination） 表出化で得た形式知をほかの形式知と組み合わせ、新たな形式知を生み出すプロセスです。 内面化（Internalization） 連結化で得た形式知を体験によって暗黙知化するプロセスです。その結果、企業の知的財産にすることができます。 以上のようにSECIモデルサイクルを回せば、継続的に社内にナレッジを蓄積できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request システムでナレッジマネジメントするメリット2選 以下では、システムでナレッジマネジメントするメリットを2つご紹介します。これまで紙やExcelでナレッジを管理していた方は必見です。 （1）簡単にナレッジを蓄積できる ナレッジマネジメントシステムを導入すれば、簡単にナレッジを蓄積できます。 ナレッジマネジメントシステムを使えば、ナレッジを共有するためにわざわざ紙に書き起こしたり、メールで送信したりする手間がかかりません。 すなわち、システムによってナレッジが残しやすくなるだけでなく、共有にかかる時間も大幅に短縮できるのです。 （2）時間や場所を問わずにアクセスできる 次に、時間や場所を問わずにナレッジへアクセスできるメリットもあります。 ナレッジを紙で管理している場合、ナレッジを確認するにはノートを確認するか、人数分コピーして共有しなければなりません。また、Excelではスマートフォンから操作しづらいのでストレスです。 しかし、システムであれば時間や場所を問わずナレッジにアクセスできるため、外回りの多い担当者やテレワーク勤務の社員でも業務をスムーズに進められます。 ナレッジマネジメントシステムの種類 ここでは、ナレッジマネジメントシステムの種類を表形式でご紹介します。以下の内容から自社に最適なシステムの種類を把握しましょう。 システム名 特徴・注意点 ナレッジ共有システム ・ナレッジ共有に特化したシステムで、社内情報の一元管理と共有に役立ちます。 ・ただし、多機能なシステムでは、社内全体に浸透しない可能性があるため注意が必要です。 情報共有システム ・蓄積したあらゆる情報をすぐに共有できるシステムで、円滑な社内コミュニケーションも促せます。 ・ただし、チャットツールのように情報が流れるシステムでは、スムーズにやりとりできないので注意です。 オンラインストレージ ・インターネット上でファイルを管理できるシステムで、リアルタイムで情報を確かめられます。 ・ただし、フォルダの階層が増えると必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 SFA（営業支援システム） CRM（顧客管理システム） ・営業情報や顧客情報の管理に特化したシステムで、取引実績や対応履歴をナレッジとしてデータベース化できます。 ・ただし、多機能なものが多いので非IT企業には不向きです。また、特定の用途にしか使いにくい点にも注意しましょう。 上記のうち、とくに「あらゆるやりとりを残せる情報共有システム」であれば、ナレッジの蓄積・共有を大幅に効率化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request おすすめのナレッジマネジメントシステム4選 以下では、おすすめのナレッジマネジメントシステム4選をご紹介します。 ナレッジマネジメントシステムを選ぶ際には、「社内のあらゆる情報を一元管理できるか」が重要です。たとえば、特定の業種や機能に特化したツールの場合、該当する情報だけしか管理ができず、機能不足になる恐れがあるのです。 また、社内の情報を一元化しても、必要な情報をすぐに見つけ出せなければ、情報を探す手間と時間がかかってしまいます。そのため「あらゆるナレッジを残せて、目的の情報をすぐに探し出せるツール」を選びましょう。 結論、社内のナレッジマネジメントシステムには、あらゆる情報を一元化し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンはマニュアルやノウハウなどの社内のナレッジを「記事」で残し、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、ヒット率100%の「検索機能」や、上司に質問するように探せる「自然言語検索」で、一元化したナレッジの中から目的の情報をすぐに見つけ出せます。 【ナレカン】AIで社内のナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Stock】タスク管理もできるナレッジシステム 「Stock」は、タスク管理機能も搭載されたナレッジシステムです。 「ノート」に記載したナレッジを共有するだけでなく、関連する情報と紐づけてタスク管理ができます。そのため、ナレッジとタスクを別で管理する手間が省けます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } [articlelink button] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【OneDrive】ファイル共有に特化したオンラインストレージ ＜OneDriveの特徴＞ ファイルへのアクセスと編集に特化している ファイルに加えた変更内容は、すべてのデバイスに反映され、オフライン環境でアクセスすることもできます。 ほかのMicrosoftツールと連携できる Microsoft 365 ドキュメントを扱う共同作業がリアルタイムで実行できます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 共有機能 ファイルやフォルダーを共有して、リモートワークやオフィスにいないメンバーとでも共同編集が可能です。 検索機能 キーワードを入力すれば、オンライン上でファイル検索ができます。 ＜OneDriveの注意点＞ 法人向けプランはすべて有料 無料プランは個人利用が想定されており、利用できるクラウドストレージも5GBまでの制限があります。 ファイルの整理が難しい ユーザーからは「どうしてもファイルが多くなりすぎる傾向があるので、簡単に削除できるようなツールがあると良いかもしれません。」との声もあります。（引用：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveの有料プランには、「OneDriveのみの利用プラン」と、他のアプリも含まれた「Microsoft 365のプラン」の2種類があります。 参考：OneDrive公式｜プランと価格 Microsoft365（無料プラン）：0円 OneDrive for Business(Plan 1)：899円/ユーザー/月(～1TB) Microsoft365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月(～1TB) Microsoft365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月(～1TB) Microsoft OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Mazrica Sales】営業活動に必要な情報を管理できるツール ＜Mazrica Salesの特徴＞ 営業活動の情報を管理できる 顧客、案件、行動、名刺などの営業活動におけるさまざまな情報を一元管理できます。 サポートが充実している 専任の担当者がMazrica Salesの運用支援をする手厚いサポートがあります。ただし、専任のサポート（プレミアムサポートプラン）を受けるには有償プランの契約が必要です。 ＜Mazrica Salesの機能・使用感＞ 顧客管理機能 顧客に紐づく案件や行動履歴、企業情報など、顧客に関する情報を集約できます。新規で商談をするときに、過去の商談履歴を確認しやすいと言えます。 レポート機能 売上実績や推移、着地見込みなどがダッシュボード上で数値化されます。また、受注率や進捗率の分析といった営業活動において必要なレポートも標準で搭載されています。 ＜Mazrica Salesの注意点＞ 営業活動以外には特化していない Mazrica Salesは営業活動におけるナレッジの一元管理に特化しているツールです。そのため、営業活動以外の用途には利用しづらい恐れがあります。 ファイル管理に手間がかかる ユーザーの口コミでは「ファイル管理について。PDFデータはプレビュー表示がされるが、Excel、Wordの場合は一度ダウンロードをしないといけないので少々手間。」との意見も見られます。（引用：ITreview） ＜Mazrica Salesの料金体系＞ Starter：27,500円～/月（5人のユーザーを含む） Growth：110,000円～/月（10人のユーザーを含む Enterprise：330,000円～/月（20人のユーザーを含む） Mazrica Salesの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【比較表】おすすめのナレッジマネジメントシステム一覧 以下は、おすすめのナレッジマネジメントシステム4選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 OneDrive Mazrica Sales 特徴 最も簡単にナレッジを管理・共有できるツール ナレッジだけでなくタスクも管理できるツール ファイル共有に特化したオンラインストレージ 営業活動に必要な情報を管理できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 メッセージ機能 【〇】※記事ごとにコメントを残せる 【〇】 【×】 【×】※外部のチャットツールとの連携は可 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 法人向けプランはすべて有料 営業活動以外には特化していない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは899円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは27,500円～/月（5人のユーザーを含む） 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「Mazrica Sales」の詳細はこちら 上記のうち、とくに大人数の企業でツールを導入する場合は「誰でも簡単にツールを利用できるか」を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジマネジメントシステムの選び方 ここでは、ナレッジマネジメントシステムの3つの選び方をご紹介します。以下の点に注意しながら、自社に最適なシステムを選択しましょう。 （1）十分なセキュリティが確保できるか まずは、ナレッジの社外流出を防ぐために、十分なセキュリティが確保できるかを確認しましょう。 ナレッジマネジメントシステムには、オープンソースとして提供されているものやフリー（無料）で利用できるものもあります。しかし、安全性が低いものも多いので、セキュリティの事前確認が必須です。 「十分なセキュリティ」の基準としては、国際セキュリティ資格であるISO27001の取得有無があります。本資格を取得しているシステムであれば、社員の情報が漏洩するリスクも解消されるので安心です。 （2）マルチデバイスで使えるか 次に、マルチデバイスで使えるシステムを選択しましょう。 PCのみに対応しているシステムを導入した場合、ナレッジを確認できる場所が限られるので業務がストップする恐れがあります。しかし、PCだけでなくタブレットやスマホからでも使えるシステムであれば、時間や場所を問わずに情報へアクセスできます。 したがって、出張先や移動中に業務をするケースも考慮し、マルチデバイスに対応したシステムを使うべきなのです。 （3）シンプルで使いやすいか 最後に、シンプルで使いやすいかも確認すべきです。 多機能なシステムを導入した場合、使い方が複雑なため使いこなせず「システムが社内で活用されない」といった事態になりかねません。また、システムが運用されなくなれば再度検討する手間もかかってしまいます。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のように非IT企業の社員でも簡単にナレッジやノウハウが共有できるツールを選ぶと、導入がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジマネジメントシステムの導入事例3選 ここでは、ナレッジマネジメントシステムの導入事例を3選ご紹介します。以下の事例をもとに、自社でシステムを使うイメージを掴みましょう。 （1）機械メーカーの事例 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社（旧富士ゼロックス株式会社）では、最終工程での設計変更による開発期間延長の問題を解決するために「全員設計ルーム」を設けました。 全員設計ルームでは「初期工程から全員がプロダクトに関するコメント・改善案を提出し、設計ポイントに責任を持つ」ことが重視されています。 そして、情報共有システムでコメントを整理し、一部のコメントは有用なノウハウとして「品質確立リスト」に反映させて社内で活用しました。その結果、最終工程での設計変更が起こりづらくなり、問題が解消されたのです。 参考：北陸先端科学技術大学院大学｜ナレッジマネジメントの最新動向 （2）コールセンターの事例 キューアンドエー株式会社は「社内での情報共有の円滑化」を目標に、「社内FAQの導入」を実施しました。 具体的には、コールセンターでのオペレーター間で共有すべきノウハウやナレッジを共有するために、よくある質問（FAQ）を作成しました。また、知りたい情報はFAQで確認することを社内周知したのです。 その結果、コールセンター管理者が対応状況の確認をする時間が、1日当たり約2時間削減されました。 参考：Tayori導入事例｜キューアンドエー株式会社インタビュー （3）製薬会社の事例 エーザイ株式会社は、患者第一主義の考え方のもと「業務時間の1％を患者と一緒に過ごすこと」をスタート地点とし、SECIモデル（個人のナレッジの社内共有を通して、新たな発見を生むこと）に則った取り組みを実践しています。 具体的には、個人が患者と過ごすなかで得た暗黙知を社内に持ち帰り共有・議論します。次に、議論によって明確になった課題の解決策を他部署とともに検討・立案し、現場で実践します。 その後は、現場での実践で得た暗黙知を社内に共有し、議論を深めることでサイクルを回していきます。以上のように、同社ではSECIモデルの実践を通して、患者を重視する自社の理念を体現しているのです 参考：キャリアオーナーシップとはたらく未来コンソーシアム｜エーザイ株式会社インタビュー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジマネジメントの事例やシステムまとめ ここまで、ナレッジマネジメントの概要やシステム、成功事例を中心に解説しました。 ナレッジマネジメントでは、暗黙知を形式知に変換して活用するのが大切です。また、ナレッジの管理を効率化するには「シンプルな情報共有システム」が求められます。 システムの操作が簡単であれば、チーム全員がストレスなくナレッジを蓄積・共有できるほか、使い方をレクチャーする手間もかかりません。 したがって、自社が使うべきシステムは、誰でも簡単に社内のナレッジを共有できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、ナレッジマネジメントを効率よく進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介 【徹底解説】ナレッジ共有とは？成功につなげる方法やコツを紹介！ 【簡単】ナレッジデータベースとは？作り方やおすすめのツールも紹介 ナレッジマネジメントシステム4選！成功事例も紹介

社内Wikiとは、業務に役立つ情報を集積して、誰もが活用できる社内用Wikipediaです。そのため、同じ質問に何回も答えなければいけないという事態をなくすのに役立ちます。 とはいえ、「社内wikiを作成してナレッジ共有したいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内Wikiの作り方やポイントを中心にご紹介します。 社内Wikiを作る場合のポイントを押さえたい 社内Wikiの失敗例を知り、自社で導入するときの参考にしたい 社内Wikiの運用を成功させるのに役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、活用される社内Wikiの作り方が分かり、運用に失敗しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 社内Wikiとは？1.1 社内Wikiを活用するメリット1.2 社内Wikiが失敗する原因2 社内Wikiを運用するポイント2.1 （1）優れた検索性を活用する2.2 （2）社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価する2.3 （3）専用ツールを導入する3 社内Wikiの運用に最適なツール3.1 社内のナレッジのを一元管理できるツール「ナレカン」4 失敗しない社内Wikiの作り方やナレッジ管理のポイントまとめ 社内Wikiとは？ 社内Wikiのメリットや失敗する原因について解説します。社内Wikiを失敗させないための参考にしましょう。 社内Wikiを活用するメリット 社内Wikiを活用するメリットは、業務を効率化できることです。 社内Wikiを活用することで、社内Wikiを見れば、問題が解決されるといった環境を作れます。そのため、同じ質問に繰り返し答える手間が省けます。 また、スムーズな問題解決につながるので、問題に悩む時間が無くなります。このように、業務の無駄を減らし、重要な仕事に効率よく取り組めるようになるのです。 社内Wikiが失敗する原因 ここでは、社内Wikiが失敗する原因を3つご紹介します。 更新頻度の低下 更新頻度が低下してしまうと、古い社内方針に沿った情報が多くなってしまいます。信頼性が低い社内Wikiとなり、次第に使われなくなってしまう恐れがあるのです。 過剰な権限制限 過剰な権限制限をしてしまうと、社内Wikiの情報が検索しても閲覧できず、業務に活かせません。そのため、社内Wikiが形骸化してしまうのです。 欲しい情報が見つからない 検索精度が低ければ、社内Wikiのどこに情報があるのかがすぐにわからず、次第に社内Wikiが形骸化してしまいます。 したがって、失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成・更新できる環境を整えることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内Wikiを運用するポイント ここでは、社内Wikiを運用する場合のポイントについて説明します。効果的な社内Wikiを運用するために以下の3つのポイントを押さえましょう。 （1）優れた検索性を活用する 社内Wikiを運用する場合のポイントの1つ目は、優れた検索性を活用することです。 社内Wikiの情報に簡単にアクセスできる状態でないと、せっかく残した社内Wikiの情報が活用されなくなってしまいます。そのため、目的の情報に簡単にアクセスできるツールの選択が大切です。 そこで、”超高精度な複数キーワード検索”や”AIを活用した自然言語での検索”の機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」を導入することで、失敗しない社内Wiki運用が実現できます。 （2）社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価する 社内Wikiを運用する場合のポイントの2つ目は、社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価することです。 ただ社内Wikiツールを導入しただけでは、社内に浸透しづらいです。そこで、社内Wikiツールにマニュアルやノウハウを多く共有していたり、社内Wikiの情報を閲覧して業務に活かしている社内メンバーは積極的に評価しましょう。 また、社内Wiki内のどの情報がどのくらい活用されているかを一目で把握できるようにしておくことで、社内で本当に必要とされている情報を見極めることが簡単になります。このように、社内Wikiが活用されるような環境を整えることが重要です。 （3）専用ツールを導入する 社内Wikiを運用する場合のポイントの3つ目は、専用ツールを導入することです。 多くのツールで社内ナレッジを管理していると、情報が散在し、目的の情報がどこにあるか分からなくなってしまいます。そのため、社内ナレッジを管理するための専用ツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内Wikiの運用に最適なツール 以下では、社内Wikiの運用に最適なツールをご紹介します。 社内wikiを作成すると、社内のマニュアルやノウハウを共有できて、業務の無駄を減らせます。しかし、多くのツールを利用してしまうと、社内に情報が散在し、ナレッジを十分に活用できません。 そこで、「社内メンバーのノウハウを一元管理できる専用のITツール」を導入しましょう。ただし、社内Wikiが活用し続けられるためには、簡単に目的の情報にアクセスできるツールを選定する必要があります。 結論、社内Wikiの運用には、誰でも簡単にノウハウを管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、テキストベースでノウハウを書き出すだけで、すばやく共有できます。また、高精度な「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」などの機能で欲しい情報をすぐに見つけられる点が特徴です。 社内のナレッジのを一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 失敗しない社内Wikiの作り方やナレッジ管理のポイントまとめ これまで、社内Wikiの作り方やポイントを中心に解説してきました。 失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成できる環境を整えることが重要です。また、目的の情報に簡単にアクセスできるように、検索性に優れたツールが必要です。 したがって、社内Wikiの運用には、「誰でも蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIによる「自然言語検索」なら、検索スキルに依存せずに誰でも目的の情報へ即アクセスできます。 結論、社内Wiki運用に利用すべきなのは、テキストベースでノウハウを残し、口語で欲しい情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内Wikiを効率よく運用できる体制をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request

ビジネスでは、業務で得たノウハウや知識などのナレッジを社内に発信して、ほかの社員が確認できるようにすることが重要です。さらに、ツールを使えばよりスムーズにナレッジを共有できるので、属人化の解消や教育コストの削減などの効果を得られます。 しかし、ナレッジ共有ツールは多岐に渡るため「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのナレッジ共有ツール9選や選び方を中心にご紹介します。 種類別にナレッジ共有ツールの特徴を知りたい 選定ポイントとともに自社に合うナレッジ共有ツールか判断したい 社内でナレッジやノウハウの蓄積・共有を促す方法を確認したい という方はこの記事を参考にすると、自社のナレッジ共有に最適なツールが分かり、業務の負担を解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジ共有ツールとは1.1 ナレッジ共有ツールの目的1.2 ナレッジ共有ツールの機能2 ナレッジ共有ツールの導入メリット4選2.1 （1）ナレッジの属人化を防ぎやすくなる2.2 （2）業務時間を短縮できる2.3 （3）教育コストを削減できる2.4 （4）ノウハウを気軽に記載できる3 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促す方法4 無料あり！圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選4.1 【ナレカン】100人以上規模の大企業に適したナレッジ管理ツール4.2 【Stock】最も簡単にナレッジをシェアできるツール5 チャット型のナレッジ共有ツール3選5.1 【Slack】チームのコミュニケーションを整理できるツール5.2 【Chatwork】中小企業向けのビジネスチャットツール5.3 【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール6 ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選6.1 【Google Drive】さまざまなファイルを集約できるツール6.2 【Dropbox】個人からでも使えるファイル共有ツール7 多機能なナレッジ共有ツール2選7.1 【Notion】オールインワンの社内情報共有ツール7.2 【Qiita Team】情報を手軽に共有できるツール8 ＜比較表＞おすすめの社内ナレッジ共有ツールの一覧9 ナレッジ共有ツールの選定ポイント4選9.1 （1）テンプレート機能が備わっているか9.2 （2）マルチデバイスに対応しているか9.3 （3）セキュリティが優れているか9.4 （5）社内全員にとって使いやすいか10 ナレッジ共有が課題になりやすい理由11 おすすめの社内ナレッジ共有ツールまとめ ナレッジ共有ツールとは はじめにナレッジ共有ツールの概要について説明します。ナレッジ共有ツールを検討する前に基本事項を確認しましょう。 ナレッジ共有ツールの目的 ナレッジ共有ツールとは、ナレッジを社内全体で確認・共有できるツールです。 スムーズに業務を進めるには、日ごろからナレッジ（知識や知見）を共有して有益な情報を社内に残すことが大切です。しかし、紙やWord、Excelでは複数人での管理が難しく、ナレッジの管理が属人化してしまいます。 そこで、ナレッジの蓄積・共有を一元化する「ナレッジ共有ツール」を使えば、社員全員がすぐに目的の情報を確かめられます。業務に関する知識が浸透していれば、結果として業務効率化にもつながるのです。 ナレッジ共有ツールの機能 ナレッジ共有ツールの機能一覧は以下の通りです。自社のナレッジ共有を活性化するうえで最適なものを判断しましょう。 ドキュメント管理機能 社内文書の作成・保存・共有をすることができる機能です。会議資料の制作から共有までがツール上で完結します。 ファイル共有機能 ファイルをメンバー間でアップロードして、ダウンロードすることができる機能です。サービスによっては容量が大きいファイルの共有にも対応しているので、ツール上でファイルを一元管理可能になります。 掲示板やメッセージ機能 メンバーにメッセージや報告を送り合える機能です。サービスによっては共有先のメンバーを限定できるので情報漏洩を防げます。 Q&A機能 社内メンバー間でよくある質問事項を一元化する機能です。簡単に編集可能でナレッジを更新しやすく、新入社員への質問対応の業務負担の軽減や属人化を防げます。 以上の機能によって、ナレッジ共有ツールによって業務をスムーズに行うことが可能になったり、社内ナレッジを共有して属人化を防いだりすることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有ツールの導入メリット4選 以下では、ナレッジ共有ツールのメリットを4つ解説します。これまでアナログな手法でナレッジを共有していた担当者の方は必見です。 （1）ナレッジの属人化を防ぎやすくなる はじめに、ツールにはナレッジの属人化を防ぎやすくするメリットがあります。 紙やExcelでは管理が煩雑になりやすく「目的の情報がどこにあるか分からなくなる事態」も起きがちです。このようにナレッジが属人化すると、異動や退職とともに有益なノウハウも流出し、業務の穴を埋めるまでに時間がかかってしまいます。 しかし、ツールを使えば一人ひとりのナレッジが一カ所に集約されます。そのため、社員全員がすぐにナレッジへアクセスできるようになるのです。 （2）業務時間を短縮できる 次に、業務時間を短縮できることもメリットです。 たとえば、問い合わせ業務の場合、過去の問い合わせと対応履歴をツールにまとめておけば瞬時にすべきことが分かります。そのため、逐一担当者に質問する必要がなくなり、業務のスピードを上げられるのです。 また、多くのツールには「検索機能」が備わっており、蓄積するナレッジが増えても必要な情報をスムーズに探し出せます。 （3）教育コストを削減できる 次に、ツールを使えば教育にかかる時間的なコストも削減できます。 ナレッジには業務の進め方やポイントが記載されており、新入社員向けのマニュアルとしても使えます。そのため、上司は部下に付きっきりで教える必要がなくなり、上司が忙しくても部下はマニュアルを見て対処できるようになります。 とくに、「ITに詳しくない人でもすぐに使いこなせるツール」であれば、操作を教える時間もかからないので、別の業務への労力も増やせます。 （4）ノウハウを気軽に記載できる 最後に、ツールを使えばノウハウを気軽に記載できます。 ナレッジ共有ツールを導入するとノウハウを書く場所が確保できるので、社員が持つ知識を共有しやすくなります。さらに、ツールであれば紙と比べて社内情報を簡単に更新しやすい点もメリットです。 したがって、「〇〇な状況の時に××の対応をしたらお客様が納得された」といったノウハウの共有方法に困っている場合は、ツールを導入すると気軽に記録できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促す方法 以下では、社内のナレッジ蓄積・共有を促す方法を3つ解説します。 ナレッジの蓄積・共有に積極的な人を評価する 社内のナレッジ共有を促すには、評価制度を整えておくことが重要です。そのためには、「誰が積極的にナレッジを共有しているか」が把握できるようにしておきましょう。 本当に使われるナレッジだけを集める ナレッジを蓄積しても、誰にも使われなければ意味がありません。また、不要な情報が多ければ検索もしづらくなるので、各ナレッジの利用状況が一目でわかるようにしておくと便利です。 検索性に優れたツールを使う 必要なナレッジに誰もが即アクセスできるように、検索機能が充実したツールを導入しましょう。たとえば、AIによる「自然言語検索」に対応していると、会話をするように検索できます。 社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促すポイントを押さえ、自然にナレッジが共有される仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 無料あり！圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選 以下では、圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選をご紹介します。 ナレッジをツールで管理することで、社内の情報を一元化し、ノウハウの属人化を防止できます。そして、ツールを選ぶ際には「誰もが目的の情報をすぐに探し出せる」ように、高精度の検索機能が備わっているツールが最適です。 とくに、検索の操作方法が複雑だったりキーワードを入力しても欲しい情報がヒットしなかったりすると、業務が遅滞します。そのため、ナレッジの共有は、社内メンバーの検索スキルに依存せず、誰もが必要な情報にすぐたどり着けるツールを導入しましょう。 結論、ナレッジ共有に最適なツールは、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き残したナレッジは、”ヒット率100%”の「キーワード検索」によって簡単に確認可能です。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、ツール内の情報を検索できるので、「検索しても欲しい情報が見つからない」というストレスから解放されます。 【ナレカン】100人以上規模の大企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜【画像付き】ナレッジ共有の例＞ 以下では、実際に「ナレカン」「ナレカン」を使用してナレッジ共有のやり方を解説します。ITに不慣れな方でも簡単にナレッジが共有できるので、参考にしてみてください。 1．はじめに、部署ごとのフォルダを作成していきます。（赤枠） 2．作成した部署フォルダの中にさらにフォルダを追加していきます。（黄枠） 3．ステップ2で作成したフォルダ内に記事（ナレッジ）を蓄積していきます。記事には、テキストだけでなく、動画やファイルも添付できます。 ナレカンの場合、記事に「コメント」を紐づけられるので、メールやチャットなどを仲介することなく、メンバーとやりとりできるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Stock】最も簡単にナレッジをシェアできるツール 「Stock」は、無料から使えて、非IT企業の方におすすめのノート型のナレッジ共有ツールです。 Stockの「ノート」にナレッジを記載すれば、情報を流さずに蓄積できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づいているので円滑なやりとりが図れるほか、「フォルダ」を使えばカテゴリごとにナレッジを振り分けられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } [articlelink button] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request チャット型のナレッジ共有ツール3選 以下では、チャット型のナレッジ共有ツール3選をご紹介します。円滑なコミュニケーションを重視している方におすすめです。 【Slack】チームのコミュニケーションを整理できるツール ＜Slackの特徴＞ ナレッジを分類できる 「チャンネル」機能を使って部署やプロジェクトごとにチャンネルとメンバーを設定すれば、ナレッジを分類できます。 セキュリティ機能 すべてのデータは暗号化されるほか、機密性の高い情報やナレッジを「プライベートチャンネル」で管理すれば閲覧制限を設けられます。 ＜Slackの機能・使用感＞ 気軽なやりとりができる メッセージごとにリアクションを送れるため、逐一テキストで返信する手間が省けて、スピーディなやりとりができます。 チャンネルの管理がしやすい 管理者であれば、チャンネルのメンバー数やプロジェクト名を一覧で見られます。 ＜Slackの注意点＞ メッセージを見逃しやすい 「スレッド表示が流れてしまい、うっかり既読にしてしまい、見逃すことが発生しがちなので、使い方のせいかもしれませんが、気になります。もしかしたら使い慣れると問題とは感じない点かもしれません。」というユーザーもいます。（引用：ITreview） 検索機能が不十分に感じる可能性がある 「テキスト検索のレスポンスが遅い」というユーザーもいます。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ （参考: Slackの料金体系） Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Chatwork】中小企業向けのビジネスチャットツール ＜Chatworkの特徴＞ マイチャット機能 自分だけが見られる「マイチャット機能」があり、送信したいナレッジの下書きや業務中に得た知識のメモなどに役立ちます。 通知機能 デスクトップ通知・メール通知・プッシュ通知などさまざまな通知方法によって、ナレッジの見逃しを防止できます。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ メッセージとタスクを紐づけられる メッセージをタスク設定できるほか、具体的な日時や担当者も決められます。 タスクのステータスが分かりやすい 「未完了タスク」「完了タスク」「期限切れ」など、ステータスごとにタスクが表示されるため、分かりやすいです。 ＜Chatworkの注意点＞ フリープランはメッセージの閲覧制限がある フリープランは「直近40日以内」のメッセージしか閲覧できません。そのため、ビジネスで利用するなら有料プランが前提となります。 過去のメッセージやファイルを見つけづらい 一部のユーザーからは「過去のメッセージやファイルの検索機能がもう少し洗練されているとさらに良いと感じます」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：無料 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） （参考: Chatworkの料金体系） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 資料を一か所にまとめられる 会議中に送信されたファイルやチャットのやりとりはそのまま残るので、重要なナレッジやノウハウをまとめて保存できます。 翻訳機能がある 翻訳機能が搭載されているため、国籍の違うメンバーがいるチームでもナレッジ共有が円滑に進みます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャット形式のやりとり チャットではテキストだけでなく、画像やファイルも添付できるため、一度に多くの情報を伝えられます。 メンバーを簡単に招待できる 「Teamsに招待」をクリックすると、TeamsのURLが自動でコピーされて、任意のアドレスへ送信できます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 無料版は個人向け 無料版は、ビデオ通話が1:1でしかできず、時間も30分までの制限があるので、法人利用する場合は有料化が前提です。 うまく検索できない 一部のユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い」との声もあります。（引用：ITreview） 投稿（スレッド）を探しづらい 一部のユーザーからは「投稿（スレッド）が多くなってくると、どのチームのどこに該当の投稿（スレッド）があるのかを探しにしくくなることがあります」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 （参考: Microsoft Teamsの料金体系） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選 以下では、ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選をご紹介します。目的のファイルへすぐにアクセスしたい方におすすめです。 【Google Drive】さまざまなファイルを集約できるツール ＜Google Driveの特徴＞ ナレッジのファイルを集約できる PDFファイルやドキュメントファイル、動画ファイルなどさまざまなファイルを集約して管理できます。 マルチデバイスに対応している マルチデバイスに対応しており、移動中や営業先でも簡単にナレッジを探せます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイルの絞り込みができる ファイルの作成者や更新日時で絞り込み検索ができるので、目的のファイルへスムーズにたどり着けます。 ファイルを誤削除するリスクを防げる ファイルを「ゴミ箱」へ移動しても、30日間保存されるため、誤って削除してしまうリスクを防げます。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイルを探すのに時間がかかる 「必要なファイルを探すのに少し時間がかかることがあります。ドライブ内のレイアウトはリストタイプを使用していますが、マウスオーバーしたときにファイル内容が見れたりするといいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） 検索性が悪い 「ファイルのフォルダ移動の際に、検索の使い勝手が悪く移動したいフォルダがすぐに見つかりにくいため、文字で検索やフォルダツリーのようなものがあると良い。」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下では、ビジネス利用向けのサブスクリプションプラン「Google Workspace」の料金体系を紹介します。 個人向け：0円 Business Starter： 816円/ユーザー/月 Business Standard：1,632円/ユーザー/月 Business Plus：2,448円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ （参考: Google Driveの料金体系） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Dropbox】個人からでも使えるファイル共有ツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイルの更新状況が分かる オンラインファイルを編集した日時や編集者が記録されるようになっています。 フォルダ権限の管理ができる フォルダを共有する相手には、編集権限または読み取り専用権限のどちらかを付与できるため、セキュリティ面も安心です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 一度に多くのファイルを残せる 無料プランでも、ファイルをアップロードしたりDropbox内で作成したりして、多くの情報を残せます。 ファイルをリンクで共有できる リンクをコピーすればファイルを共有でき、大量の数値が書かれたExcelや会議のドキュメント資料を簡単にメンバーに共有することが可能です。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式でしか情報を残せない DropBoxには、ExcelやWordなどファイル形式でしか情報を残せません。そのため、ExcelやWordにありがちな「ファイルを開くのに時間がかかる」という悩みを解消できないので注意しましょう。 データ書類の訂正箇所がわからない ユーザーの中には、「書類の何処が訂正になったか目印がでるとわかりやすい。」との声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系（ビジネス向けプラン）＞ Basic：0円 Plus（個人向け）：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ （参考: Dropboxの料金体系） Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 多機能なナレッジ共有ツール2選 以下では、多機能なナレッジ共有ツール2選をご紹介します。ITに詳しいチームにおすすめです。 【Notion】オールインワンの社内情報共有ツール ＜Notionの特徴＞ 自社に必要なシステムに近づけられる カスタマイズ性が高いため、自社が必要とするシステムを自由に作成できます。 チーム間の連携ができる チームスペースをメンバーで共有することができます。複数人で編集することが可能なのでプロジェクト遂行に適しています。 ＜Notionの機能・使用感＞ 資料作成を自在にできる フォルダ管理機能・検索機能・ドラック＆ドロップ機能・リンク付け機能が搭載されており、直観的に資料を作成・編集・保管を行うことができます。 優れたプロジェクト管理機能 プロジェクトの対応期限やステータス・参考資料などの情報を表形式で視覚化できます。また、編集したときにほかのメンバーへ通知を飛ばす機能も備わっています。 ＜Notionの注意点＞ 大量のデータを扱うと重くなる 「大量のデータを扱うときに動作が重くなることがあるので、表示のレスポンスがもう少し改善されるとよいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview） データや表の単量管理は難しい 実際に利用しているユーザーの中には、「企業として導入した際に、すんなり使いこなせる方もいれば慣れるのに時間がかかる社員もいるかと思うのでテンプレートの充実化やマニュアルなどをデフォルトで置いてあると初心者でも設計しやすいのかなと感じました。」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：0円 プラス：¥2,000/ユーザー/月 ビジネス：¥3,000/ユーザー/月 エンタープライズ：要問合せ （参考: Notionの料金体系） Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Qiita Team】情報を手軽に共有できるツール ＜Qiita Teamの特徴＞ セキュリティ体制が万全 IPアドレスによるアクセス制限や2段階認証など、プランによっては不正なアクセスを防ぐための高度セキュリティ体制がとられており、安心して利用できます。 コミュニケーションがスムーズ 記事ごとにコメント欄でやりとりしたり、文書を読んでほしい人に通知を送信したりできるため、コミュニケーションがスムーズになります。 ＜Qiita Teamの機能＞ 豊富なテンプレート 日報や議事録をはじめ、業務に役立つ豊富なテンプレートが標準搭載されています。 コメント機能 コメント機能を利用すれば、ナレッジに関する議論や指摘がスムーズにできます。 ＜Qiita Teamの注意点＞ 共同編集が難しい場合がある ユーザーの中には、「共同編集時にほかの人と編集画面が異なっている場合がある」という声がありました。（参考：ITreview） ＜Qiita Teamの料金体系＞（左右にスクロール可） プラン Personal Micro Small Medium Large Extra ユーザー数（上限） 1人まで 3人まで 7人まで 10人まで 17人まで 17人以上（IPアドレス制限あり） 料金 500円/月 1,520円/月 4,900円/月 7,050円/月 15,300円/月 15,300円～/月 （参考: Qiita Teamの料金体系） Qiita Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ＜比較表＞おすすめの社内ナレッジ共有ツールの一覧 以下は、ナレッジ共有ツールの一覧表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Chatwork Microsoft Teams Google Drive Dropbox Notion Qiita Team 特徴 100人以上の規模の企業もストレスなく使える 最も簡単にナレッジを共有できる 円滑なコミュニケーションができる チャットとタスク管理が同時にできる リモートワークにも対応できる さまざまな形式のファイルを残せる 個人プランでも多くのファイルを保存できる 自社に必要なシステムに近づけられる 高度なセキュリティでナレッジを守れる シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 スマホ・タブレットでも使える 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 過去の会話を探すのに苦労する場合がある ビジネスで利用する場合、有料プランへの加入が前提となる 投稿を探しづらい ファイルを探すのに時間がかかる データを誰でも編集出来てしまう 多機能で手間がかかる 共同編集が難しい場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは816円～/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円～/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは$10～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは500円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Qiita Team」の詳細はこちら ツールによって料金や機能が異なるため、自社に必要な機能を見極め費用対効果の高いツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有ツールの選定ポイント4選 ここでは、ナレッジ共有ツールの選定ポイントを4つご紹介します。自社に最適なナレッジ共有ツールを使うためにも、以下の点を押さえましょう。 （1）テンプレート機能が備わっているか まずは、ツールの選定ポイントとして、テンプレート機能の有無を確認すべきです。 テンプレートがなければ、ツールを使ってもナレッジの作成や修正に時間がかかります。とくに、新しいツールを導入する際は使い方に慣れるまでに時間が必要なので、すぐに活用できるテンプレートがあらかじめ用意されていると便利です。 したがって、ナレッジ作成の負担を軽減するだけでなく、内容の質を保つためにも、テンプレート機能が備わっているツールを選びましょう。 （2）マルチデバイスに対応しているか 次に、マルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。 スマートフォン対応のツールであれば、移動中や営業先でも使えて便利です。また、すべての社員が簡単にナレッジを確認できるため、社内活用も促しやすくなるのです。 ただし、なかにはスマートフォンの小さな画面では操作しづらいツールもあるので、操作方法やUI（デザイン）が使用端末によって大きく変わるツールかどうか確認しておきましょう。 （3）セキュリティが優れているか 次に、セキュリティが優れているかを確認しましょう。 ナレッジには企業の機密情報も多く含まれます。万が一、ナレッジが漏えいした場合には大きな損害を被りかねないので、ナレッジを管理するツールはセキュリティに細心の注意を払うべきです。 セキュリティを図る基準としては、国際セキュリティ資格の「ISO27001」の取得有無を確認するのがおすすめです。厳格なセキュリティ基準を満たすかどうかを示す指標になるため、必ずチェックしましょう。 （5）社内全員にとって使いやすいか 最後に、ツールは社員全員にとって使いやすいこともポイントです。 とくに、検索機能は誰もが欲しい情報に必ずたどり着けるように、検索スキルに依存せず使えるかを重視しましょう。社員全員が思い通りに使えるツールなら、情報の検索に時間がかかって業務が遅滞することもなくなります。 なかでも、超高精度の「キーワード検索」とAIによる「自然言語検索」を備えた「ナレカン」「ナレカン」は、誰もが必要な情報に即アクセスできるので、ナレッジ共有がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有が課題になりやすい理由 ナレッジ共有が課題になりやすい理由は以下の2つです。 ナレッジ共有を評価する制度がない ナレッジを共有しても、評価されない環境では、わざわざ時間をかけて自分の知識を共有しようとはなりません。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のように、社内のナレッジ貢献に積極的なメンバーを評価できる”利用状況レポート”機能の備わったツールを導入するべきです。 ナレッジ共有までのハードルが高い ナレッジを共有する場合、公開する文章の構成や書き方、公開する手段など、悩む点が多く手間もかかります。そのため、わずかな手順でナレッジを公開できるツールを導入して、簡単にナレッジを共有できるようにしましょう。 上記の2つを意識すれば、社内のナレッジ共有がより活発になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request おすすめの社内ナレッジ共有ツールまとめ ここまで、おすすめの社内ナレッジ共有ツール9選や選び方を中心に解説しました。 ナレッジ共有ツールを選定するときは、操作のしやすさやセキュリティの厳格さだけでなく「必要なナレッジに即アクセスできるか」を基準にしなければなりません。検索性に優れたツールは、ナレッジの共有・活用が円滑です。 ただし、ファイルサーバーに保管するとファイルの中身が見えず、いちいち開いて確認する手間がかかります。また、どこに何が書いてあるのかがわからず、結局のところナレッジは放置されてしまうのです。 したがって、超高精度の検索機能で思い通りに情報を確認できるうえ、散在しがちな社内のナレッジを一元管理可能なツール『ナレカン』が最適なのです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で簡単にナレッジを蓄積・共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request

業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、個人から引き出して社内に蓄積・共有しなければ属人化してしまいます。このような状態を放置すると、退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。 そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール8選や選び方を中心にご紹介します。 社内のナレッジが分散しており、欲しい情報がすぐに見つからない 自社に適切なナレッジ蓄積ツールを知りたい ナレッジ共有ツールを導入して、業務を円滑に進めたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積・共有ツールが見つかり、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 ナレッジ蓄積ツールとは？2 ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選2.1 （1）あらゆる情報を蓄積できるか2.2 （2）情報をすぐに見つけられるか2.3 （3）サポート体制が充実しているか3 どちらがベスト!?ナレッジ管理ツールの種類4 シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選4.1 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール4.2 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール4.3 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール4.4 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール4.5 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール5 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選5.1 【iQube】グループウェアとしても使えるツール5.2 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール5.3 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール6 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表7 ナレッジの蓄積・共有が必要な理由8 ナレッジ共有不足の企業が抱える問題とリスク9 ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選9.1 （1）ナレッジの形式を統一しやすい9.2 （2）簡単に共有できる9.3 （3）セキュリティ対策が強固10 社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法10.1 （1）運用ルールを整える10.2 （2）投稿のハードルを下げる10.3 （3）ナレッジを定期的に更新する10.4 （4）従業員への評価を見える化する10.5 （5）操作が簡単なツールを使う11 ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ナレッジ蓄積ツールとは？ ナレッジ蓄積ツールとは、個々人が持つ業務に関する「ナレッジ」を、一元化するためのツールを指します。 ビジネスにおける「ナレッジ」とは、”会社のために有益な情報””言葉や文字で伝えられる知識”などのことです。類似する言葉に「ノウハウ」がありますが、これは主に研修などといった”経験から身に着けた知識”を指すときに使われます。 昨今では、「口頭やメール、Excelを使ってナレッジを共有しても、蓄積されていかない」という状況に課題感を持つ企業が増えています。そこで、情報のストックに適した”ナレッジ蓄積ツール”を導入する動きが加速しているのです。 したがって、ナレッジ蓄積ツールを使って、属人化しがちなナレッジを企業の持続的な成長に活かしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選 以下では、ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方を3つ解説します。「ツールを導入したのに、上手く運用できていない」というトラブルを避けるためにも、担当者の方は、以下3つのポイントを押さえましょう。 （1）あらゆる情報を蓄積できるか 1つめに、あらゆる情報を蓄積できるか確認しましょう。 ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。 そこで、自身の持つナレッジをノート感覚で書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるツールであれば、ナレッジを蓄積する負担を軽減できるのです。 （2）情報をすぐに見つけられるか 2つめに、誰でも簡単に、情報を検索できるかを重視しましょう。 ナレッジを蓄積できたとしても、メンバーが欲しい情報にたどり着けなければ、結局は意味がありません。とくに、大企業では、管理する情報量が多いうえ、メンバーによって検索スキルに差があるため「簡単に情報を見つけられるか」がポイントになるのです。 たとえば、「超高精度な検索機能」はもちろん、「シンプルな情報構造」がベースにある「ナレカン」「ナレカン」であれば、ITに不慣れな方でもストレスなく情報を探し出せます。 （3）サポート体制が充実しているか 3つめに、サポート体制が充実しているかどうかを押さえましょう。 ツールは、導入して終わりではなく、社内に定着させなければなりません。仮に、担当者の力だけで社内に定着させようとすると、膨大な労力がかかるうえ、十分に機能を使いこなせない恐れがあります。 そのため、ツールを選定するときは、導入に向けたサポートだけでなく、導入後も定期的にサポートを受けられるツールであることが望ましいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request どちらがベスト!?ナレッジ管理ツールの種類 ナレッジ管理ツールの種類は、大きく分けて以下の2つです。 シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール 機能が「ナレッジ・情報管理」に特化しており、使い方を覚えやすいツールです。ナレッジ蓄積ツールは複数の部署で使われ、利用者のITに関する知識にはばらつきがあるので、シンプルなツールを選ぶメリットは大きいと言えます。 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール 「スケジュール管理」「ワークフロー（業務の流れの電子化）」などの機能も備えた、多機能なナレッジ蓄積ツールです。1つのツールで多くの業務をカバーできますが、使い方が複雑で次第に使われなくなる可能性もあります。 このように、ナレッジ蓄積・共有ツールには「シンプル」「多機能」の2種類があり、それぞれにメリットがあります。ただし、ナレッジ蓄積ツールは全社で使うものなので、誰でも使いやすい「シンプル」なツールが適しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選 以下では、おすすめのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツールを5選ご紹介します。 ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理し、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みをつくることです。しかし、多機能ツールでは、デジタルが苦手な社員は使いこなせず形骸化していくため、結局は「情報の分散」が起こってしまいます。 そのため、ナレッジ蓄積ツールを選ぶときは、「全社員が簡単に使えること」を前提としましょう。簡単に使えるツールを選べば、投稿や質問のハードルが下がり、ナレッジの共有が活発になります。 結論、自社のナレッジの蓄積には、ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、メールを使える方なら迷わず使える「記事」にナレッジを書き込みつつ、他のメンバーのナレッジを「質問」して聞き出すことも可能です。さらに、生成AIを活用した「ファイル要約」「自然言語検索」機能が、社内のナレッジを動かします。 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールです。 Stockの「ノート」に記載したナレッジは、任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、簡単に社内の情報を一元化できます。また、無料で使えるフリープランや30日間の無料トライアル期間があるため、料金コストをかけずに使用感を試せます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } [articlelink button] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ ファイルを共同編集できる クラウドストレージ内では、ファイルを共有したり、ドキュメントのリンクを送信したりしてナレッジを共有できます。また、ファイルの共同編集も可能なので、メンバーと協力してマニュアルを作れるのです。 無料で始められる 無料プランでもチャットやミーティング機能が使えて、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャット機能 チャット機能でメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、ナレッジを共有する際にメールや他のチャットツールを使う手間が省けます。 Wiki機能 メンバー同士の情報共有の場となるチャネルには、Wiki機能があるため、ナレッジの蓄積に便利です。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ ナレッジ蓄積以外の機能が多い Microsoft Teamsの主な機能はオンラインミーティングや通話です。そのため、ITツールに詳しくなければ、「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。 検索機能がうまく使えない 利用しているユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い。詳細条件を追加する等、検索機能を強化してほしい。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams：無料 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール ＜Slackの特徴＞ チャンネルで共有できる 部署やカテゴリごとにチャンネルを作成すれば、ナレッジを分類しながらチームで共有できます。 チャット機能がある 個人間やチームで使えるチャット上でのやりとりをベースに、情報を蓄積していきます。また、社内・社外問わずメンバーを招待できるので、スムーズなやりとりが可能です。 ＜Slackの機能・使用感＞ クリップ機能 音声や動画を直接メッセージに添付できる「クリップ機能」を使えば、テキストで伝えづらいナレッジも簡単に共有できます。 検索機能 クリックで選択できるフィルター機能を使えば、メッセージやファイル、チャンネルを絞り込んで検索できるので、過去に共有されたナレッジをすぐに見つけられます。 ＜Slackの注意点＞ 情報が流れる チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。 無料プランでは履歴の閲覧制限がある 無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧できなくなってしまいます。加えて、1年以上経過したメッセージは、自動で削除されてしまうため、長期的な運用には不向きだと言えます。 ファイル共有に不向き 利用しているユーザーからは「ファイルの共有には弱いツールと感じます。データ容量が大きいファイルを共有しようとしてもツール上でデータを保存することが出来ず、結局はメールなどを併用する必要が出てきています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール ＜Dojoの特徴＞ 誰でも紙や動画でマニュアルを作成できる テンプレートが豊富に用意されており、手順通りに進めるだけで、誰でも高品質な「印刷する紙のマニュアル」や「動画のマニュアル」をスムーズに作成できます。 システムの教育コストを削減できる 実際の操作画面に直接操作ガイドが表示されるので、初心者でも説明なしで使えて、教育コストを削減できます。 ＜Dojoの機能・使用感＞ キャプチャ取得機能 マニュアルや手順書を作成したいアプリケーションを選択して操作すると、キャプチャが自動的に保存されます。また、「〇〇をクリックする」などの操作内容も自動で文章化されるので、テキストを入力する手間を省けるのです。 動画マニュアル作成機能 動く素材やテンプレートを組み合わせて、動画マニュアルを自動で作成でき、視覚的に見やすいマニュアルを作れます。 ＜Dojoの注意点＞ 情報が分散する マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。 直感的に操作できるようにしてほしい ユーザーからは「もっと直感的に操作できれば、Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になる」という声があります。そのため、無料トライアルで使用感を確認したうえで、導入を検討しましょう。（参考：ITreview） ＜Dojoの料金体系＞ 料金の詳細については、お問い合わせください。 Dojoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選 以下では、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選をご紹介します。いずれも豊富な機能が備わっているため、ITツールに詳しくない方でも使えるか注視しましょう。 【iQube】グループウェアとしても使えるツール ＜iQubeの特徴＞ ノウハウの蓄積に特化したグループウェア 社内Wikiやファイル管理といったノウハウの蓄積に便利な機能に加え、タイムカードやアンケート機能などの高度な機能も豊富に備えています。 マルチデバイスに対応している PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応しているので、現場や営業先でも手軽にナレッジを確認できます。 ＜iQubeの機能・使用感＞ 社内Wiki機能 社内Wiki機能を使って、ナレッジやノウハウをフォルダで見やすく管理できます。また、フォルダごとに権限を設定可能なので、部署やチーム単位で共有できるのです。 スケジュール機能 メンバーの予定を一覧で確認できる「スケジュール機能」を搭載しているので、日程調節がスムーズにできます。 ＜iQubeの注意点＞ 多機能なツールである ナレッジ蓄積のための「社内wiki」以外にも「スケジュール」「ToDoリスト」「レポート」など複数の機能があるので、情報の格納場所が分散し、かえって混乱を招く可能性もあります。 ワークフロー機能が不十分 利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声があります。（参考：ITreview） ＜iQubeの料金体系＞ 1か月無料プランあり スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い） プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い） iQubeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール ＜kintoneの特徴＞ 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる さまざまな種類のアプリがあり、用途に合わせたものを選択できます。たとえば、ナレッジ蓄積であれば「社内ポータル」や、情報がまとまる「スペース」などがおすすめです。 セキュリティ機能がある 「IPアドレス制限」や「2段階認証」、「有料の接続端末制限」など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ アプリ機能 アプリとは、自社の業務に合わせてカスタマイズして作れる、kintone内の「業務システム」です。アプリにはテキストやファイルを使ってデータを蓄積でき、統一したフォーマットで情報を管理できます。 コミュニケーション機能 スレッドで話題ごとに分けてメンバーとコミュニケーションが取れるので、メールやチャットツールのように話題が入り乱れる事態を防げます。 ＜kintoneの注意点＞ 使いこなすのが難しい 100以上のアプリから自社に適したものを選択・作成する必要があり、ITツールに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。 検索機能が弱い場合がある 利用しているユーザーからは「類似検索が弱いため、例えば企業名などのアルファベッドの大文字小文字が一字一句合わないと検索に出てこないときがある。」との声があります。（引用：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール ＜Confluenceの特徴＞ 見やすくナレッジを蓄積できる ドキュメントに加え、デザイン性の高いホワイトボードを使って情報を残せます。 Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。 ＜Confluenceの機能・使用感＞ テンプレート機能 幅広い場面で使える豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルの体裁を統一して、見やすくナレッジを蓄積できます。 リアクション機能 コンテンツに対してコメントやいいね!で反応できるので、メンバー間で共通認識を持って作業を進められます。 ＜Confluenceの注意点＞ 使いこなすのが難しい 自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。 フリーズしてしまうことがある 利用しているユーザーからは「特定のページの特定の個所の記載を修正しようとした場合フリーズしてしまうことがある。ブラウザを変えてもダメなので、ブラウザ側の問題ではなくConfluenceそのものの問題と想定されてるので改善をしてほしい。」との声があります。（参考：ITreview） ＜Confluenceの料金体系＞ Free：無料 Standard：～840円/ユーザー/月（月払い） Premium：～1,610円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Confluenceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表 以下は、シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選の比較表です。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft Teams Slack Dojo 特徴 質問と投稿でナレッジを簡単に蓄積できるツール 最も簡単にナレッジを蓄積できるツール リモートワークに役立つMicrosoft365ツール チャットでナレッジのやりとりができるツール マニュアル作成を効率化するツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】※チャネルごとに管理可能 【×】※チャンネルごとに管理可能 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ナレッジ蓄積以外の機能が多い 情報が流れやすい 情報が分散しやすい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 以下は、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選の比較表です。 iQube kintone Confluence 特徴 グループウェアとしても使えるツール 自社向けにカスタマイズできるツール エンジニア向けのナレッジ共有ツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】※スペースごとに管理可能 注意点 他ツールとの連携が乏しい 検索機能が乏しい 使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランあり（最長1カ月間限定） ・有料プランは440円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは～840円/ユーザー/月（月払い） 公式サイト 「iQube」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Confluence」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジの蓄積・共有が必要な理由 ナレッジの蓄積・共有が必要な理由としては、以下の5つがあります。 質の高い業務を実現する せっかく得たノウハウを個人で抱えていては、全社的にクオリティの高い業務を実現することができません。したがって、個人のノウハウ・ナレッジは社内で共有する必要があります。 問題の解決を効率化する 問題が起こった際に経緯や解決方法をナレッジとして残しておけば、その後同じ問題が起こった際に参考にできます。 質問対応の時間を減らす 業務で躓きそうな点をマニュアルやwikiとしてまとめておけば、部下やメンバーからの質問に都度回答する手間を省けます。 教育の質を均一化する 社員教育の方法をナレッジとして書き留めておくと、誰が教育を担当しても新人育成を成功に導けます。 顧客問い合わせ業務を円滑化する よくある問い合わせをナレッジにしておけば、都度調べたり他の部署に確認する手間なく、顧客対応を円滑化できます。 このように、ナレッジを蓄積すべき業務は多岐に渡り、事務から接客までほぼすべての業務でナレッジ共有が必要と言えます。そこで、ナレッジの活用に成功している企業は、「ナレカン」「ナレカン」のような”社内の誰もが簡単に使えるツール”を使って、ナレッジ蓄積・共有をしているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジ共有不足の企業が抱える問題とリスク ナレッジ共有が不足している企業が抱える大きな問題の1つとして、「業務の属人化」が挙げられます。 特定の社員しか業務の進捗や進め方を把握していない「属人化」が起こると、その従業員がいない場合に、作業に時間を要したり、ミスが発生したりする可能性が高まるのです。 業務がうまく進まなければ顧客からクレームが寄せられたり、信用を失ったりといった悪影響を及ぼします。このような問題とリスクを防ぐためにも、ナレッジ共有は重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選 以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。 （1）ナレッジの形式を統一しやすい 1つ目のメリットは、ナレッジの形式を統一しやすいことです。 たとえば、「テンプレート機能」付きのナレッジ蓄積ツールであれば、フォーマットが備わっているので、真っ白なシートに1から記載せずに済みます。また、形式も統一されるので記載方法がばらつく心配もありません。 以上のように、テンプレート機能が搭載されているナレッジ蓄積ツールを使えば、誰でも形式の整ったナレッジを作成できます。 （2）簡単に共有できる 2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。 紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付して共有したりする必要があり面倒です。また、ナレッジの記載場所が決まっていないと情報が分散しやすいデメリットもあります。 一方で、ナレッジ蓄積ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有までできるのです。そのため、今日では、更新した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使って、ナレッジを共有する企業も多いのです。 （3）セキュリティ対策が強固 3つ目のメリットは、セキュリティ機能が万全であることです。 「情報の暗号化」や「国際規格認証」などのセキュリティが担保されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。 したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法 以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を5つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。 （1）運用ルールを整える まずは、ナレッジの運用ルールを整えましょう。 ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解できず、属人化が解消されない事態が懸念されます。 したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。 （2）投稿のハードルを下げる 次に、「投稿のハードル」を下げて、ナレッジの蓄積を進めましょう。 ナレッジを共有できる環境が整っても「投稿のハードル」が高ければナレッジの蓄積は進みません。そのため、「どこに・どの情報を残せば良いのか」を明確にし、メンバーがナレッジを投稿しやすい環境をつくることが重要です。 たとえば、はじめのうちは少数のチームでナレッジを蓄積し、ナレッジが蓄積されてきた段階で徐々に人数を増やしていくと、投稿しやすい環境をつくれます。 （3）ナレッジを定期的に更新する ナレッジが投稿されたら、定期的に更新することを仕組み化しましょう。 情報の更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。 したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。 （4）従業員への評価を見える化する ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。 たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。 したがって、「誰がナレッジを積極的に投稿しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」を一目で把握できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが、人事評価にも活用できて便利です。 （5）操作が簡単なツールを使う 最後に、操作が簡単なナレッジ蓄積ツールを使うべきです。 「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまえば、ツールの乗り換えを検討しなければなりません。 したがって、長期的に運用を続けていくためにも、全社員が使えるようなシンプルなツールを使いましょう。とくに、「メールを使える方であれば迷わず使いこなせるほどシンプルなツール」であれば、確実に定着するのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ここまで、ナレッジ蓄積ツール8選や選び方を中心に紹介しました。 ナレッジ蓄積ツールは、社内の全部署で使うので、ITツールを使い慣れていない社員もスムーズに使えることが重要です。また、記載や投稿が簡単なツールなら、ナレッジを共有するハードルが下がり、企業の成長に欠かせないナレッジがどんどん蓄積されます。 さらに、既にExcelや紙で保管しているナレッジをITツールに移行して見やすく整理できるツールであれば、一からナレッジを蓄積する手間を解消できるのです。 結論、自社が導入すべきは、メールが使える方なら迷わずにナレッジを蓄積でき、”現行のマニュアルの移行サポート”もあるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内のナレッジを簡単に蓄積する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request

社員の退職や部署異動のときに発生する「引き継ぎ業務」では、伝達事項を漏れなく伝えなければなりません。そこで、引き継ぎ書を作成すると、後任者が逐一質問する手間を省けるので、業務の引き継ぎをスピーディーに進められます。 一方、引き継ぎ書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と考える方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方やテンプレート、おすすめツールを紹介します。 引き継ぎ書の作成の流れを知りたい テンプレートを活用して手間をかけずに引き継ぎノートを作りたい 手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書のシンプルな作り方が分かるほか、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 仕事の引き継ぎはなぜ重要か2 業務の引継ぎが必要になるケース3 業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方3.1 ステップ1. 項目を決定する3.2 ステップ2. 引き継ぎのスケジュールを決める3.3 ステップ3. 詳細を詰める4 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート4.1 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート4.2 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート4.3 OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート5 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ5.1 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」6 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因6.1 （1）口頭だけで済ませてしまう6.2 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない6.3 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない7 業務・仕事の引継ぎ方を円滑に行うコツとは7.1 （1）コミュニケーションを取る7.2 （2）スケジュール管理を徹底する7.3 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する7.4 （4）周囲の関係者にも内容を共有する7.5 （5）ツールを使って効率化する8 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ 仕事の引き継ぎはなぜ重要か 仕事の引き継ぎは、組織が持続的に機能するために欠かせないプロセスです。 適切な引き継ぎが行われないと、業務の停滞や誤解、ミスが生じる可能性が高まります。一方で、引き継ぎが適切に行われると、新しい担当者もスムーズに業務に慣れることができるのです。 さらに、引き継ぎを通じて、過去の経験や知識（ナレッジ）を共有すれば、組織全体の成長にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引継ぎが必要になるケース 業務の引き継ぎは、主に以下のようなケースで必要です。 社員の退職 退職する社員が担当していた業務を次の担当者に引き継ぐ必要があります。 部署異動 社員が別の部署に異動する際、業務内容や進捗状況を新しい担当者に伝えます。 長期休暇 社員が長期の休暇を取る場合、その間の業務をスムーズに回すために引き継ぎが求められます。 新プロジェクトの開始 新たに始まるプロジェクトにおいて、役割分担や業務内容を明確にするために引き継ぎが必要です。 このように、業務の引き継ぎは多くの場面で重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方 ここでは、引き継ぎ書の作成方法を3つのステップでご紹介します。以下の内容を参考に、効率的に引き継ぎ書を作成しましょう。 ステップ1. 項目を決定する 最初に、引き継ぎ書に記載する項目を決めておくことで、重要な情報の記載漏れを防げます。引き継ぎに必要な主な項目は以下の6点です。 業務の概要と目的 後任者が業務の目的を理解できるよう、業務の意義を明確に記載します。 スケジュール 業務に取り組むタイミングや年間スケジュールを記載します。また、定型業務については実施する時間や優先順位も記入しておきます。 業務の手順 それぞれの業務手順を、図や写真などを使って分かりやすく記載します。 トラブルが発生したときの対処法 具体的な対処方法に加え、トラブルに対処できる社員の連絡先も記載しておくと、万が一の際も安心です。 資料の保管場所 業務に関連する資料の保管先を記載します。資料名に加え、用途やページ数も記載しておけば、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。 備考 追記や補足しておきたい内容を記載します。「在職中に終わらなかった未処理の業務」は備考欄に記入し、後任者に確実に引き継ぎましょう。 上記の項目を押さえて引き継ぎ書を作成すれば、後任のメンバーとの認識の齟齬が起こる心配もありません。 ステップ2. 引き継ぎのスケジュールを決める 次に、引き継ぎのスケジュールを決定します。 引き継ぎ書の作成には時間がかかります。一般的には引き継ぎ期間として約1ヶ月程度が必要です。情報の抜け漏れがない状態で後任の社員に引き渡すため、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。 そのため、作業にかかる日数を計算し、余裕を持ったスケジュールを組んで、万全な状態で業務を引き継ぐ準備を整えましょう。 ステップ3. 詳細を詰める 最後に、引き継ぎ書の詳細を具体的に詰めていきます。 引き継ぎ書の項目を具体化し、内容を埋めていきます。とくに「業務の手順」は引き継ぎ書のなかで最も重要な項目のため、図や表を用いて情報を視覚的にわかりやすくすることが大切です。 たとえば、図や表を引き継ぎ書に簡単に挿入できる「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを活用するのも良い手法の一つです。ナレカンの表機能を使えば、行や列を調整したり、マスごとに背景色を変えたりして、見やすい文書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート 以下では、引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレートを紹介します。テンプレートを活用して、抜け漏れを防ぎながら作成業務を効率化しましょう。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Feed Softが提供する業務引き継ぎ書の無料テンプレートです。シンプルなテンプレートで、以下の項目を記載できます。 部署名 前任者・後任者 期間 引き継ぎ内容 備考 さらに、チェックボックスを利用すれば、業務の進捗を可視化できるなど、便利な一方、業務の手順を記載する欄がないため伝達する情報が多い場合は不向きです。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレートはこちら Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。 業務名 業務のプロセス 業務の目的 業務のポイント 業務の詳細な手順（写真付き） このテンプレートであれば、空欄を埋めるだけで引き継ぎ書が完成します。ただし、情報を入力する欄が多く、作成に時間がかかる点に注意が必要です。 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレートはこちら OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎノートの無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目があります。 スタッフリスト チェックリスト 引き継ぎ情報のメモ欄 拾得物リスト 遅番の担当者リスト 引き継ぐ際に必要な項目を網羅しており、カスタマイズ不要ですぐに使用できます。ただし、OneNoteは操作が複雑なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。 OneNote｜引き継ぎノートのテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ 以下では、手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリをご紹介します。 手書きの業務引き継ぎノートは「あとから修正しにくい」「複数人で確認できない」点がデメリットです。また、WordやExcelのテンプレートを使ってノートを作っても「中身を確認するたびにファイルを開く必要がある」「ファイルをどこに保存したのか分からなくなる」ため面倒です。 そこで、「ITツール」を活用すると、引き継ぎ内容を一か所にまとめられて確認しやすいうえ、内容の更新も簡単になります。ただし、誰でも欲しい情報をすぐに見つけられるように「誰でも直感的に検索できるツール」を選びましょう。 結論、手書きの引き続ぎノートを電子化するには、作成した引き継ぎノートから、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に直接テキストを入力して引き継ぎノートを作成・共有できるうえ、作成したノートを「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「自然言語検索」によって話しかけるように検索できる点が特徴です。 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因 ここでは、業務の引き継ぎで失敗する3つの原因を解説します。以下の状況に該当する場合は、早急に対策を講じる必要があります。 （1）口頭だけで済ませてしまう 1つ目の失敗原因は、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうです。 口頭だけで情報を伝えると、聞き手は内容が整理しづらく、結果として引継ぎが上手くいきません。さらに、個人によって引き継ぎ内容が異なる場合、情報の一貫性が失われてしまいます。 そのため、伝達漏れを防止するためには、前任者が引き継ぎ書やマニュアルを作成し、後任者に渡すことが重要です。 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない 2つ目の原因は、社内外での不十分なコミュニケーションです。 社内の引き継ぎが完了しても、社外への情報伝達が不十分であれば、トラブルが発生しやすくなります。特に、営業や顧客サポートの現場では、引き継ぎ状況を共有できないと取引先との関係が悪化する恐れがあります。 したがって、事前に社内外の関係者との打ち合わせを行うことが不可欠です。また、引き継ぎを報告するタイミングについても考慮し、スケジュールには余裕を持たせるべきです。 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない 3つ目の原因は、業務に関するナレッジが引き継がれていないことです。 引き継ぎの際には、業務フローなどの基本事項だけでなく、前任者が業務を通じて得たナレッジ（知識）や経験も伝える必要があります。これらのナレッジを蓄積すれば、ミスを未然に防いだり、業務時間を短縮したりするのに役立ちます。 以上のように、ナレッジが引き継がれないと業務に支障をきたします。焦る前に、普段からナレッジを蓄積・管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務・仕事の引継ぎ方を円滑に行うコツとは ここでは、業務・仕事の引き継ぎ方のコツを5つ解説します。以下のポイントを押さえて、抜け漏れなく引き継ぎましょう。 （1）コミュニケーションを取る 1つ目に、前任者と後任者でこまめなコミュニケーションを取りましょう。 前任者は「どのような業務を引き継いでもらいたいか」を後任者に明確に伝える必要があります。さらに、前任者は引き継ぎ資料を渡すだけでなく、重要なポイントを伝えたり、一緒に実務に取り組んだりして後任者を教育する姿勢が求められます。 このように、前任者と後任者で認識をすり合わせれば、円滑な引き継ぎが実現します。 （2）スケジュール管理を徹底する 2つ目に、スケジュール管理を徹底しましょう。 前任者は引き継ぎ日から逆算して資料の作成期間を設定します。しかし、資料作成には仕事内容だけでなく、自身のナレッジなどもまとめる必要があるため、時間がかかる場合があります。 したがって、スケジュールを正確に見積もり、余裕を持たせた引き継ぎの準備が重要です。また、引き継ぎに必要な作業を洗い出すことで「優先すべき業務」が整理でき、作業の抜け漏れを未然に防げます。 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する 3つ目に、よくあるトラブルや体験談を共有しておきましょう。 前任者が経験したトラブルを引き継ぎの際に共有しておくと、同じ事態に陥った場合でも迅速に対処できます。また、反面教師として未然にトラブルを回避することにもつながります。 したがって、引き継ぎの際には業務の手順を教えるだけでなく、具体的なエピソードも交えるようにしましょう。 （4）周囲の関係者にも内容を共有する 4つ目に、引き継ぎのときに関係者にも引き継ぎの内容を共有しましょう。 後任者だけに情報を共有していると、業務の中で不明点が生じた際に周囲がフォローできなくなります。また、担当者が仕事を休んだ場合、業務が滞ってしまいます。 このように、関係者にも情報を共有しておけば、後任者の負担を軽減し、協力体制を整えられます。 （5）ツールを使って効率化する 5つ目に、ツールを使って引き継ぎ作業を効率化しましょう。 紙やWord、Excelなどのアナログな方法では、「引き継ぎ書がどこにあるか分からない」といった問題が生じがちです。また、現場作業が多い社員にとって、紙を持ち運んだり、WordやExcelをスマホで見るのは不便です。 そのため、スマホやPCからでも確認でき、社内のあらゆるナレッジを簡単に共有できる「ナレッジ管理ツール」を活用すれば、引き継ぐべき業務のノウハウをスムーズに残すことができます。とくに、メールを使える人なら誰でも使いこなせる「ナレカン」「ナレカン」のような簡単なツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ ここまで、引き継ぎ書の作り方からおすすめのツールまでを中心に解説しました。引き継ぎ書は以下の3ステップで、誰でも抜け漏れなく作れます。 項目を決定する 引き継ぎのスケジュールを決める 詳細を詰める また、引き継ぎはほかの業務と並行して行われることが多いため、共有や管理に手間のかかるWordやExcelではなく、引き継ぎに関する作業を効率的にまとめて管理できるツールを使用をおすすめします。ただし、目的の引き継ぎ書へアクセスするのに時間がかかるツールでは、実用性が低くなります。 結論、自社が導入すべきツールは、超高精度の検索機能によって、ベテランから新人まで誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、引き継ぎ業務の効率を改善させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ 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基幹システムとは、企業の主要部分となる業務を効率化するシステムです。ただし、企業によって主要となる業務は異なるので、基幹システムと一口に言っても種類は多岐にわたります。 そのため、「基幹システムを導入したいが、具体的にどのようなシステムがあるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、基幹システムの概要や選定ポイントを中心にご紹介します。 基幹システムの概要を把握したい 基幹システムとERPとの違いを知りたい 導入した基幹システムを社内に浸透させる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、基幹システムにどのような種類があるかだけでなく、導入した基幹システムを社内に浸透させる方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 目次1 基幹システムとは1.1 ERPとの違い1.2 SAPとの違い2 基幹システムの主な機能3 基幹システムの選定ポイント3選3.1 （1）クラウド型かオンプレミス型か3.2 （2）自社の業務内容に合っているか3.3 （3）導入・運用のサポートが手厚いか4 社内の基幹システムの運用を円滑にするツール4.1 基幹システムの操作マニュアルを一元管理できるツール「ナレカン」5 基幹システムの概要や選定ポイントまとめ 基幹システムとは ここでは、基幹システムの概要についてわかりやすく解説します。基幹システムが具体的にどのようなものかわからないという方は必見です。 ERPとの違い 基幹システムは、労務部や経理部などの各部署で利用される、業務を円滑化するためのシステムを指すのに対し、ERPは各部門の基幹システムを連携し、データを一元管理するシステムを指します。 そもそも、ERPとはEnterprise Resource Planningの略で、日本語では「企業資源計画」と訳されるものです。しかし近年では、企業内の資源を適切に配置するためのシステムそのものをERPと呼称しています。 つまり、基幹システムをまとめて管理しているのがERPです。 SAPとの違い SAPは、基幹システムのうちの一つです。 SAPとは、ドイツのSAP社が提供する基幹システムの名称で、多くの日本企業に導入されています。 そのため、基幹システムという意味でSAPという言葉が使われる場合もあります。 Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 基幹システムの主な機能 基幹システムの主な機能は、以下の6つです。 生産管理 生産管理システムは、製造計画を立てたり受注状況から材料の調達量を決定したりするのに必要な機能で、主に製造業で利用されます。在庫管理システムと連携して、無駄のない事業運営に貢献します。 在庫管理 在庫管理システムは、在庫数や棚卸し業務を支援するシステムで、在庫を抱えすぎたり欠品が発生したりするのを防ぎます。会社の利益に関わる重要な業務なので、システムの導入によって人為的なミスを軽減しましょう。 販売管理 販売管理システムは、受注や売上などを管理するシステムで、製造業や流通業の会社では必須です。在庫管理システムや生産管理システムと連携して、企業の一連の業務を円滑に進めます。 労務管理 労務管理システムは、社員の給与や就労時間の管理、採用活動の支援に利用されるシステムです。業種問わず必要な業務であるため、労務管理業務を適切に実施することで、社内の人的リソースの配分や人事評価の円滑な実施に役立ちます。 財務会計 財務会計システムは、会社の財務・会計を効率化するシステムです。会計帳票や決算書の作成の一部を自動化して、業務負荷を軽減できます。 情報管理 情報管理システムは、社内の情報を一元管理し、必要なデータに即座にアクセスできるようにするシステムです。社内システムのマニュアルや業務ノウハウなどの情報資産（ナレッジ）の管理は、企業の基盤になるのでシステムで効率化しましょう。 ただし、システムによって対応している業務範囲や利用方法が異なるので、システムを導入するときは各システムを比較して慎重に検討を進めることが重要です。 Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 基幹システムの選定ポイント3選 ここでは、基幹システムの選定ポイントをご紹介します。自社に基幹システムを導入するときは以下の選定ポイントを参考にしましょう。 （1）クラウド型かオンプレミス型か 基幹システムの選定ポイントの1つ目は、クラウド型かオンプレミス型かです。 オンプレミス型は、自社のサーバを利用するためセキュリティが強固ですが、ピーク時の稼働量に合わせてストレージ容量を決めるので、稼働量が少ない最初のうちは費用対効果が低くなる恐れがあります。また、メンテナンスの手間がかかる点にも注意しましょう。 一方、クラウド型はオンラインで提供されているサービスを利用するので、自社でメンテナンスする必要がありません。また、現時点で必要なストレージ容量を確保すれば良いため、費用を抑えられるのです。 そのため、費用を抑えて自社の業務効率を向上させたい場合は、クラウド型のシステムを利用するのがおすすめです。 （2）自社の業務内容に合っているか 基幹システムの選定ポイントの2つ目は、自社の業務内容に合っているかです。 基幹システムは、同じ機能を持つものでもシステムによって対応している業務や操作方法が異なります。そのため、自社の業務内容に必要な機能を見極めなければ、かえって業務が遅滞したり不要な機能に利用料金を払ったりする恐れがあるのです。 したがって、基幹システムをどのように利用したいのかを明確にしたうえで導入するシステムを決定しましょう。 （3）導入・運用のサポートが手厚いか 基幹システムの選定ポイントの3つ目は、導入・運用のサポートが手厚いかです。 基幹システムを導入しても、操作が複雑すぎて社員が使いこなせなければ社内に浸透せず、システムが形骸化してしまいます。そのため、自社に新しいシステムやツールを導入するときは、導入・運用のサポートが充実しているかを必ず確認するべきです。 たとえば、社内情報の管理には既存の社内情報のデータ移管がある「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムを利用すると、導入から運用までがスムーズです。 Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 社内の基幹システムの運用を円滑にするツール 以下では、社内の基幹システムの運用を円滑にするツールをご紹介します。 基幹システムは、財務管理や労務管理、在庫管理など企業が事業を運営するうえで必須の機能を備えています。しかし、システムの操作方法や業務での利用方法を社内で共有しなくては、導入したシステムが現場で使われず、形骸化する恐れがあるのです。 そのため、基幹システムの機能の中でも情報管理がとくに重要です。ただし、基幹システムのマニュアルなどの社内情報をファイルストレージや操作の複雑なシステム上で共有すると他のファイルに埋もれたり、探すのに時間がかかったりします。 したがって、社内情報は誰もが即アクセスできるよう、検索性に優れたツールで保管しましょう。結論、社内のあらゆるナレッジを一元管理するなら、格納した情報をAI検索によって必要なときにすぐ確認できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に記載した情報は、”上司に話しかけるように”口語で検索できるので、誰が検索しても欲しい情報を確実に見つけられます。また、添付画像内の文章も検索可能なので、ファイルの中身をいちいち開いて確認する手間が一切かかりません。 基幹システムの操作マニュアルを一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request 基幹システムの概要や選定ポイントまとめ これまで、基幹システムの概要や選定ポイントを中心にご紹介しました。 基幹システムは、企業の中心となる業務を円滑に進めるために必要です。とくに、社内の情報資産（ナレッジ）の管理は業種・業態問わず重要なので、検索性に優れたシステムで情報を一元管理しましょう。 なかでも、AIによるチャット形式での検索が可能なシステムであれば、検索したいキーワードを一字一句覚えていなくてもあいまい検索で欲しい情報にたどり着けます。 したがって、情報管理機能を備えた基幹システムを導入するなら、社内の情報資産を守りつつ、欲しい情報にストレスなく即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、誰もが必要なときに欲しい社内情報を見つけられるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://stg.narekan.info/ https://stg.narekan.info/document-request